كيف يعمل برنامج دفتره ومن أين ابدأ

دفترة نظام إدارة أعمال متكامل (ERP) يجمع بين الفوترة والمبيعات والمخزون والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها ضمن حساب واحد، مقسّم إلى “تطبيقات” يمكن تفعيل ما يحتاجه نشاطك منها فقط. يشرح هذا الدليل: كيف يتم إعداد الحساب لأول مرة، كيف تعمل الفوترة الإلكترونية وكيف تُدمَج مع الجهات الضريبية، ثم نظرة سريعة على أكثر التطبيقات استخدامًا وكيف ترتبط ببعضها.

إعداد حسابك بعد التسجيل

بعد إنشاء حسابك وإكمال بيانات التسجيل، إليك أهم الإعدادات التي يُفضّل ضبطها قبل البدء الفعلي في استخدام النظام:

• الإعدادات العامة للحساب: بيانات الشركة، الشعار، العملة، اللغة، المنطقة الزمنية، وتنسيق التاريخ.
• مدير التطبيقات: فعّل أو أوقف التطبيقات التي يحتاجها نشاطك (الفوترة، المخزون، المحاسبة، الموظفون، نقاط البيع، وغيرها) في أي وقت.
• الفروع: إذا كان نشاطك يعمل من أكثر من موقع، يمكنك إضافة فرع جديد وتحديد الفرع الرئيسي.
• المخازن: إذا كنت تبيع منتجات (وليس خدمات فقط) وتحتاج لتتبع الكميات في أكثر من موقع تخزين، يمكنك إضافة مخازنك من هنا (يتطلب تفعيل تطبيق المخزون).
• المستخدمون وصلاحياتهم: أضف أعضاء فريقك كمستخدمين على النظام، وحدد لكل منهم دورًا وظيفيًا وصلاحياته من صفحة الأدوار والصلاحيات.

من أين أبدأ باستخدام دفترة؟

إذا كنت تستخدم دفترة لأول مرة، هذا هو المسار المقترح خطوة بخطوة:

1. أضف أول عميل لديك.
2. أضف أول منتج أو خدمة تقدمها.
3. إن كان نشاطك يتطلب الفوترة الإلكترونية الحكومية، فعّلها من قسم “الفاتورة الإلكترونية” الموجود في إعدادات المبيعات.
4. أنشئ أول فاتورة لعميلك باختيار المنتج/الخدمة التي بعتها له.

الفوترة الإلكترونية وكيفية ربطها

تدعم دفترة ربط الفواتير مباشرة مع أنظمة الفوترة الإلكترونية الحكومية في عدة دول، بحيث تُرسَل بيانات الفاتورة تلقائيًا إلى الجهة الضريبية المختصة عند حفظها. يختلف مستوى التعقيد والمتطلبات حسب الدولة:

المملكة العربية السعودية (فاتورة / ZATCA)

• الأكثر تكاملًا من الناحية التقنية: تُبنى الفاتورة بصيغة XML معتمدة، وتُوقَّع رقميًا، ثم تُرسَل إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) للتحقق واعتمادها.
• قبل الإرسال، يجب إكمال “طلب توليد شهادة” (CSR) من إعدادات الفوترة الإلكترونية السعودية: يُطلب فيها الرقم الضريبي (يجب أن يبدأ وينتهي بالرقم 3)، رقم السجل التجاري، اسم المنشأة، النشاط، العنوان، ورمز تحقق لمرة واحدة (OTP) تحصل عليه من بوابة فاتورة. لا تحتاج لرفع أي شهادة يدويًا — يقوم النظام باستخراجها تلقائيًا من الهيئة عبر واجهة برمجية بعد استيفاء هذه البيانات.
• يمكن اختيار بيئة العمل: بيئة المحاكاة (منصة فاتورة التجريبية) للاختبار، أو بيئة الإنتاج الفعلية (منصة فاتورة).
• بمجرد تفعيل هذا التطبيق، يصبح رقم الفاتورة مُرقَّمًا تلقائيًا وغير قابل للتعديل يدويًا (حتى لمن يملك صلاحية تعديل رقم الفاتورة)، وذلك التزامًا بشرط الترقيم التسلسلي المتصل الذي تفرضه الهيئة.
• في حال رفض الفاتورة من الهيئة (خطأ في البيانات مثلًا)، تظهر رسالة الخطأ المرتبطة بالفاتورة نفسها ليتمكن المستخدم من مراجعتها وتصحيح المشكلة.

الأردن (JoFotara)

• تكامل أبسط من السعودية: لا توجد شهادة رقمية أو توقيع، فقط بيانات اعتماد (Client ID / Client Secret) تحصل عليها من دائرة ضريبة الدخل والمبيعات الأردنية (ISTD)، تُدخَل في إعدادات الفوترة الإلكترونية الأردنية.
• يمكن تفعيل خيار الإرسال التلقائي للفواتير عند حفظها مباشرة إلى النظام الحكومي.
• هناك قيود خاصة بالنظام الأردني يجب مراعاتها، مثل عدم دعم ضريبتين على نفس الفاتورة، واشتراط نسب ضريبية محددة لبعض أنواع الفواتير.

مصر (ETA)

• التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية يعتمد أيضًا على بيانات اعتماد (Client ID / Client Secret) — مع إمكانية إعداد بيئة اختبار منفصلة عن بيئة الإنتاج — تُدخَل في إعدادات الفوترة الإلكترونية المصرية.
• يتطلب أيضًا ربط أكواد الأصناف ونوع النشاط وفق تصنيفات مصلحة الضرائب.

