نقل بياناتك من نظام آخر إلى دفترة عبر الاستيراد

يتيح لك دفترة استيراد بياناتك من ملف خارجي بدلًا من إدخالها يدويًا سجلًا سجلًا، في عدد من الشاشات الأساسية: العملاء، المنتجات، المصروفات وسندات القبض، قيود اليومية، الفواتير، الأصول، وغيرها. لا يوجد في دفترة “معالج نقل بيانات محاسبية” واحد يستورد دليل الحسابات وأرصدة العملاء وحركة السنة كاملة بضغطة واحدة؛ بل مجموعة شاشات استيراد مستقلة لكل كيان، لكل منها صيغتها وقواعدها الخاصة. يشرح هذا الدليل النماذج التي تدعم الاستيراد، خطوات الاستيراد نفسها، كيفية تعامل النظام مع السجلات المكررة، وما هو متاح فعليًا لنقل بياناتك المالية تحديدًا.

النماذج التي تدعم الاستيراد

الكيان	مكان زر الاستيراد
العملاء	أعلى قائمة العملاء
المنتجات	أعلى قائمة المنتجات
المصروفات / الإيرادات	أعلى قائمة المصروفات أو الإيرادات
قيود اليومية	أعلى قائمة قيود اليومية
فواتير المبيعات	أعلى قائمة الفواتير
الأصول	أعلى قائمة الأصول
الموردين	أعلى قائمة الموردين
بنود قائمة الأسعار	من داخل شاشة قائمة الأسعار
قسائم الرواتب	من داخل شاشة قسائم الرواتب
سجل / أيام الحضور	من داخل شاشة الحضور والانصراف
كشف حساب بنكي	من داخل شاشة الحساب البنكي
ورقة الجرد	من داخل شاشة الجرد

لا تتوفر شاشة استيراد لدليل الحسابات  نفسه، بل يوجد بالفعل دليل حسابات قائم يمكنك التعديل والإضافة عليه — يُفصَّل هذا في قسم “نقل بياناتك المالية” أدناه.

خطوات الاستيراد

1. من قائمة النموذج (مثل العملاء أو قيود اليومية)، اضغط على زر “استيراد”.
2. في خطوة “خيارات الاستيراد”، اختر الملف عبر حقل “الملف الذي سيتم استيراده”، وحدد “المحدد” (الفاصل الفاصل بين الأعمدة في ملفك)، وفعّل “قم بإستيراد الصف الأول من الملف” فقط إذا كان الصف الأول بيانات فعلية وليس عناوين أعمدة. في الشاشات التي توفر ذلك يمكنك أولًا الضغط على “تنزيل المثال” لمعرفة الأعمدة المطلوبة بالضبط.
3. في خطوة “تحديد الحقول”، طابق كل “الحقل في النظام” مع “الحقل المقابل في الملف” عبر “أختر العمود”؛ يحاول النظام تخمين المطابقة تلقائيًا حسب تشابه أسماء الأعمدة، ويمكنك تصحيحها يدويًا.
4. في الشاشات التي تدعم ذلك، فعّل “تحديث البيانات الحالية بالبيانات الجديدة” إذا كنت تريد تحديث سجلات موجودة بدل تكرارها، واختر الحقل الذي يُعتمد عليه للمطابقة (التفاصيل في القسم التالي).
5. اضغط “الخطوة التالية” لإتمام الاستيراد. تظهر بعدها رسالة تلخّص عدد السجلات المضافة والمحدَّثة والفاشلة.

التعامل مع الصفوف الخاطئة

• يجب أن يحتوي الملف على أكثر من عمود واحد، وأن يتطابق عدد الأعمدة في كل صف مع عدد الأعمدة في صف العناوين، وإلا يُرفض الملف بالكامل.
• بعض الشاشات (مثل قيود اليومية والفواتير) بها خيار “تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد”: إن تركته غير مفعّل ووُجد صف واحد غير صالح، يُرفض الاستيراد بالكامل ولا يُضاف أي سجل. أما إن فعّلته، فتُستورد السجلات الصحيحة فقط وتُتجاهل الصفوف الخاطئة.

