قوالب الفواتير الجاهزة: إنشاء فاتورة معبأة مسبقًا وربطها بعميل محدد أو بنود ثابتة

قوالب الفواتير الجاهزة تحفظ لك فاتورة معبأة مسبقًا: العميل، والبنود وأسعارها، والخصم، والملاحظات، وتصميم الطباعة؛ لتنشئ منها فاتورة جديدة بضغطة واحدة بدل إدخال نفس البيانات كل مرة. وهي مفيدة إذا كنت تصدر لعميل معين نفس البنود بشكل متكرر، أو تستخدم مجموعة بنود ثابتة لكل العملاء، أو تريد تصميم طباعة خاص بعميل معين. يشرح هذا الدليل إنشاء القالب، وربطه بعميل وبنود وتصميم، واستخدامه، وجعله القالب الافتراضي.

ما الذي يحفظه القالب؟

إنشاء قالب فاتورة

1. افتح قوالب الفواتير الجاهزة واضغط قالب جديد، أو افتح إضافة قالب فاتورة جاهز مباشرة.
2. اكتب اسم القالب في حقل القالب، مثل: صيانة شهرية — شركة المثال للتجارة.
3. املأ النموذج كأنك تنشئ فاتورة: العميل (اختياري)، والبنود، والكميات، والأسعار، والخصم، والملاحظات.
4. اختر قالب الفاتورة (تصميم الطباعة) إذا أردت تصميمًا خاصًا لهذا القالب.
5. اضغط حفظ، فتظهر تم حفظ قالب الفاتورة.

القالب لا يُعد فاتورة؛ فلا يُنشئ قيودًا ولا يؤثر على المخزون أو رصيد العميل أو الترقيم.

ربط القالب بعميل محدد

نعم، يمكنك ربط قالب بعميل محدد باختيار العميل داخل القالب. فعند إنشاء فاتورة من هذا القالب يُملأ العميل وبنوده وتصميمه تلقائيًا.

• يمكنك إنشاء قالب لكل عميل تتكرر فواتيره، وتمييزها بأسماء واضحة.
• إذا اخترت عميلًا في الفاتورة أولًا ثم اخترت القالب، يُستخدم العميل الذي اخترته مع بنود القالب، فيمكنك استخدام قالب عميل مع عميل آخر.
• إذا حُذف العميل المرتبط بالقالب، يُفتح القالب بدون عميل، فاختر العميل يدويًا.

ولا يوجد في النظام ربط تلقائي لقالب أو تصميم بالعميل بحيث يُطبَّق بمجرد اختياره في فاتورة عادية؛ لذلك استخدم قالب العميل عند إنشاء فواتيره.

قالب لبنود ثابتة

إذا كنت تبيع مجموعة بنود ثابتة لعملاء مختلفين، مثل باقة خدمات أو عرض، أنشئ قالبًا بالبنود دون اختيار عميل. وعند إنشاء الفاتورة اختر العميل، ثم اختر القالب، فتُضاف البنود للعميل الذي اخترته.

ربط تصميم طباعة خاص بالقالب

1. أنشئ التصميم الخاص من تصاميم الفواتير/عروض الأسعار، مثل تصميم بشعار العميل أو بلغة مختلفة.
2. افتح القالب واختر هذا التصميم في قالب الفاتورة، ثم احفظ.

كل فاتورة تُنشأ من القالب ستستخدم هذا التصميم، وباقي الفواتير تستخدم التصميم الأساسي.

إنشاء فاتورة من القالب

الطريقة 1: من قوالب الفواتير، افتح قائمة الإجراءات بجوار القالب واختر أنشأ فاتورة.

الطريقة 2: من إنشاء فاتورة:

1. اختر العميل أولًا إذا أردت عميلًا غير عميل القالب.
2. من استخدم قالب فاتورة جاهزة اختر القالب، فتُعاد تعبئة الفاتورة ببيانات القالب.
3. راجع البيانات وعدّل ما تريد، ثم احفظ الفاتورة.

ولبدء فاتورة فارغة دون أي قالب، اختر فارغ من نفس القائمة.

القالب الافتراضي لكل الفواتير

لجعل قالب يُطبَّق تلقائيًا على كل فاتورة جديدة، افتح إعدادات الفواتير واختره في قوالب الفواتير الجاهزة، ثم احفظ. ويظهر هذا الخيار عند وجود أكثر من قالب. وفي أي فاتورة يمكنك اختيار فارغ من استخدم قالب فاتورة جاهزة للبدء بفاتورة فارغة.

تعديل القوالب وحذفها

• من قوالب الفواتير اضغط تعديل لتعديل القالب، أو حذف لحذفه.
• تعديل القالب لا يغيّر الفواتير التي أُنشئت منه من قبل.
• يمكنك البحث في القائمة باسم القالب.

الفرق بين قالب الفاتورة الجاهزة وتصميم الفاتورة والفاتورة الدورية

ملاحظات مهمة

• القالب لا يظهر في قائمة الفواتير ولا في التقارير.
• تتغير الأسعار في الفاتورة الجديدة فقط إذا عدّلتها؛ أي أن القالب يحتفظ بالأسعار التي حفظتها فيه، وليس بأسعار المنتجات الحالية.
• الموظف بصلاحية الفواتير الخاصة به يرى ويعدّل القوالب التي أنشأها فقط.

أسئلة شائعة

هل يمكنني ربط قالب فاتورة بعميل محدد؟

نعم، أنشئ قالبًا من قوالب الفواتير واختر العميل وبنوده وتصميمه، ثم أنشئ فواتيره من القالب. ولا يتوفر ربط تلقائي يطبّق القالب بمجرد اختيار العميل في فاتورة عادية.

هل يمكن أن يكون لكل عميل تصميم طباعة مختلف؟

نعم، من خلال قالب لكل عميل تختار فيه التصميم الخاص به، أو باختيار التصميم يدويًا في الفاتورة.

اخترت القالب فاختفت البنود التي أدخلتها؟

لأن اختيار القالب يعيد تعبئة الفاتورة ببياناته. اختر القالب أولًا ثم أضف البنود.

هل الفاتورة تُنشأ تلقائيًا من القالب كل شهر؟

لا، القالب يُستخدم يدويًا. للإنشاء التلقائي استخدم الفواتير الدورية.

كيف أوقف القالب الافتراضي لفاتورة معينة؟

اختر فارغ من استخدم قالب فاتورة جاهزة.