نقل وتهيئة البيانات من نظام آخر الى دفتره
إذا كنت تنتقل إلى دفترة من برنامج محاسبة آخر أو من ملفات Excel، يمكنك نقل بياناتك الأساسية باستيراد ملفات Excel (XLS أو XLSX) أو CSV بدلًا من إدخالها يدويًا: العملاء والموردين بأرصدتهم الافتتاحية، والمنتجات بكمياتها في المخازن، وأرصدة باقي الحسابات بقيد افتتاحي، والفواتير السابقة إن أردت. يشرح هذا الدليل الترتيب الصحيح للنقل، وخطوات الاستيراد، وأعمدة كل ملف، وكيف يسجّل النظام الأرصدة.
🛈
ملاحظة: الترتيب مهم: الضرائب والمستودعات وقوائم الأسعار تُكتب في ملفات الاستيراد بأسمائها، فيجب أن تكون مُضافة في النظام قبل استيراد الملفات التي تشير إليها.
قبل البدء
- صدّر بياناتك من النظام القديم إلى Excel: العملاء، الموردين، المنتجات، أرصدة المخزون، ميزان المراجعة في تاريخ الانتقال.
- اختر تاريخ الانتقال (مثل أول يوم في الشهر أو السنة المالية)، واستخدمه تاريخًا لكل الأرصدة الافتتاحية.
- أضف في دفترة مسبقًا: الضرائب، والمستودعات، وقوائم الأسعار، وقوالب الوحدات إن كنت تستخدمها.
- راجع دليل الحسابات في دفترة، وأضف الحسابات التي تحتاجها بنفس أسماء أو أكواد حساباتك القديمة؛ لا يوجد استيراد لدليل الحسابات، والقيود تُستورد على حسابات موجودة.
- اكتب التواريخ في الملفات بصيغة التاريخ المضبوطة في حسابك، أو بصيغة سنة-شهر-يوم.
الترتيب الموصى به
- الإعدادات: الضرائب، المستودعات، قوائم الأسعار، التطبيقات، دليل الحسابات.
- الموردون بأرصدتهم الافتتاحية.
- العملاء بأرصدتهم الافتتاحية.
- المنتجات بكمياتها في المخازن.
- أرصدة باقي الحسابات (الخزائن والبنوك والأصول ورأس المال…) بقيد افتتاحي.
- الفواتير السابقة (اختياري) إذا أردت الاحتفاظ بسجل المبيعات القديم.
⚠
تنبيه: لا تستورد رصيد العملاء أو الموردين أو المخزون مرة ثانية داخل القيد الافتتاحي؛ النظام يسجّل قيودها تلقائيًا عند استيرادها، وتكرارها يضاعف الأرصدة.
خطوات الاستيراد (العملاء والموردين والمنتجات)
- افتح شاشة الاستيراد: استيراد العملاء، أو استيراد الموردين، أو استيراد المنتجات (من زر استيراد المنتجات في قائمة المنتجات).
- في الملف الذي سيتم استيراده اختر ملف CSV أو XLS أو XLSX.
- إذا كان الملف CSV، اختر المحدد (فاصلة، فاصلة منقوطة، أو Tab).
- فعّل قم بإستيراد الصف الأول من الملف فقط إذا كان الصف الأول بيانات وليس عناوين أعمدة.
- اضغط الخطوة التالية.
- في تحديد الحقول اربط كل الحقل في النظام بـالحقل المقابل في الملف. يقترح النظام الربط حسب عناوين أعمدتك؛ راجعه. الحقول المعلَّمة بـ * إلزامية.
- لتحديث سجلات موجودة بدلًا من إنشاء جديدة، فعّل قم بتحديث بيانات … الموجودة بالفعل بالبيانات الجديدة واختر الحقل الذي يُطابق به النظام السجلات.
- اضغط استيراد.
- تابع النتيجة: العملاء والمنتجات تُستورد في الخلفية، وتظهر شاشة تعرض عدد السجلات الناجحة والفاشلة وسبب كل خطأ. الموردون تظهر نتيجتهم مباشرة.
إذا توقفت عملية استيراد في الخلفية لأكثر من 3 دقائق دون أن تكتمل، يظهر زر استأنف لمتابعتها.