كيف يتعامل النظام مع السجلات المكررة

• العملاء: يمكن الاختيار بين المطابقة عبر البريد الإلكتروني، رقم العميل، الهاتف الأول، أو الهاتف الثاني.
• المنتجات: المطابقة تكون عبر اسم المنتج، كود المنتج، أو الباركود.
• المصروفات والإيرادات: لا يوجد خيار تحديث سجلات موجودة إطلاقًا؛ كل صف في الملف يُنشئ سجلًا جديدًا دائمًا، حتى لو كرر بيانات صف سابق.
• قيود اليومية والفواتير وباقي شاشات الاستيراد الحديثة: تختار بنفسك الحقل المعتمد للمطابقة من قائمة منسدلة في خطوة تحديد الحقول.
• الأصول: استثناء من ذلك — لا يتوفر لها خيار تحديث سجلات موجودة إطلاقًا؛ كل استيراد يُنشئ أصولًا جديدة فقط.
• الفواتير: إذا لم يُطابق اسم العميل في الملف عميلًا موجودًا، ينشئ النظام عميلًا جديدًا تلقائيًا بدلًا من رفض الصف.
• قيود اليومية والفواتير: الصفوف التي تحمل نفس رقم القيد أو رقم الفاتورة تُجمَّع في مستند واحد متعدد البنود، بدل إنشاء مستند مستقل لكل صف.

حدود عدد الصفوف

النموذج	الحد الأقصى
قيود اليومية	10,000 صف
الفواتير	10,000 صف
قسائم الرواتب	5,000 صف

نقل بياناتك المالية تحديدًا

هذا القسم يوضّح بدقة ما هو متاح فعليًا لمن يريد نقل بياناته المحاسبية من نظام سابق، وما هو غير متاح:

• متاح: استيراد قيود يومية عامة عبر ملف واحد، بحيث تشير كل مجموعة صفوف تحمل نفس رقم القيد إلى قيد واحد ببنوده المدينة والدائنة، مع إمكانية تحديد الحساب ومركز التكلفة والضريبة لكل بند.
• متاح: حقل “الرصيد الافتتاحي” الخاص بكل عميل ضمن شاشة استيراد العملاء، لنقل أرصدة العملاء المدينة (الذمم) من نظامك السابق.
• غير متاح: أي استيراد جماعي لدليل الحسابات نفسه؛ يجب إنشاء الحسابات المحاسبية يدويًا واحدًا تلو الآخر قبل استيراد أي قيود تشير إليها.
• غير متاح: استيراد ميزان مراجعة كخاصية جاهزة ولكن يمكن استيراد بياناته من خلال استيراد قيود اليومية.
• غير متاح: معالج مخصص لـ”الأرصدة الافتتاحية” على مستوى الحسابات العامة. البديل العملي هو تسجيل قيد افتتاحي واحد عبر استيراد قيود اليومية، يشير إلى الحساب الجاهز في النظام باسم “أرصدة افتتاحية”.

الترتيب العملي المقترح لنقل بياناتك المالية:

1. هيئ دليل حساباتك يدويًا أولًا (لا يوجد استيراد جماعي له).
2. استورد عملاءك، مع تعبئة عمود الرصيد الافتتاحي لكل عميل له رصيد مستحق من النظام السابق.
3. استورد قيدًا افتتاحيًا واحدًا (أو أكثر) لتسجيل باقي أرصدة حساباتك، بالإشارة إلى حساب “أرصدة افتتاحية” الجاهز كطرف مقابل.
4. استورد بقية بياناتك (المنتجات، الفواتير المفتوحة، المصروفات…) كل عبر شاشة الاستيراد الخاصة به.

أسئلة شائعة

• هل يمكنني استيراد ملف إكسل مباشرة؟ الصيغة المضمونة حاليًا هي CSV. بعض الشاشات تُظهر خيار رفع إكسل، لكن الأضمن تصدير بياناتك كملف CSV لتفادي أي مشكلة.
• هل يمكنني استيراد دليل حساباتي دفعة واحدة؟ لا، لا توجد شاشة استيراد لدليل الحسابات؛ تُنشأ الحسابات يدويًا واحدًا تلو الآخر.
• كيف أنقل أرصدة عملائي الافتتاحية؟ من خلال حقل الرصيد الافتتاحي في شاشة استيراد العملاء.
• كيف أنقل باقي أرصدة حساباتي الافتتاحية (غير العملاء)؟ عبر استيراد قيد يومية افتتاحي يشير إلى حساب “أرصدة افتتاحية” الجاهز في النظام.
• ماذا يحدث لو كان أحد صفوف ملفي غير صحيح؟ في قيود اليومية والفواتير، يُرفض الاستيراد بالكامل إن لم تُفعّل خيار “تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد”؛ أما بقية الشاشات فتتجاوز الصفوف الخاطئة وتستورد الباقي.
• هل يمكن استيراد الموردين؟ لا توجد شاشة استيراد للموردين حاليًا.