إنشاء الفاتورة الدورية وإصدارها آليًا

الفاتورة الدورية في نظام دفترة هي نوع من أنواع فواتير المبيعات تستخدم غالبًا مع المبيعات التي تتم على أساس متكرر مثل الاشتراكات والإيجارات وغير ذلك، حيث تتيح لك عند إنشائها تحديد عدد مرات إصدارها والمدة الفاصلة بين كل فاتورة، ويتولى النظام إصدارها آليًا.

فمثلًا، إذا أردت إصدار فاتورة دورية باشتراك أحد العملاء في خدمة استضافة المواقع التي تقدمها، فسيطلب منك النظام إضافة بيانات الفاتورة كأي فاتورة مبيعات عادية، كما سيطلب منك تحديد موعد إصدار الفاتورة، كل يوم أو شهر أو أسبوع أو سنة، وعدد مرات إصدارها.

فإذا قلت، على سبيل المثال، أريد أن يكون عدد مرات إصدارها مرة كل شهر، وعدد مرات الإصدار 12 مرة، فستكون مدة الاشتراك سنة. هذا بالإضافة إلى مجموعة من الخصائص الأخرى التي تسهل عليك عملية إدارة هذا النوع من المبيعات سنتعرف عليها فيما هو قادم من سطور.

لإنشاء فاتورة مبيعات دورية على دفترة اتبع الخطوات الآتية التي سنطبق فيها على نموذج واقعي للعميل أنس كما هو موضح أدناه:

1. اضغط أولًا على “المبيعات” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “الفواتير الدورية“.

2. اضغط على زر “اشتراك جديد” الموضح في الشاشة الآتية.

3. ظهرت لنا الآن شاشة إنشاء الفاتورة الدورية، وهي لا تختلف تمامًا عن شاشة إنشاء فاتورة مبيعات عادية سوى في الجزء الخاص بخيارات الإصدار الآلي للفاتورة، وبيان هذا الجزء كالآتي:

• الاشتراك: هنا نضيف اسم الاشتراك ولْيكن “اشتراك خدمة غسيل سيارات”.
• إصدار فاتورة كل: نضيف في هذه الخانة المدة الفاصلة بين كل فاتورة والأخرى، يوم أو أسبوع أو شهر أو سنة. وليكن “شهر” في مثالنا التطبيقي.
• عدد مرات التكرار: في هذه الخانة نحدد عدد مرات تكرار إصدار الفاتورة، وليكن 6 مرات.
• تاريخ أول فاتورة: هنا نحدد تاريخ أول فاتورة يتم إصدارها لتنبني عليه حساب مدة ومرات إصدار الفواتير لاحقًا.
• أصدر الفاتورة قبل: يمكننا من خلال هذا الخيار إخطار النظام بإصدار الفاتورة قبل موعدها  بمدة حسب الحاجة، بحيث يكون الاشتراك مدفوعًا مقدمًا قبل بداية المدة الجديدة.
• نشط: يتيح لك هذا الخيار تنشيط الاشتراك أو تعطيله حسب الحاجة إلى ذلك.
• أرسل نسخة من الفاتورة المنشأة: عند تفعيل هذا الخيار سيقوم النظام بإرسال نسخة من الفاتورة إلى البريد الإلكتروني الخاص بالعميل بمجرد إصدارها.
• عرض تاريخ “منذ” و”حتى” في الفاتورة: عند تفعيل هذا الخيار سيظهر في الفاتورة بيان خاص بتاريخيْ البداية والنهاية للمدة التي تغطيها هذه الفاتورة من الاشتراك.
• تفعيل الدفع التلقائي لهذه الفاتورة: عند تفعيل هذا الخيار سيقوم النظام بسداد الفاتورة تلقائيًا، علمًا بأن هذا الخيار لا يمكن تفعيله سوى مع العملاء المسجلة بطاقات ائتمانهم على أحد وسائل الدفع الإلكتروني المتاحة على دفترة. 
  • تعرف على المزيد حول خيارات الدفع في نظام دفترة.

4. أكمل ملء ما تبقى من بيانات الفاتورة مستعينًا بدليل إنشاء فاتورة مبيعات على نظام دفترة.

5. بعد ملء بيانات الفاتورة اضغط على “حفظ“.

بذلك نكون قد أنشأنا فاتورة دورية للعميل أنس، باشتراك يمتد ستة أشهر عن خدمة غسيل السيارات، يتم إصدار فاتورة شهريًا بشكل آلي قبل موعدها بثلاثة أيام وإرسالها إليه عبر البريد الإلكتروني تلقائيًا.

يتيح لك نظام دفترة إمكانية استعراض الفواتير الدورية التي قم بإنشائها واتخاذ بعض الإجراءات ذات الصلة. وللوصول إلى شاشة عرض بيانات الفاتورة الدورية وإدارتها اتبع الخطوات التالية:

اضغط على “المبيعات” من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على “الفواتير الدورية” وستظهر لك قائمة بالاشتراكات التي أنشأتها.

يمكن الضغط على زر “عرض” الخاص بأي اشتراك لاستعراض بياناته واتخاذ بعض الإجراءات كما هو موضح في الشاشة التالية.

يعرض لك النظام بيانات الاشتراك كالآتي:

هذه المعلومات العامة عبارة عن تاريخ أول وآخر فاتورة، وعدد الفواتير التي تم إصدارها بالفعل، وعدد الفواتير التي من المفترض إصدارها مستقبلًا بناءً على مرات التكرار، وتاريخ أقرب فاتورة مقبلة، بالإضافة إلى إجمالي المدفوع عن هذه الفواتير وغير المدفوع حتى حينه.

في هذا الجزء من بيانات الاشتراك يتم استعراض الفاتورة المقبلة كما هو موضح.

وفي هذا الجزء يمكن استعراض كل الفواتير التي تم إصدارها بالفعل ضمن الاشتراك، مع خيارات التحميل بصيغة “PDF” أو “العرض” في نافذة منفصلة.

بالإضافة إلى البيانات السابقة يمكن اتخاذ إجراءين، يتمثل الأول في إمكانية تغيير حالة الفاتورة، ويتمثل الإجراء الثاني في إمكانية تعديل الفاتورة الدورية بالضغط على زر تعديل الاشتراك.

وبذلك تكون جولتنا حول الفاتورة الدورية في نظام دفترة قد وصلت إلى نهايتها، بعد أن تعرفنا على المقصود بها، وكيفية الاستفادة منها في إدارة فواتير المبيعات، وطريقة إنشائها وتعديلها واستعراض بيانتها.