استيراد الموردين
| الحقل في النظام | إلزامي | ماذا تكتب فيه |
|---|---|---|
| الاسم التجاري | نعم | اسم المورد. |
| رقم المورد | لا | إذا تُرك فارغًا يُنشأ تلقائيًا. |
| البريد الإلكتروني، الهاتف، الجوال | لا | بيانات التواصل. |
| الاسم الأول، الاسم الأخير | لا | اسم مسؤول التواصل. |
| العنوان، المدينة، المنطقة، الرمز البريدي، البلد | لا | البلد بالاسم أو بالرمز. |
| الرصيد الافتتاحي | لا | المبلغ المستحق للمورد في تاريخ الانتقال، بالعملة الافتراضية لحسابك. |
| تاريخ رصيد الافتتاحي | لا | تاريخ الانتقال. |
يمكن مطابقة الموردين الموجودين بالبريد الإلكتروني أو رقم المورد أو الاسم التجاري. إذا وُجد مورد مطابق ولم تُفعّل التحديث، يُرفض السطر كسطر مكرر.
استيراد العملاء
| الحقل في النظام | إلزامي | ماذا تكتب فيه |
|---|---|---|
| الاسم التجاري | نعم | اسم العميل. |
| كود العميل | لا | إذا تُرك فارغًا يُنشأ تلقائيًا. |
| البريد الإلكتروني | لا | يجب أن يكون صحيحًا وغير مستخدم لعميل آخر. |
| الهاتف، الجوال، العنوان، البلد | لا | بيانات التواصل. |
| النوع | لا | 1 أو Individual للفرد، 2 أو Business للشركة. |
| مجموعات الأسعار | لا | اسم مجموعة أسعار موجودة. |
| التصنيف | لا | يُنشأ تلقائيًا إن لم يكن موجودًا. |
| الحد الائتماني، المدة الائتمانية | لا | تظهر عند تفعيل إدارة الائتمان. |
| الرصيد الافتتاحي | لا | المبلغ المستحق على العميل في تاريخ الانتقال. |
| تاريخ رصيد الافتتاحي | لا | تاريخ الانتقال؛ إذا تُرك فارغًا يُستخدم تاريخ اليوم. |
يمكن مطابقة العملاء الموجودين بالبريد الإلكتروني أو كود العميل أو الهاتف أو الجوال. في الحسابات السعودية تظهر حقول العنوان الوطني (رقم المبنى، اسم الشارع، الحي…).
استيراد المنتجات
| الحقل في النظام | إلزامي | ماذا تكتب فيه |
|---|---|---|
| الاسم | نعم | اسم المنتج. |
| كود المنتج، باركود | لا | الباركود 5 أرقام على الأقل وغير مستخدم لمنتج آخر. |
| النوع | لا | product للمنتج، service للخدمة، bundle للمنتج المجمع. الافتراضي منتج. |
| سعر البيع، سعر الشراء، أقل سعر بيع | لا | أرقام. سعر الشراء يُستخدم تكلفةً للكمية المستوردة. |
| الضريبة الاولى، الضريبة الثانية | لا | اسم ضريبة موجودة؛ إذا تُركت فارغة تُطبَّق الضرائب الافتراضية للمنتجات. |
| التصنيف، الماركة، المورد | لا | تُنشأ تلقائيًا إن لم تكن موجودة. |
| تتبع المخزون | لا | 1 أو 0. |
| كمية المخزون | لا | الرصيد في تاريخ الانتقال. |
| المستودع | لا | اسم مستودع موجود؛ إذا تُرك فارغًا تُضاف الكمية للمستودع الرئيسي. |
| نوع التتبع | لا | quantity_only أو serial أو lot أو expiry_date أو lot_and_expiry_date. |
| قوائم الأسعار | لا | عمود لكل قائمة أسعار باسمها. |
نزّل تنزيل المثال من شاشة استيراد المنتجات لتحصل على ملف بالأعمدة المناسبة لإعدادات حسابك. يمكن مطابقة المنتجات الموجودة بالاسم أو كود المنتج أو الباركود.
آلية عمل النظام
الأرصدة الافتتاحية للعملاء والموردين
- يُسجَّل رصيد كل عميل أو مورد كرصيد افتتاحي في حسابه، ويظهر في كشف حسابه.
- يُنشأ قيد تلقائي بين حساب العميل أو المورد وحساب أرصدة افتتاحية.
- رصيد العميل يُسجَّل بعملة العميل الافتراضية إن وُجدت، ورصيد المورد بالعملة الافتراضية لحسابك.
- إذا أعدت استيراد عميل أو مورد له رصيد افتتاحي بنفس العملة، يُستبدل الرصيد القديم بالجديد ولا يُضاف إليه.
كميات المنتجات
- قيمة كمية المخزون هي الرصيد المطلوب وليست كمية تُضاف: يحسب النظام الفرق بين الرقم والرصيد الحالي ويضيفه أو يخصمه.
- تُسجَّل الفروقات في أذون مخزنية معتمدة من نوع استيراد يدوي وارد أو استيراد يدوي صادر، إذن لكل مستودع (وحتى 500 بند في الإذن).
