إضافة فاتورة الشراء

تتيح لك فاتورة الشراء تسجيل مشترياتك من الموردين، وإضافة الكميات المشتراة إلى المستودع، وتسجيل المدفوعات للمورد. يشرح هذا الدليل خطوات إضافة فاتورة شراء، وكيف تحدد المستودع الذي تُضاف إليه الكميات، وكيف تجعل فواتير الشراء تُضاف تلقائيًا إلى مستودع معين (مثل مستودع المواد الخام).

إضافة فاتورة شراء

1. من القائمة الرئيسية اضغط المشتريات.
2. اضغط إدارة فواتير الشراء.
3. اضغط فاتورة شراء جديدة.
4. اختر المورد من القائمة، أو اضغط جديد لإضافة مورد سريعًا. ولا يمكن اختيار مورد موقوف.
5. لتغيير عملة الفاتورة، اضغط تعديل العملة بجوار المورد.
6. أدخل بيانات الفاتورة:
   • رقم فاتورة الشراء: يُضاف تلقائيًا حسب إعدادات الترقيم المتسلسل، ويُفضَّل عدم تعديله يدويًا (انظر قواعد الترقيم التلقائي).
   • التاريخ: تاريخ فاتورة الشراء، وافتراضيًا تاريخ اليوم.
   • شروط الدفع: عدد الأيام المسموح بها لسداد الفاتورة الآجلة.
   • مركز التكلفة: يظهر إذا كان تطبيق الحسابات العامة مفعّلًا وأضفت مراكز تكلفة.
   • إضافة حقل مخصص إضافي: لإضافة حقول تظهر في قالب فاتورة الشراء.
7. أضف بنود الفاتورة في الجدول:
   • البنود: ابحث عن المنتج أو الخدمة بالاسم أو الكود، أو أضف منتجًا جديدًا.
   • التفاصيل: وصف إضافي للبند.
   • سعر الوحدة والكمية.
   • الخصم: خصم على البند (يظهر إذا لم يكن الخصم مضبوطًا على إجمالي الفاتورة فقط).
   • الضريبة الاولى والضريبة الثانية.
   • المخزن: يظهر فقط إذا فعّلت اختيار المستودع لكل بند (انظر جزء المستودع).
8. لإضافة بنود كثيرة مرة واحدة، اضغط نسخ من جدول البيانات والصق البنود من Excel.
9. أضف وسوم للفاتورة إذا أردت.

رقم فاتورة الشراء وقواعد الترقيم التلقائي

يُولِّد النظام رقم فاتورة الشراء تلقائيًا بتسلسل مستقل لفواتير الشراء (منفصل عن مرتجعات المشتريات والإشعارات المدينة والدائنة)، ويُحجز الرقم عند الحفظ وليس عند فتح النموذج.

تعديل إعدادات ترقيم فواتير الشراء

1. افتح إعدادات ترقيم فواتير الشراء مباشرة، أو من القائمة الرئيسية اضغط الإعدادات ثم إعدادات الترقيم المتسلسل واختر فاتورة شراء من القائمة الجانبية. ويمكنك أيضًا فتحها من زر الترس بجوار الرقم التسلسلي للفاتورة التالية في إعدادات فواتير الشراء.
2. عدّل الإعدادات المطلوبة:
   • الرقم التالي: الرقم الذي سيُعطى لفاتورة الشراء القادمة.
   • تنسيق الترقيم: أرقام، أو حروف، أو حروف وأرقام.
   • عدد الأرقام: عدد خانات الرقم، وتُضاف أصفار على اليسار (مثال: 5 خانات تُظهر الرقم 3 بالشكل 00003).
   • غير مكرر: يمنع تكرار نفس الرقم في أكثر من فاتورة شراء.
   • بادئة: نص ثابت أو متغير قبل الرقم (مثل PI أو السنة)، مع دليل المتغيرات.
   • خيارات تغيير البادئة (للبادئة المتغيرة فقط): التكملة بعد اخر رقم، أو فصل الارقام في كل بادئة، أو اعادة تعيين الرقم للبداية عند التغيير.
3. اضغط حفظ، فتظهر رسالة تم حفظ صيغة الترقيم بنجاح.

