كيف أبدأ استخدام البرنامج

دفترة نظام إدارة أعمال متكامل (ERP) يجمع بين الفوترة والمبيعات والمخزون والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها ضمن حساب واحد، مقسّم إلى “تطبيقات” يمكن تفعيل ما يحتاجه نشاطك منها فقط. يشرح هذا الدليل: كيف تُعدّ حسابك لأول مرة، والمسار المقترح لبدء العمل الفعلي، وكيف تعمل الفوترة الإلكترونية وتُربط مع الجهات الضريبية، ثم نظرة سريعة على أكثر التطبيقات استخدامًا وكيف ترتبط ببعضها.

قبل البدء

• نفّذ خطوات الإعداد الأولى بمستخدم مالك الحساب أو بمستخدم لديه صلاحية إدارة الإعدادات، لأن معظمها يتطلب صلاحيات كاملة.
• جهّز البيانات التي ستحتاجها: شعار المؤسسة، والرقم الضريبي والسجل التجاري إن وُجدا، وقائمة العملاء والمنتجات أو الخدمات (يُفضّل في ملف Excel لاستيرادها دفعة واحدة)، وأرصدة الحسابات والمخزون في تاريخ بدء العمل على النظام.
• إذا كان نشاطك ملزمًا بالفوترة الإلكترونية الحكومية، جهّز بيانات الربط الخاصة بدولتك مسبقًا (موضحة في قسم الفوترة الإلكترونية أدناه).

إعداد حسابك بعد التسجيل

بعد إنشاء حسابك وإكمال بيانات التسجيل، اضبط الإعدادات التالية قبل البدء الفعلي في استخدام النظام:

1. الإعدادات العامة للحساب: بيانات الشركة، الشعار، العملة، اللغة، المنطقة الزمنية، وتنسيق التاريخ. اضبط العملة قبل تسجيل أي معاملة لأن كل المعاملات والتقارير تُسجَّل بها افتراضيًا، وتنسيق التاريخ هو نفسه المطلوب في ملفات الاستيراد.
2. مدير التطبيقات: فعّل أو أوقف التطبيقات التي يحتاجها نشاطك (الفوترة، المخزون، المحاسبة، الموظفون، نقاط البيع، وغيرها) في أي وقت؛ القائمة الرئيسية تعرض التطبيقات المفعّلة فقط.
3. الضرائب: أضف الضرائب التي تطبقها (مثل ضريبة القيمة المضافة) وحدد لكل ضريبة هل هي شاملة أم غير شاملة، حتى تُحسب تلقائيًا في الفواتير والمصروفات.
4. الخزائن والحسابات البنكية: أضف الخزائن والحسابات البنكية التي تستلم فيها المدفوعات وتصرف منها، وفعّل طرق الدفع التي تقبلها من عملائك.
5. الفروع: إذا كان نشاطك يعمل من أكثر من موقع، يمكنك إضافة فرع جديد وتحديد الفرع الرئيسي.
6. المخازن: إذا كنت تبيع منتجات (وليس خدمات فقط) وتحتاج لتتبع الكميات في أكثر من موقع تخزين، أضف مخازنك من هنا (يتطلب تفعيل تطبيق المخزون).
7. المستخدمون وصلاحياتهم: أضف أعضاء فريقك كمستخدمين على النظام، وحدد لكل منهم دورًا وظيفيًا وصلاحياته من صفحة الأدوار والصلاحيات، واربطه بالفرع أو المخزن أو الخزينة الخاصة به عند الحاجة.

من أين أبدأ باستخدام دفترة؟

بعد ضبط الإعدادات، هذا هو المسار المقترح لبدء العمل الفعلي خطوة بخطوة:

1. أضف أول عميل لديك، أو استورد قائمة عملائك دفعة واحدة من ملف Excel أو CSV.
2. أضف أول منتج أو خدمة تقدمها بسعرها وتصنيفها، أو استورد قائمة المنتجات من ملف.
3. إذا كنت تستخدم المشتريات، أضف الموردين الذين تتعامل معهم.
4. إذا كنت تنتقل من نظام آخر أو بدأت نشاطك قبل استخدام دفترة، أدخل الأرصدة الافتتاحية للحسابات، وأرصدة العملاء والموردين، وكميات المخزون في تاريخ البدء، حتى تكون التقارير صحيحة من أول يوم.
5. إن كان نشاطك يتطلب الفوترة الإلكترونية الحكومية، فعّلها من قسم “الفاتورة الإلكترونية” الموجود في إعدادات المبيعات، وأكمل إعدادات الربط الخاصة بدولتك قبل إصدار أول فاتورة.
6. أنشئ أول فاتورة لعميلك باختيار المنتج/الخدمة التي بعتها له.
7. سجّل المصروفات وسندات القبض أولًا بأول (يمكنك استيراد المصروفات من ملف)، وتابع نتائج نشاطك من التقارير.

