توثيق الوكالة
تتطلب منك دفترة إتمام عملية توثيق الوكالة (KYC) عند التسجيل كوكيل أو شريك، وذلك للتحقق من هويتك أو هوية شركتك قبل تفعيل حسابك كوكالة. يمكنك التوثيق كفرد أو كشركة بحسب طبيعة نشاطك.
قبل البدء
- تأكد من تسجيل حسابك كوكيل في برنامج وكالة دفترة.
- جهّز المستندات المطلوبة قبل البدء — الهوية الوطنية أو جواز السفر للأفراد، والسجل التجاري للشركات.
- تأكد من توفر بيانات الحساب البنكي (رقم الآيبان) لإكمال التوثيق.
خطوات توثيق الوكالة
- قم بتسجيل الدخول الى حسابك في برنامج الوكالة والشراكة.
- من لوحة تحكم الوكالة قم بالإشارة على بطاقة “حسابي”.
- انتقل إلى صفحة توثيق الوكالة.
- اختر نوع التوثيق: فرد أو شركة.
أولاً: توثيق كفرد
أدخل البيانات التالية:
البيانات الشخصية
- الاسم الكامل: كما يظهر في الهوية الرسمية. (إلزامي)
- تاريخ الميلاد: بصيغة يوم/شهر/سنة. (إلزامي)
- الجنسية: الجنسية الحالية. (إلزامي)
- رقم الهوية / جواز السفر: الرقم الرسمي للوثيقة. (إلزامي)
مستندات الهوية
- الهوية أو جواز السفر: ارفع صورة الوجه والخلف للهوية الوطنية، أو نسخة كاملة لجواز السفر. (إلزامي)
العنوان
- الدولة: دولة الإقامة الحالية. (إلزامي)
- المدينة: المدينة الحالية. (إلزامي)
- الشارع: عنوان السكن التفصيلي. (إلزامي)
- رقم الهاتف: رقم التواصل المباشر. (إلزامي)
- البريد الإلكتروني: البريد الإلكتروني المرتبط بالحساب. (إلزامي)
بيانات البنك
- اسم البنك: اسم البنك المراد استلام العمولات منه. (إلزامي)
- رقم الآيبان: رقم الحساب الدولي IBAN. (إلزامي)
- سويفت كود: كود تحويل البنك الدولي SWIFT. (اختياري)
- رقم التعريف الضريبي: إن كان لديك رقم ضريبي. (اختياري)
- خطاب الآيبان: ارفع خطاب البنك الرسمي المتضمن رقم الآيبان. (إلزامي)
ثانياً: توثيق كشركة
أدخل البيانات التالية:
بيانات الشركة
- الاسم القانوني للشركة: الاسم الرسمي المسجّل. (إلزامي)
- تاريخ التأسيس: تاريخ تسجيل الشركة رسمياً. (إلزامي)
- دولة التسجيل: الدولة التي سُجِّلت فيها الشركة. (إلزامي)
- رقم السجل التجاري / الرخصة التجارية: الرقم الرسمي للتسجيل. (إلزامي)
- الرقم الضريبي / رقم ضريبة القيمة المضافة: إن كانت الشركة مسجّلة ضريبياً. (اختياري)
الممثل المفوض
- الاسم بالكامل: اسم الشخص المخوّل بالتوقيع نيابةً عن الشركة. (إلزامي)
- المنصب / الدور: المسمى الوظيفي للممثل. (إلزامي)
- رفع الهوية / جواز السفر: صورة هوية الممثل المفوض الرسمية. (إلزامي)
عنوان الشركة
- الدولة: دولة المقر الرئيسي للشركة. (إلزامي)
- المدينة: المدينة التي يقع فيها المقر. (إلزامي)
- الشارع: عنوان المقر التفصيلي. (إلزامي)
- هاتف الشركة: رقم هاتف الشركة الرسمي. (إلزامي)
- بريد الشركة الإلكتروني: البريد الإلكتروني الرسمي للشركة. (إلزامي)
بيانات البنك
- اسم بنك الشركة: اسم البنك المرتبط بحساب الشركة. (إلزامي)
- رقم الآيبان: رقم الحساب الدولي IBAN للشركة. (إلزامي)
- سويفت كود: كود تحويل البنك الدولي SWIFT للشركة. (إلزامي)
المرفقات
- شهادة السجل التجاري: وثيقة التسجيل الرسمية للشركة. (إلزامي)
- شهادة الضريبة / القيمة المضافة: شهادة التسجيل الضريبي إن وجدت. (اختياري)
- مستند تأكيد حساب البنك: خطاب بنكي رسمي يُثبت ملكية الحساب. (إلزامي)
آلية عمل النظام عند الإرسال
- بعد إدخال جميع البيانات ورفع المستندات المطلوبة، اضغط على زر إرسال التوثيق لإتمام العملية.
- تُحفَظ بيانات التوثيق وتُرسَل لفريق دفترة للمراجعة.
- تستغرق عملية المراجعة عادةً من 1 إلى 3 أيام عمل.
- يُرسَل إشعار بنتيجة المراجعة (قبول أو طلب تعديلات) على البريد الإلكتروني المسجّل.
قواعد التحقق
- جميع الحقول المُشار إليها بـ (إلزامي) يجب ملؤها قبل الإرسال. في حال ترك أي حقل إلزامي فارغاً تظهر رسالة: “هذا الحقل مطلوب”.
- رقم الآيبان يجب أن يكون بصيغة صحيحة وفق معايير الآيبان الدولية.
- المستندات المرفوعة يجب أن تكون بصيغ الصور المدعومة أو PDF.
ملاحظات
- يمكنك التبديل بين نوع التوثيق (فرد / شركة) في أي وقت قبل الإرسال — تُمسح البيانات المُدخَلة عند التبديل.
- في حال طلب فريق المراجعة تعديلات يمكنك إعادة رفع المستندات المطلوبة وإعادة الإرسال.
- لا يمكن تعديل بيانات التوثيق بعد إرسالها إلا بعد التواصل مع فريق دفترة.