إعداد البريد الإلكتروني SMTP وقوالب البريد

يرسل دفترة الفواتير والمستندات والإشعارات لعملائك بالبريد الإلكتروني. ولتصل الرسائل من بريد شركتك وباسمها، اربط بريدك عبر إعدادات SMTP، وخصّص قوالب البريد لكل نوع من المستندات. يشرح هذا الدليل إعداد SMTP وربط Gmail وOutlook، وتعديل قوالب البريد الافتراضية وإنشاء قوالب جديدة ومتغيراتها، وأسباب عدم وصول البريد.

لماذا تُعد SMTP؟

	دون SMTP	مع SMTP
المرسل	يُرسل من خوادم النظام، ويظهر اسم شركتك وبريدك كمرسل.	يُرسل من بريد شركتك مباشرة.
الحد اليومي	100 رسالة يوميًا.	حسب مزود بريدك.
الوصول	قد يُصنف في البريد المزعج لدى بعض العملاء.	وصول أفضل وظهور الرسالة في المرسل في بريدك.

إعداد SMTP

1. افتح إعدادات SMTP.
2. حدد أرسل البريد بإستعمال حساب SMTP.
3. لحسابات Gmail أو Outlook اضغط زر Gmail أو Outlook وسجّل الدخول ووافق على الربط. أو أدخل البيانات يدويًا كما في الجدول التالي.
4. اضغط حفظ. يرسل النظام رسالة تجربة إلى بريد المرسل، وتظهر تم تفعيل خاصية SMTP بنجاح عند النجاح.

الحقل	الوصف	إلزامي	يظهر عند
اسم الراسل	الاسم الذي يظهر للعميل كمرسل.	نعم	دائمًا
البريد الإلكتروني	بريد شركتك الذي تُرسل منه.	نعم	دائمًا
كلمة المرور	كلمة مرور البريد، أو كلمة مرور التطبيقات في Gmail.	نعم	عند الإعداد اليدوي
اسم مستخدم SMTP	غالبًا نفس البريد الإلكتروني.	لا	في خيارات متقدمة
خادم الإستضافة SMTP	عنوان خادم البريد من مزود البريد.	لا	في خيارات متقدمة
منفذ SMTP	المنفذ، مثل 465 مع SSL أو 587.	لا	في خيارات متقدمة
يتطلب هذا الاتصال SSL	حدده إذا كان المزود يطلب اتصالًا آمنًا.	لا	في خيارات متقدمة

لإيقاف الإرسال عبر SMTP ألغِ تحديد الخيار واحفظ، فتظهر تم تعطيل خاصية SMTP بنجاح.

قوالب البريد الإلكتروني

افتح قوالب البريد الإلكتروني. تظهر قوالب النظام الافتراضية مجمعة حسب النوع، مثل عروض الأسعار والفواتير وأمر البيع والعملاء والمدفوعات وفواتير الشراء. ومن أهمها:

القالب	يُستخدم عند
الفاتورة الغير المدفوعة	إرسال فاتورة لم تُدفع بالكامل.
الفاتورة المدفوعة	إرسال فاتورة مدفوعة.
عروض الأسعار	إرسال عرض سعر.
فاتورة مرتجعة / إشعارات دائنة / الاشعارات المدينة	إرسال المرتجعات والإشعارات.
إرسال إلى العميل	إرسال بريد عام لعميل.
كشف حساب العميل	إرسال كشف الحساب.
فواتير الشراء / أوامر الشراء	الإرسال للمورد.

لتعديل قالب افتراضي اضغط عليه، وعدّل العنوان والنص، ثم احفظ. وللرجوع للنص الأصلي اضغط إعادة تعيين للافتراضي.

إنشاء قالب جديد

1. في قوالب البريد الإلكتروني اضغط قالب جديد.
2. اختر النوع، واكتب اسمًا للقالب لا يتكرر، والعنوان، وعناوين CC وBCC إن أردت.
3. اكتب نص الرسالة وأضف المتغيرات من القائمة، ثم احفظ.

يظهر القالب الجديد في قائمة القوالب عند الإرسال، فتختاره بدل القالب الافتراضي.

متغيرات القوالب

المتغيرات تُكتب بالصيغة {%اسم_المتغير%} وتُستبدل ببيانات المستند عند الإرسال:

المتغير	يُستبدل بـ
{%client_name%} / {%client_business_name%}	اسم العميل / الاسم التجاري
{%invoice_no%} / {%invoice_date%} / {%due_date%}	رقم الفاتورة / تاريخها / تاريخ الاستحقاق
{%invoice_total%} / {%paid%} / {%unpaid%}	الإجمالي / المدفوع / المتبقي
{%view_link%}	رابط عرض المستند أونلاين
{%payment_link%}	رابط الدفع أونلاين
{%accept_link%}	رابط قبول عرض السعر
{%site_business_name%}	اسم شركتك

الإرسال الآلي

لإرسال البريد تلقائيًا، مثل تذكير العميل قبل موعد استحقاق الفاتورة أو بعده، أنشئ قاعدة من قواعد الإرسال الآلي تحدد فيها المستند والشرط والتوقيت والقالب. ولا يمكن حذف قالب مستخدم في قاعدة إرسال آلي.

أسباب عدم وصول البريد وحلولها

الرسالة التي تظهر	السبب	الحل
Error In SMTP متبوعة بخطأ من الخادم	بيانات SMTP غير صحيحة.	راجع الخادم والمنفذ وكلمة المرور، واستخدم كلمة مرور التطبيقات في Gmail.
فشل في حفظ إعدادات SMTP، الرجاء المحاولة مجدداً	تعذر الاتصال بالخادم.	راجع البيانات وأعد المحاولة.
فشل إرسال البريد الإلكتروني. يرجى إعادة المصادقة للمتابعة	انتهى ربط Gmail أو Outlook.	اضغط زر Gmail أو Outlook وأعد الربط.
لا يمكن الوصول إلى البريد الإلكتروني (البريد), برجاء إدخال بريد الكتروني صحيح.	نطاق بريد المرسل غير صحيح.	استخدم بريدًا صحيحًا.
لا يمكنك ارسال أكثر من 100 بريد الكترونى فى اليوم الواحد.	الحد اليومي دون SMTP.	فعّل SMTP.
تم إيقاف إرسال البريد الإلكتروني لهذا الحساب، يرجى التواصل مع الدعم.	أُوقف الإرسال لاشتباه في رسائل مزعجة.	تواصل مع الدعم، أو فعّل SMTP.
وصل البريد لمجلد الرسائل المزعجة	الإرسال من خوادم النظام دون SMTP.	فعّل SMTP ببريد شركتك.

أسئلة شائعة

كيف أربط بريد Gmail؟

افتح إعدادات SMTP، وحدد الإرسال عبر SMTP، واضغط زر Gmail وسجّل الدخول.

كيف أغيّر نص رسالة الفاتورة؟

عدّل قالب الفاتورة الغير المدفوعة من قوالب البريد الإلكتروني.

هل أستطيع إضافة رابط الدفع في الرسالة؟

نعم، أضف المتغير {%payment_link%} في القالب، مع تفعيل طرق الدفع الإلكتروني.

هل القوالب تختلف حسب اللغة؟

القوالب الافتراضية تُعرض بلغة حسابك، ويمكنك تعديل نصها بأي لغة.