التطبيقات المقترحة حسب نوع النشاط

نوع النشاط	التطبيقات المقترحة	أهم ما تضبطه أولًا
شركة خدمات أو عمل حر	المبيعات، العملاء، المحاسبة	الخدمات وأسعارها، قوالب الفواتير، طرق الدفع.
تجارة جملة أو تجزئة	المبيعات، المخزون، المشتريات، المحاسبة، الموظفون	المخازن، المنتجات وأرصدتها الافتتاحية، الموردين.
محل أو مطعم بنقطة بيع	نقاط البيع، المخزون، المبيعات، المشتريات، الموظفون	المنتجات والباركود، الخزائن، جلسات البيع لكل موظف.
شركة بها فريق عمل	الموظفون، الحضور والانصراف، الرواتب	المستخدمين والأدوار الوظيفية، بيانات الموظفين.
نشاط متخصص	التصنيع، التأجير، المقاولات، الحجوزات	تُفعّل فقط إذا كان نشاطك يتطلبها (انظر قسم العمليات أدناه).

يمكنك تفعيل أي تطبيق إضافي لاحقًا من مدير التطبيقات دون التأثير على بياناتك الحالية، حسب ما تتيحه باقة اشتراكك.

الفوترة الإلكترونية وكيفية ربطها

تدعم دفترة ربط الفواتير مباشرة مع أنظمة الفوترة الإلكترونية الحكومية في عدة دول، بحيث تُرسَل بيانات الفاتورة تلقائيًا إلى الجهة الضريبية المختصة عند حفظها. يختلف مستوى التعقيد والمتطلبات حسب الدولة:

المملكة العربية السعودية (فاتورة / ZATCA)

• الأكثر تكاملًا من الناحية التقنية: تُبنى الفاتورة بصيغة XML معتمدة، وتُوقَّع رقميًا، ثم تُرسَل إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) للتحقق واعتمادها.
• قبل الإرسال، يجب إكمال “طلب توليد شهادة” (CSR) من إعدادات الفوترة الإلكترونية السعودية: يُطلب فيها الرقم الضريبي (يجب أن يبدأ وينتهي بالرقم 3)، رقم السجل التجاري، اسم المنشأة، النشاط، العنوان، ورمز تحقق لمرة واحدة (OTP) تحصل عليه من بوابة فاتورة. لا تحتاج لرفع أي شهادة يدويًا — يقوم النظام باستخراجها تلقائيًا من الهيئة عبر واجهة برمجية بعد استيفاء هذه البيانات.
• يمكن اختيار بيئة العمل: بيئة المحاكاة (منصة فاتورة التجريبية) للاختبار، أو بيئة الإنتاج الفعلية (منصة فاتورة).
• بمجرد تفعيل هذا التطبيق، يصبح رقم الفاتورة مُرقَّمًا تلقائيًا وغير قابل للتعديل يدويًا (حتى لمن يملك صلاحية تعديل رقم الفاتورة)، وذلك التزامًا بشرط الترقيم التسلسلي المتصل الذي تفرضه الهيئة.
• في حال رفض الفاتورة من الهيئة (خطأ في البيانات مثلًا)، تظهر رسالة الخطأ المرتبطة بالفاتورة نفسها ليتمكن المستخدم من مراجعتها وتصحيح المشكلة.

الأردن (JoFotara)

• تكامل أبسط من السعودية: لا توجد شهادة رقمية أو توقيع، فقط بيانات اعتماد (Client ID / Client Secret) تحصل عليها من دائرة ضريبة الدخل والمبيعات الأردنية (ISTD)، تُدخَل في إعدادات الفوترة الإلكترونية الأردنية.
• يمكن تفعيل خيار الإرسال التلقائي للفواتير عند حفظها مباشرة إلى النظام الحكومي.
• هناك قيود خاصة بالنظام الأردني يجب مراعاتها، مثل عدم دعم ضريبتين على نفس الفاتورة، واشتراط نسب ضريبية محددة لبعض أنواع الفواتير.

