دورة المشتريات الكاملة: من طلب الشراء إلى استلام البضاعة وسداد المورد
يشرح هذا الدليل دورة المشتريات الكاملة في دفترة: من طلب الشراء الداخلي، إلى طلب عرض السعر من الموردين ومقارنة عروض الأسعار، ثم أمر الشراء وفاتورة الشراء (للمنتجات وللخدمات)، واستلام البضاعة كاملة أو جزئيًا، وسداد المورد، والمرتجعات والإشعارات، مع كل القيود المحاسبية.
محتويات المقال
- سير العمل المختصر
- أولًا: التفعيل والإعدادات
- ثانيًا: طلب الشراء
- ثالثًا: طلب عرض السعر
- رابعًا: عروض أسعار المشتريات والمقارنة
- خامسًا: أمر الشراء
- سادسًا: فاتورة الشراء
- فاتورة شراء لمنتج
- فاتورة شراء لخدمة
- سابعًا: استلام البضاعة
- ثامنًا: سداد المورد
- تاسعًا: المرتجعات والإشعارات
- عاشرًا: القيود المحاسبية
- الصلاحيات والرسائل والتقارير
- أسئلة شائعة
سير العمل المختصر
1. طلب شراء ← 2. الموافقة من المسئول ← 3. طلب عرض سعر للموردين ← 4. عروض أسعار المشتريات ← 5. الموافقة على العرض الأفضل ← 6. أمر شراء ← 7. فاتورة شراء ← 8. استلام البضاعة ← 9. سداد المورد
🛈
ملاحظة: المراحل من طلب الشراء حتى أمر الشراء اختيارية وتتطلب تطبيق دورة المشتريات. ويمكنك البدء مباشرة بفاتورة الشراء.
أولًا: التفعيل والإعدادات
- من مدير التطبيقات فعّل المخزون (فواتير الشراء والمرتجعات والدفعات)، ودورة المشتريات (الطلبات وعروض الأسعار وأوامر الشراء).
- من إعدادات فواتير الشراء اضبط الإعدادات:
| الإعداد | الخيارات (الافتراضي) | ماذا يفعل |
|---|---|---|
| إجعل الفواتير مدفوعه بالفعل افتراضياً | تشغيل / إيقاف (تشغيل) | كل فاتورة شراء جديدة تبدأ مدفوعة. أوقفه إذا كنت تشتري بالآجل غالبًا. |
| إجعل فواتير المشتريات مستلمة بالفعل افتراضياً | تشغيل / إيقاف (تشغيل) | كل فاتورة تبدأ مستلمة (عند إيقاف الأذون المخزنية). |
| الأذون المخزنية لفواتير الشراء | تشغيل / إيقاف | الاستلام بإذن إضافة مخزني، ويدعم الاستلام الجزئي وتوزيع المصروفات. |
| دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للمورد | تشغيل / إيقاف (تشغيل) | استخدام الدفعات المقدمة للمورد تلقائيًا. |
| تحديث أسعار المنتجات تلقائيًا استنادًا إلى بيانات فاتورة الشراء | تشغيل / إيقاف (إيقاف) | تحديث سعر شراء المنتج. |
| طريقة تطبيق الخصومات / الضريبة الافتراضية | — | الخصم والضريبة الافتراضية للمشتريات. |
| إشعار دائن | تشغيل / إيقاف | تفعيل الإشعار الدائن للمشتريات. |
| حالات مخصصة لكل مستند | — | حالات متابعة لطلبات الشراء وطلبات العروض والعروض وأوامر الشراء. |
🛈
تنبيه: الإعدادان الافتراضيان “مدفوعة” و”مستلمة” يجعلان كل فاتورة تُسجل كمدفوعة ومستلمة ما لم تُلغِ التحديد؛ راجعهما حسب طريقة عملك.
ثانيًا: طلب الشراء
أضف طلب شراء جديد من طلبات الشراء: حدد المسمى، وتاريخ الطلب، وتاريخ الاستحقاق، والفرع، والبنود والكميات. لا قيد ولا أثر على المخزون.
- الحالات: تحت المراجعة ← الموافقة أو رفض (يتطلب صلاحية موافقة / رفض طلبات الشراء).
- بعد الموافقة: تحويل إلى طلب عرض أسعار.
ثالثًا: طلب عرض السعر
أضفه من طلبات عروض الأسعار (أو بالتحويل من طلب الشراء): اختر الموردين والبنود. تتحدث الحالة تلقائيًا: تحت المراجعة ← مسعر جزئيا ← مسعر مع وصول عروض الموردين. وزر تحويل إلى عرض مشتريات فيه اختيار لكل مورد.
🛈
ملاحظة: لا يوجد إرسال بريد مباشر لطلب عرض السعر؛ اطبعه أو صدّره وأرسله للموردين.
رابعًا: عروض أسعار المشتريات والمقارنة
سجّل عرض كل مورد من عروض أسعار المشتريات. الحالات: تحت المراجعة، وموافق عليه، ومرفوض، وتم الطلب. وللمقارنة بين الموردين استخدم عرض التقرير في طلب الشراء، ثم وافق على العرض الأفضل وارفض الباقي.