قواعد الترقيم التلقائي

الحالة	ما يحدث للرقم
حفظ الفاتورة دون تعديل الرقم	تأخذ الفاتورة الرقم التالي وقت الحفظ. فإذا حفظ مستخدم آخر فاتورة قبلك، تأخذ أنت الرقم الذي بعده، وليس الرقم الذي ظهر في النموذج.
حفظ كمسودة	لا تأخذ المسودة رقمًا من التسلسل، بل تأخذ الرقم التالي عند إصدارها لاحقًا. لذلك قد تأخذ فاتورة قديمة رقمًا أحدث من فواتير أُنشئت بعدها.
كتابة رقم أكبر يدويًا	يقفز التسلسل، وتأخذ الفاتورة التالية الرقم المكتوب + 1.
كتابة رقم أصغر أو مستخدم يدويًا	لا يتغير التسلسل. وإذا كان غير مكرر مفعّلًا تظهر رسالة الرقم المسلسل موجود من قبل، وإلا يُقبل الرقم المكرر.
حذف فاتورة شراء	لا يُعاد استخدام رقمها، فيظهر فراغ في التسلسل.
نسخ فاتورة	تأخذ النسخة رقمًا جديدًا من التسلسل.
تعديل الرقم التالي من الإعدادات	تبدأ الفواتير الجديدة من الرقم الجديد.
بادئة بها متغير (مثل السنة أو الفرع)	حسب خيار تغيير البادئة: يستمر التسلسل، أو يبدأ تسلسل منفصل لكل بادئة، أو يبدأ من جديد عند تغير البادئة.

لماذا تظهر فواتير الشراء بدون ترتيب؟

• ترتيب القائمة: تُعرض فواتير الشراء افتراضيًا حسب وقت الإنشاء (الأحدث أولًا)، وليس حسب رقم الفاتورة أو تاريخها. فالفاتورة التي سجلتها اليوم بتاريخ قديم تظهر في أعلى القائمة. استخدم الترتيب حسب لترتيبها بالتاريخ.
• إصدار مسودات قديمة، أو كتابة أرقام يدويًا، أو حذف فواتير، أو تعديل الرقم التالي، كلها تؤدي لأرقام غير متتالية كما في الجدول السابق.
• الفروع تشترك في تسلسل واحد لفواتير الشراء؛ فإذا كانت البادئة تحتوي على كود الفرع مع خيار التكملة بعد اخر رقم، تظهر فراغات في أرقام كل فرع.

تبويبات أسفل البنود

التبويب	ما يحتويه
الخصم والتسوية	الخصم على الفاتورة (نسبة مئوية أو المبلغ)، والتسوية إذا فعّلت تسوية المشتريات من الإعدادات.
إيداع	الدفعة القادمه كمبلغ أو نسبة، أو مدفوع بالفعل مع وسيلة الدفع ورقم المعرف والخزينة.
الشحن	المستودع الذي تُضاف إليه الكميات، واختيار المستودع لكل بند، ومصاريف الشحن وضريبتها.
إرفاق المستندات	إرفاق صورة فاتورة المورد أو أي مستندات أخرى.

ثم أضف الملاحظات/الشروط إذا لزم.

الدفع والاستلام والحفظ

1. إذا دفعت قيمة الفاتورة للمورد، فعّل تم الدفع بالفعل إلى المورد، واختر وسيلة الدفع والخزينة. ولتوزيع المبلغ على أكثر من وسيلة دفع أو خزينة، اختر متعدد وأضف صفًا لكل دفعة، بشرط أن يساوي مجموعها إجمالي الفاتورة.
2. إذا استلمت البضاعة، فعّل مستلم وحدد تاريخ الإستلام، فتُضاف الكميات إلى المستودع في هذا التاريخ.
3. اضغط معاينة لمراجعة الفاتورة قبل الحفظ (اختياري).
4. اضغط حفظ، أو اختر من خيارات الحفظ: حفظ كمسودة، أو حفظ وطباعة، أو احفظ وأرسل بريد، أو حفظ وإضافة جديدة.

حالة الفاتورة	تأثيرها على المخزون
مسودة	لا تُضاف الكميات للمستودع.
غير مستلمة	لا تُضاف الكميات حتى تأكيد الاستلام.
مستلم	تُضاف الكميات للمستودع في تاريخ الاستلام.
مع تفعيل الأذون المخزنية	تُضاف الكميات عند الموافقة على إذن المخزن.

المستودع الذي تُضاف إليه فاتورة الشراء

تُضاف كميات فاتورة الشراء إلى المستودع المحدد في حقل المستودع في تبويب الشحن. ويظهر هذا الحقل فقط إذا كان لديك أكثر من مستودع لك صلاحية عليه، وإلا تُضاف الكميات تلقائيًا إلى المستودع الوحيد المتاح لك.

• مستودع واحد للفاتورة: اختر المستودع من حقل المستودع.
• مستودع مختلف لكل بند: فعّل اختيار المستودع لكل بند، فيظهر عمود المخزن في جدول البنود لتحديد مستودع كل بند، مثل إضافة المواد الخام لمستودع المواد الخام والمنتجات الجاهزة لمستودع آخر في نفس الفاتورة.