مصر (ETA)

• التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية يعتمد أيضًا على بيانات اعتماد (Client ID / Client Secret) — مع إمكانية إعداد بيئة اختبار منفصلة عن بيئة الإنتاج — تُدخَل في إعدادات الفوترة الإلكترونية المصرية.
• يتطلب أيضًا ربط أكواد الأصناف ونوع النشاط وفق تصنيفات مصلحة الضرائب.

الإمارات العربية المتحدة

• إعدادات أساسية متاحة من إعدادات الفوترة الإلكترونية الإماراتية مع إمكانية تحديد أنواع الضرائب وربطها بضرائب النظام.

نظرة عامة على الوحدات الأساسية

تتوزع تطبيقات دفترة على عدة مجالات رئيسية، وفيما يلي أكثرها استخدامًا في كل مجال:

المبيعات

العملاء: يمثّل “العميل” أي جهة (فرد أو شركة) تبيع لها. يحتوي ملف العميل على بيانات التواصل، العناوين، الرصيد/الحد الائتماني، والعملة الافتراضية للتعامل معه. عند إنشاء أي فاتورة، يجب اختيار عميل مرتبط بها. يمكنك استعراض قائمة العملاء أو إضافة عميل جديد مباشرة، أو إضافته أثناء إنشاء الفاتورة نفسها.

المنتجات والخدمات: يمثّل “المنتج” أي صنف قابل للبيع، سواء كان سلعة ملموسة أو خدمة. يحدَّد لكل صنف نوعه (سلعة/خدمة)، سعره، وحدة قياسه، وتصنيفه. إذا كان تطبيق المخزون مفعّلًا، يضاف لكل منتج تتبّع للكمية والمخازن تلقائيًا. الأصناف هنا هي ما يتم اختياره كبنود داخل الفواتير وأوامر الشراء. يمكنك استعراض قائمة المنتجات أو إضافة منتج جديد.

الفواتير: الفاتورة هي المستند الذي يربط بين “العميل” و”المنتجات/الخدمات” المباعة له، ويحتسب تلقائيًا الضرائب والخصومات والإجمالي، ويمكن ربطه مباشرة بالفوترة الإلكترونية إن كانت مفعّلة على حسابك. يمكنك إنشاء فاتورة جديدة مباشرة من هنا.

نقاط البيع (POS): مخصص للأنشطة التي تبيع مباشرة للعملاء في محل أو منفذ بيع (مثل المتاجر والمطاعم)، ويتيح إصدار فواتير سريعة عبر شاشة بيع مبسّطة مرتبطة بجلسات عمل (Shifts) لكل موظف. يمكنك استعراض جلسات نقاط البيع أو بدء جلسة بيع جديدة (يتطلب تفعيل تطبيق نقاط البيع).

المشتريات

الموردون: “المورد” هو الجهة التي تشتري منها (بضائع أو خدمات)، ويُستخدم في أوامر الشراء وفواتير المشتريات والمصروفات، بنفس منطق العميل تقريبًا لكن من جانب الشراء بدلًا من البيع (بيانات تواصل، رصيد/تسويات، كشف حساب). يمكنك استعراض قائمة الموردين من هنا؛ أما إضافة مورد جديد فتتم عادة مباشرة أثناء إنشاء أمر شراء أو فاتورة مشتريات أو مصروف.

المحاسبة

تطبيق المحاسبة يسجّل الأثر المالي لعملياتك (فواتير، مصروفات، دفعات) تلقائيًا في قيود محاسبية، ويوفر أدوات مثل شجرة الحسابات (Chart of Accounts) لتنظيم حساباتك المالية، ومراكز التكلفة لتوزيع الإيرادات والمصروفات على أقسام أو مشاريع مختلفة داخل نشاطك. يُعد هذا التطبيق أساسيًا لأي نشاط يحتاج متابعة مالية دقيقة وتقارير محاسبية معتمدة.

الموارد البشرية

تطبيق “الموظفون” يتيح لك إدارة فريق عملك كمستخدمين على النظام، وتحديد دور وصلاحيات كل موظف (ماذا يمكنه أن يرى أو يعدّل). إذا كان نشاطك يحتاج إدارة موارد بشرية أشمل، تتوفر ضمن نفس المنظومة تطبيقات إضافية اختيارية للحضور والانصراف، الرواتب، الإجازات، وإدارة المهام (لتوزيع ومتابعة مهام العمل بين الموظفين)، يمكن تفعيلها عند الحاجة.

