تتبع منتج بتاريخ انتهاء في دفترة

في موضوع سابق أوضحنا كيفية تتبع منتج برقم مسلسل وإجراء العمليات على البرنامج، وفي هذا الموضوع سنقوم بالمهمة ذاتها ولكن باختلاف وحيد وهو وسيلة التتبع، بدلًا من الرقم المسلسل ستكون تاريخ الانتهاء.

• طريقة إضافة صنف بنوع تتبع تاريخ انتهاء.
• تعيين تاريخ انتهاء من الأذون المخزنية.
• تعيين تاريخ انتهاء من فاتورة الشراء.
• أثر تفعيل الأذون المخزنية على إضافة تاريخ انتهاء لمنتج من فاتورة الشراء.
• صرف منتج بتاريخ انتهاء من فاتورة المبيعات.
• إضافة صنف بنظام تتبع تاريخ الانتهاء إلى فاتورة من نقاط البيع.
• جداول تتبع المنتج.

نذهب أولًا إلى “المخزون” من القائمة الرئيسية، ونقوم باختيار “إعدادات المخزون“.

اضغط على بطاقة “عام“.

والآن قُم بتفعيل خيار “تتبع المنتجات بواسطة الرقم المسلسل، رقم الشحنة أو تاريخ الانتهاء” كما يظهر في الصورة، ثم اضغط على “حفظ“.

بذلك تكون قد نجحت في تفعيل خاصية تتبع المنتجات، ويمكنك بناءً على ذلك عند إضافة منتج جديد أن تعيّن له إحدى وسائل التتبع:

• الرقم المسلسل
• رقم الشحنة
• تاريخ الانتهاء

بعد تفعيل خاصية تتبع المنتجات يمكننا الآن أن نضيف منتجًا جديدًا وتعيين تاريخ انتهاء له كوسيلة تتبع.

نذهب أولًا إلى “المخزون” من القائمة الرئيسية، ثم نختار “المنتجات والخدمات“، ثم نضغط على “إضافة” ونحدّد “منتج جديد” كما هو موضح في الصورة.

وفي مثالنا التوضيحي سنُضيف المنتج “مشروب غازي“، ونقوم بملء بياناته الأساسية.

والآن دعنا ننتقل مباشرةً إلى أسفل لوحة التحكم الخاصة بالمنتج وتحديدًا عند حقل “إدارة المخزون” لكي نقوم بتفعيل خيار “تتبع المخزون“، حيث تظهر لنا كل وسائل التتبع المتاحة: الرقم المسلسل، رقم الشحنة، تاريخ الانتهاء، رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء، أو التتبع بالكمية فقط. وذلك كما هو موضح في الصورة.

يتيح لك برنامج دفترة عند إضافة منتج جديد عن طريق الأذون المخزنية، أو إضافة كمية على منتج موجود بالفعل، أن تُعيّن تاريخ انتهاء لهذا المنتج كوسيلة تتبع له.

ولتعيين تاريخ انتهاء للمنتج “مشروب غازي” من الأذون المخزنية، نضغط على “المخزون” من القائمة الرئيسية، ثم نختار “إدارة الأذون المخزنية“.

نضغط بعد ذلك على زر “إضافة” ونحدد “إضافة يدوي” من القائمة المنسدلة، كما يظهر في الصورة.

والآن نقوم بإدخال بيانات الإذن المخزني وفقًا لما هو مطلوب.

والآن لنقوم بتعيين تاريخ انتهاء للمنتج “مشروب غازي” من فاتورة الشراء، نضغط على “المشتريات” من القائمة الرئيسية، ثم نختار “فواتير الشراء“، ونضغط على زر “فاتورة شراء جديدة“، كما هو ظاهر في الصورة.

علينا الآن إدخال بيانات فاتورة الشراء على النحو المطلوب.

في حقل “البنود” نحدد المنتج “مشروب غازي” الذي نريد إضافته إلى فاتورة الشراء بتاريخ انتهاء، وفي حقل “الكمية” نُدخل كمية المنتج “مشروب غازي” الذي حددناه أعلاه.

وفي حقل “التقويم” أسفل البند كما هو موضح في الصورة، نقوم بتحديد تاريخ الانتهاء للمنتج “مشروب غازي“.

عند تفعيل خيار “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات” يكون الإذن المخزني هو المسئول عن اعتماد إذن الصرف أو الاستلام للمشتريات والمبيعات وليس الفاتورة. من أجل ذلك إذا كنت قد فعّلت خيار “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات” فسيتعيّن عليك إضافة تاريخ الانتهاء لفاتورة الشراء من إذن الإضافة المخزني الخاص بالفاتورة.

في هذه الحالة ستقوم بإنشاء فاتورة الشراء لمنتج قمتَ بتتبعه عن طريق تاريخ الانتهاء، وبعد إتمام ذلك عُد إلى “المخزون” من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على “الأذون المخزنية“، واختر فاتورة الشراء هذه لتعيين تاريخ انتهاء لبنودها بغرض تتبعها.

أما في حال عدم تفعيل خيار “إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات” فسيمكنك تعيين تاريخ الانتهاء من الفاتورة مباشرةً.

والآن نعود لنكمل الخطوات بعد التأكد من عدم تفعيل إعداد الأذون المخزنية للمشتريات والمبيعات.

نضغط أولًا على “المبيعات” من القائمة الرئيسية، ثم اختر “إنشاء فاتورة“.

أدخل بيانات فاتورة المبيعات على النحو المطلوب، ويمكنك الاستعانة في ذلك بدليل إنشاء فاتورة مبيعات جديدة على دفترة.

في حقل “البنود” نحدد المنتج “مشروب غازي” المُتتبّع بتاريخ الانتهاء.

في حقل “التقويم” نقوم بتحديد تاريخ الانتهاء للمنتج “مشروب غازي“.

اضغط على “إعدادات المبيعات” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية واضغط على “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار” وفعّل إعداد “توقف عن بيع عناصر التتبع منتهية الصلاحية” ثم اضغط على زر “حفظ”. وسيتم حجب المنتجات منتهية الصلاحية بعدها من الظهور أثناء إنشاء فاتورة تلقائيًا.

يُمكنك أن تُضيف أصنافًا بوسيلة تتبع تاريخ الانتهاء عند إنشاء فاتورة من نقاط البيع. ولإتمام هذه المهمة بنجاح عليك أولًا تفعيل خيار السماح بإضافة المنتجات بنظام التتبع في الفاتورة، ثم الدخول إلى شاشة البيع وتحديد الأصناف. وبيان ذلك ما يأتي:

من القائمة الرئيسية اضغط على “نقاط البيع“، ثم اختر من القائمة “إعدادات نقاط البيع“.

اضغط على بطاقة “عام“.

قم بتفعيل خيار “نظام المحاسبة لكل فاتورة“، وسيظهر لك تلقائيًا إمكانية تفعيل خيار “إضافة المنتجات بواسطة الرقم المسلسل، أو رقم الشحنة، أو تاريخ الانتهاء“، قم بتفعيله هو الآخر.

ثم اضغط على زر “حفظ“، وبذلك تكون قد نجحت في تفعيل خيار السماح بإضافة المنتجات بنظام التتبع في الفاتورة.