الإمارات العربية المتحدة

• إعدادات أساسية متاحة من إعدادات الفوترة الإلكترونية الإماراتية مع امكانية تحديد انواع الضرائب وربطها بضرائب النظام.

---

نظرة عامة على الوحدات الأساسية

تتوزع تطبيقات دفترة على عدة مجالات رئيسية، وفيما يلي أكثرها استخدامًا في كل مجال:

المبيعات

العملاء: يمثّل “العميل” أي جهة (فرد أو شركة) تبيع لها. يحتوي ملف العميل على بيانات التواصل، العناوين، الرصيد/الحد الائتماني، والعملة الافتراضية للتعامل معه. عند إنشاء أي فاتورة، يجب اختيار عميل ليتم حفظ الفاتورة على حسابه. يمكنك استعراض قائمة العملاء أو إضافة عميل جديد مباشرة، أو إضافته أثناء إنشاء الفاتورة نفسها.

المنتجات والخدمات: يمثّل “المنتج” أي صنف قابل للبيع، سواء كان سلعة ملموسة أو خدمة. يحدَّد لكل صنف نوعه (منتج/خدمة)، سعره، وحدة قياسه، وتصنيفه. الأصناف هنا هي ما يتم اختياره كبنود داخل الفواتير وأوامر الشراء. يمكنك استعراض قائمة المنتجات أو إضافة منتج جديد اثناء اضافة الفاتورة.

الفواتير: الفاتورة هي المستند الذي يربط بين “العميل” و”المنتجات/الخدمات” المباعة له، ويحتسب تلقائيًا الضرائب والخصومات والإجمالي، ويمكن ربطه مباشرة بالفوترة الإلكترونية إن كانت مفعّلة على حسابك. يمكنك إنشاء فاتورة جديدة مباشرة من هنا.

نقاط البيع (POS): مخصص للأنشطة التي تبيع مباشرة للعملاء في محل أو منفذ بيع (مثل المتاجر والمطاعم)، ويتيح إصدار فواتير سريعة عبر شاشة بيع مبسّطة مرتبطة بجلسات عمل لكل موظف. يمكنك استعراض جلسات نقاط البيع أو بدء جلسة بيع جديدة (يتطلب تفعيل تطبيق نقاط البيع).

المشتريات

الموردون: “المورد” هو الجهة التي تشتري منها (بضائع أو خدمات)، ويُستخدم في أوامر الشراء وفواتير المشتريات والمصروفات، بنفس منطق العميل تقريبًا لكن من جانب الشراء بدلًا من البيع (بيانات تواصل، رصيد/تسويات، كشف حساب). يمكنك استعراض قائمة الموردين من هنا؛ أما إضافة مورد جديد فتتم عادة مباشرة أثناء إنشاء أمر شراء أو فاتورة مشتريات أو مصروف.

المحاسبة

تطبيق المحاسبة يسجّل الأثر المالي لعملياتك (فواتير، مصروفات، دفعات) تلقائيًا في قيود محاسبية، ويوفر أدوات مثل شجرة الحسابات (Chart of Accounts) لتنظيم حساباتك المالية، ومراكز التكلفة لتوزيع الإيرادات والمصروفات على أقسام أو مشاريع مختلفة داخل نشاطك. يُعد هذا التطبيق أساسيًا لأي نشاط يحتاج متابعة مالية دقيقة وتقارير محاسبية معتمدة.

الموارد البشرية

تطبيق “الموظفون” يتيح لك إدارة فريق عملك كمستخدمين على النظام، وتحديد دور وصلاحيات كل موظف (ماذا يمكنه أن يرى أو يعدّل) مع امكانية تسجيل عقود للموظفين وتسجيل الحضور والإنصراف لكلا منهم مع امكانية اختساب الحضور واصدار كشف رواتب في نهاية كل دورة. إذا كان نشاطك يحتاج إدارة موارد بشرية أشمل، تتوفر ضمن نفس المنظومة تطبيقات إضافية اختيارية لإدارة المهام (لتوزيع ومتابعة مهام العمل بين الموظفين)، يمكن تفعيلها عند الحاجة.

العمليات

هذه تطبيقات موجّهة لأنواع محددة من الأنشطة فقط، ولا حاجة لتفعيلها إن لم يكن نشاطك يتطلبها:

• التصنيع (Manufacturing): لأنشطة الإنتاج الصناعي التي تحوّل مواد خام إلى منتجات نهائية عبر أوامر تصنيع ومراحل إنتاج.
• إدارة التأجير: مناسب للأنشطة التي تؤجّر معدات أو أصولًا لفترات محددة بدلًا من بيعها.
• المقاولات: مناسب لأنشطة المقاولات والإنشاءات التي تحتاج متابعة تكاليف المشاريع بندًا ببند.
• الحجوزات: مناسب للأنشطة التي تعتمد على مواعيد وحجوزات مسبقة (كالعيادات، الصالونات، والاستشارات).
• دورات العمل: مناسب للأنشطة التي تحتاج مسارات اعتماد أو موافقات داخلية مخصصة على العمليات (مثل اعتماد فاتورة أو أمر شراء من أكثر من طرف قبل تنفيذه).

يمكنك دائمًا استعراض التطبيقات المتاحة وتفعيل ما يناسبك منها لاحقًا من مدير التطبيقات.