العمليات

هذه تطبيقات موجّهة لأنواع محددة من الأنشطة فقط، ولا حاجة لتفعيلها إن لم يكن نشاطك يتطلبها:

• التصنيع (Manufacturing): لأنشطة الإنتاج الصناعي التي تحوّل مواد خام إلى منتجات نهائية عبر أوامر تصنيع ومراحل إنتاج.
• إدارة التأجير: مناسب للأنشطة التي تؤجّر معدات أو أصولًا لفترات محددة بدلًا من بيعها.
• المقاولات: مناسب لأنشطة المقاولات والإنشاءات التي تحتاج متابعة تكاليف المشاريع بندًا ببند.
• الحجوزات: مناسب للأنشطة التي تعتمد على مواعيد وحجوزات مسبقة (كالعيادات، الصالونات، والاستشارات).
• دورات العمل: مناسب للأنشطة التي تحتاج مسارات اعتماد أو موافقات داخلية مخصصة على العمليات (مثل اعتماد فاتورة أو أمر شراء من أكثر من طرف قبل تنفيذه).

يمكنك دائمًا استعراض التطبيقات المتاحة وتفعيل ما يناسبك منها لاحقًا من مدير التطبيقات.

آلية عمل النظام

• تظهر في القائمة الرئيسية التطبيقات المفعّلة فقط، ويرى كل مستخدم الشاشات التي تسمح بها صلاحيات دوره الوظيفي.
• عند إصدار فاتورة أو تسجيل مصروف أو دفعة، يُنشئ النظام القيد المحاسبي الخاص بها تلقائيًا دون الحاجة لإدخاله يدويًا.
• عند إصدار فاتورة لمنتج مرتبط بالمخزون، تُخصم الكمية تلقائيًا من المخزن المحدد في الفاتورة.
• بيانات الشركة والشعار المضبوطة في الإعدادات العامة تظهر تلقائيًا في كل المستندات المطبوعة والمرسلة للعملاء.
• عند تفعيل الفوترة الإلكترونية، تُرسَل الفاتورة إلى الجهة الضريبية عند حفظها، وتظهر حالة الإرسال أو سبب الرفض على الفاتورة نفسها.

أسئلة شائعة

• هل يجب أن أكمل كل الإعدادات قبل إصدار أول فاتورة؟ لا، يكفي ضبط الإعدادات العامة (خصوصًا العملة) وإضافة الضرائب إن كنت تطبقها، وإكمال ربط الفوترة الإلكترونية إن كان نشاطك ملزمًا بها. يمكنك استكمال الباقي تدريجيًا.
• لماذا لا أجد تطبيقًا معينًا في القائمة الرئيسية؟ غالبًا لأن التطبيق غير مفعّل من مدير التطبيقات، أو لأن باقتك لا تشمله، أو لأن دورك الوظيفي لا يملك صلاحية الوصول إليه.
• هل الفوترة الإلكترونية مطلوبة لكل الحسابات؟ لا، فعّلها فقط إذا كان نشاطك ملزمًا بها في دولتك (السعودية، الأردن، مصر، الإمارات)، وأكمل إعدادات الربط الخاصة بدولتك.
• لماذا لا أستطيع تعديل رقم الفاتورة؟ إذا كانت الفوترة الإلكترونية السعودية مفعّلة، يصبح رقم الفاتورة تلقائيًا وغير قابل للتعديل التزامًا بشرط الترقيم التسلسلي الذي تفرضه الهيئة.
• هل يمكنني نقل بياناتي من برنامج آخر؟ نعم، يمكنك استيراد العملاء والمنتجات والمصروفات من ملفات Excel أو CSV، ثم إدخال الأرصدة الافتتاحية للحسابات والمخزون والعملاء والموردين.
• هل يمكن أن يستخدم أكثر من شخص الحساب نفسه؟ نعم، أضف كل شخص كمستخدم مستقل وحدد صلاحياته من الأدوار والصلاحيات؛ لا تشارك بيانات دخول مالك الحساب مع الآخرين.
• أين أجد شرحًا تفصيليًا لكل تطبيق؟ في دليل استخدام دفترة، حيث يوجد شرح لكل تطبيق وخصائصه مع صور وفيديوهات.
• هل يوجد من يساعدني في إعداد الحساب؟ نعم، يمكنك طلب المساعدة من فريق دفترة في إنشاء حسابك أو ضبط إعداداته من خلال مركز المساعدة.