جعل فواتير الشراء تُضاف تلقائيًا لمستودع معين

لا يوجد إعداد خاص بفواتير الشراء فقط لتحديد مستودعها، لكن حقل المستودع يُملأ تلقائيًا بالمستودع الافتراضي للمستخدم. فإذا أردت أن تُضاف فواتير الشراء تلقائيًا لمستودع المواد الخام مثلًا، اجعله المستودع الافتراضي بإحدى الطرق التالية. ويختار النظام المستودع الافتراضي بهذا الترتيب:

الأولوية	الطريقة	متى تستخدمها
1	مستودع افتراضي خاص لكل موظف: من إعدادات المخزون أو مباشرة من المستودعات الافتراضية للموظفين، حدد مستودع المواد الخام للموظف المسؤول عن المشتريات.	الأفضل إذا كان موظف معين يسجل فواتير الشراء، والباقي يعملون على مستودعات أخرى.
2	المستودع الافتراضي للفرع: من إعدادات المخزون في قسم القيم الافتراضية للنظام.	إذا أردت مستودعًا واحدًا افتراضيًا لكل موظفي الفرع الحالي.
3	المستودع الرئيسي: من المستودعات عدّل مستودع المواد الخام وفعّل رئيسي.	إذا أردت أن يكون هو المستودع الافتراضي لكل العمليات في الحساب.

وإذا لم يُحدد أي مما سبق، يُختار أول مستودع لدى المستخدم صلاحية عليه.

مثال: إضافة كل المشتريات تلقائيًا إلى مستودع المواد الخام

1. افتح المستودعات الافتراضية للموظفين.
2. حدد مستودع المواد الخام أمام الموظف المسؤول عن المشتريات، ثم احفظ.
3. افتح إعدادات فواتير الشراء وفعّل إجعل فواتير المشتريات مستلمة بالفعل افتراضياً، لتُضاف الكميات للمستودع مباشرة عند الحفظ.
4. أنشئ فاتورة شراء جديدة بهذا الموظف، وستجد المستودع في تبويب الشحن مضبوطًا على مستودع المواد الخام.

إعدادات فواتير الشراء المرتبطة

من إعدادات فواتير الشراء:

الإعداد	تأثيره
إجعل فواتير المشتريات مستلمة بالفعل افتراضياً	يُحدَّد خيار مستلم تلقائيًا في كل فاتورة شراء جديدة، فتُضاف الكميات للمستودع عند الحفظ (أو عند اعتماد إذن المخزن).
الأذون المخزنية لفواتير الشراء	ينشئ إذن مخزن مع كل فاتورة شراء، ولا يُضاف المخزون إلا بعد الموافقة عليه.
تم الدفع إلى المورد افتراضيًا	يُحدَّد خيار تم الدفع بالفعل إلى المورد تلقائيًا في الفواتير الجديدة.
تسوية المشتريات	يُظهر حقل التسوية في تبويب الخصم والتسوية.
الضرائب الافتراضية والترقيم	تحديد ضرائب الشراء الافتراضية والرقم التالي لفاتورة الشراء.

بعد حفظ فاتورة الشراء

بعد الحفظ تظهر رسالة تم حفظ فاتورة الشراء، ويُنشأ قيد محاسبي تلقائي، وتُضاف الكميات للمستودع حسب حالة الاستلام. ومن صفحة الفاتورة يمكنك:

• تأكيد الاستلام أو اجعلها غير مستلمة (عند عدم تفعيل الأذون المخزنية).
• أصدر فاتورة شراء إذا كانت مسودة.
• إضافة عملية دفع للمورد.
• طباعة الفاتورة أو تحميلها PDF، أو أرسل بريد إلى المورد.
• إشعار ارتجاع: لإنشاء مرتجع مشتريات أو إشعار مدين.
• خيارات اخرى: مثل نسخ الفاتورة.

أسئلة شائعة

لماذا لا يظهر حقل المستودع في فاتورة الشراء؟

لأن لديك صلاحية على مستودع واحد فقط، فتُضاف الكميات إليه تلقائيًا. ولإظهار الحقل، أضف مستودعًا آخر أو أعطِ المستخدم صلاحية على أكثر من مستودع.

لماذا لا يظهر خيار مستلم؟

لأن الأذون المخزنية لفواتير الشراء مفعّلة، ويتم الاستلام من خلال الموافقة على إذن المخزن.

سجّلت فاتورة شراء ولم تزد الكمية في المخزون؟

تأكد أن الفاتورة ليست مسودة، وأنها مستلمة، أو أن إذن المخزن الخاص بها تمت الموافقة عليه، وأن البند منتج يتم تتبع مخزونه، ثم راجع المستودع المحدد في الفاتورة.

أضفت الفاتورة على مستودع خاطئ، ماذا أفعل؟

عدّل الفاتورة وغيّر المستودع من تبويب الشحن ثم احفظ، فتنتقل الكميات للمستودع الصحيح.