- تُسجَّل الكمية بسعر الشراء في الملف، ويصبح متوسط تكلفة المنتج الجديد مساويًا لسعر الشراء.
مثال:
⚠
تنبيه: المنتجات المتتبَّعة بالرقم التسلسلي أو رقم الشحنة أو تاريخ الانتهاء لا يمكن إدخال كمياتها بالاستيراد. استورد المنتجات بدون كمية، ثم أضف كمياتها بإذن إضافة مخزن أو بورقة جرد مع بيانات التتبع.
أرصدة باقي الحسابات (القيد الافتتاحي)
لنقل أرصدة الخزائن والبنوك والأصول والالتزامات ورأس المال، استورد قيدًا افتتاحيًا من استيراد القيود (من زر الاستيراد في قائمة القيود).
- نزّل ملف المثال من شاشة استيراد القيود.
- اكتب سطرًا لكل حساب: كود القيد (نفس الكود لكل أسطر القيد)، التاريخ، اسم الحساب أو كوده، المدين أو الدائن.
- اختر حالة القيد: مسودة لمراجعته قبل الترحيل، أو اصدر.
- ارفع الملف واربط الأعمدة ثم اضغط استيراد.
- كل الأسطر التي تحمل نفس كود القيد تكوّن قيدًا واحدًا، ويجب أن يكون التاريخ والعملة والوصف متطابقة فيها.
- الحد الأقصى 10,000 سطر في الملف، و500 سطر في القيد الواحد.
- المدين والدائن أرقام موجبة. اجعل الفرق بين المدين والدائن على حساب الأرصدة الافتتاحية أو رأس المال حتى يتوازن القيد.
- لا تضع أرصدة العملاء والموردين والمخزون في هذا القيد إذا استوردتها بالفعل.
الفواتير السابقة (اختياري)
يمكنك استيراد فواتير البيع القديمة من استيراد الفواتير، مع اختيار حالتها (مسودة أو اصدر) وترقيمها تلقائيًا. الحد الأقصى 10,000 سطر و500 بند في الفاتورة.
⚠
تنبيه: الفواتير المستوردة تُنشئ قيودًا وتخصم المخزون وتزيد رصيد العملاء. إذا استوردت أرصدة العملاء والمخزون الافتتاحية، فلا تستورد الفواتير التي سبقت تاريخ الانتقال بنفس الأثر؛ وإلا تتكرر الأرصدة.
قواعد التحقق
يرفض النظام الملف بالكامل في الحالات التالية:
- ملف CSV دون اختيار المحدد.
- ملف بعمود واحد فقط.
- ملف يختلف فيه عدد الأعمدة من صف لآخر.
- ملف بلا صفوف بيانات.
- حقل إلزامي غير مربوط بعمود.
ويتجاهل السطر وحده (مع ذكر السبب في النتائج) في الحالات التالية:
- حقل إلزامي فارغ، أو تاريخ بصيغة غير صحيحة، أو رقم سالب.
- بريد إلكتروني غير صحيح أو مستخدم لعميل آخر.
- سجل مطابق لسجل موجود ولم تُفعّل التحديث.
- مستودع أو ضريبة أو قالب وحدات غير موجود.
- باركود مستخدم أو أقل من 5 أرقام.
- كمية لمنتج متتبَّع بالرقم التسلسلي أو الشحنة أو تاريخ الانتهاء.
- تجاوز حد عدد العملاء في باقتك.
أسئلة شائعة
- هل يمكنني استيراد دليل الحسابات؟ لا، أضف الحسابات يدويًا في دليل الحسابات قبل استيراد القيود.
- استوردت المنتجات مرتين فتكررت. لماذا؟ لأن الاستيراد ينشئ سجلات جديدة ما لم تُفعّل التحديث وتختر حقل المطابقة (مثل كود المنتج).
- غيّرت كمية منتج في الملف وأعدت الاستيراد، هل تُضاف الكمية؟ لا، يُعدَّل الرصيد ليصبح الرقم المكتوب.
- لماذا ظهر رصيد العميل بتاريخ اليوم؟ لأن تاريخ رصيد الافتتاحي كان فارغًا أو بصيغة غير صحيحة.
- هل يمكنني استيراد فواتير الشراء؟ لا يوجد استيراد لفواتير الشراء؛ انقل المستحق للموردين كرصيد افتتاحي.
- كيف أنقل كميات منتجات لها رقم تسلسلي؟ استورد المنتجات بدون كمية، ثم أضفها بإذن إضافة مخزن أو ورقة جرد مع الأرقام التسلسلية.
- هل يوجد ملف مثال للعملاء والموردين؟ لا، استخدم أسماء الحقول الموضحة في هذا الدليل كعناوين أعمدة ليقترح النظام الربط تلقائيًا.