خامسًا: أمر الشراء
من العرض الموافق عليه اضغط تحويل إلى أمر شراء (صلاحية تحويل عروض أسعار المشتريات إلى أوامر الشراء)، أو أنشئه من أوامر الشراء. ويمكن إرساله للمورد بالبريد.
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| تحت المراجعة | لم يُفوتر. |
| حولت جزئيًا لفاتورة | فُوتر جزء. |
| حولت لفاتورة | فُوتر بالكامل. |
| تم الإلغاء | أُلغي. |
لا قيد ولا أثر على المخزون. ويمكن التحويل لفاتورة جزئيًا على عدة فواتير، ولا يمكن تجاوز كمية الأمر: الكمية المدخلة اكبر من الكمية في الطلب والفاتورة.
سادسًا: فاتورة الشراء
من أمر الشراء اضغط تحويل إلى فاتورة شراء، أو أنشئها مباشرة من فاتورة شراء جديدة. وتختلف طريقة التسجيل وأثرها المحاسبي حسب نوع البند:
| منتج (يتم تتبع مخزونه) | خدمة (أو منتج بدون تتبع مخزون) | |
|---|---|---|
| أمثلة | بضاعة للبيع، مواد خام. | صيانة، نقل، استشارات، إيجار، اشتراكات. |
| الأثر على المخزون | تُضاف الكمية للمستودع عند الاستلام. | لا يوجد أثر على المخزون. |
| المستودع والاستلام | مهمان. | لا تأثير لهما على بند الخدمة. |
| الحساب المدين في القيد | حساب المستودع (عند الاستلام) أو المشتريات (قبل الاستلام أو مع الأذون المخزنية). | تكلفة مبيعات (أو حساب تكلفة المبيعات المحدد للخدمة). |
فاتورة شراء لمنتج
- تأكد أن المنتج مضاف كـ منتج مع تفعيل تتبع المخزون في قسم إدارة المخزون (من إضافة منتج).
- افتح فاتورة شراء جديدة واختر المورد.
- أدخل التاريخ والعملة، ثم أضف المنتجات بالكميات وأسعار الشراء والضرائب والخصم.
- في تبويب الشحن اختر المستودع الذي تُضاف إليه الكميات، وأضف مصاريف الشحن إن وُجدت.
- إذا دفعت للمورد، فعّل تم الدفع بالفعل إلى المورد مع طريقة الدفع والخزينة.
- إذا استلمت البضاعة، فعّل مستلم وحدد تاريخ الإستلام (أو يتم الاستلام بإذن مخزني إذا كانت الأذون المخزنية مفعّلة).
- اضغط حفظ.
مثال: شراء منتج بقيمة 1,000 + ضريبة 15% (150)، مستلم والأذون المخزنية متوقفة:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| حساب المستودع (المستودع الرئيسي) | 1,000.00 | |
| ضريبة المشتريات المدفوعة | 150.00 | |
| المورد | 1,150.00 | |
| الإجمالي | 1,150.00 | 1,150.00 |
وإذا لم تكن مستلمة أو كانت الأذون المخزنية مفعّلة، يكون المدين المشتريات بدل حساب المستودع، ثم يُحوَّل للمستودع عند الاستلام (راجع القيود المحاسبية).
فاتورة شراء لخدمة
- أضف الخدمة من خدمة جديدة (الخدمة لا يتم تتبع مخزونها تلقائيًا).
- افتح فاتورة شراء جديدة واختر المورد.
- أضف الخدمة في البنود بالسعر والضريبة.
- سجّل الدفع إن وُجد، ولا حاجة للمستودع أو الاستلام لبند الخدمة.
- اضغط حفظ.
مثال: شراء خدمة صيانة بقيمة 1,000 + ضريبة 15% (150):
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| تكلفة مبيعات | 1,000.00 | |
| ضريبة المشتريات المدفوعة | 150.00 | |
| المورد | 1,150.00 | |
| الإجمالي | 1,150.00 | 1,150.00 |
🛈
مهم: قيمة الخدمة لا تُسجَّل في حساب المشتريات، بل في تكلفة مبيعات افتراضيًا. ولتسجيلها في حساب مصروف مناسب (مثل مصروف الصيانة أو النقل):
• اجعل حساب مبيعات المنتج في توجيه الحسابات تعيين لكل منها، ثم حدد حساب تكلفة المبيعات في صفحة الخدمة.
• أو فعّل تعيين الحسابات لكل بند في فواتير الشراء من إعدادات الحسابات العامة، واختر الحساب في سطر الخدمة داخل الفاتورة.
ويمكن أن تحتوي نفس الفاتورة على منتجات وخدمات معًا؛ فيُسجَّل كل بند في حسابه حسب نوعه.
سابعًا: استلام البضاعة
| الأذون المخزنية لفواتير الشراء | طريقة الاستلام |
|---|---|
| إيقاف | حدد مستلم في الفاتورة، أو لاحقًا تأكيد الاستلام / اجعلها غير مستلمة. لا يدعم الاستلام الجزئي. |
| تشغيل | يُنشأ إذن إضافة مخزن بحالة تحت التسليم. أكّده من الأذون المخزنية. وللاستلام الجزئي عدّل الإذن بالكمية المستلمة، فيُنشأ إذن جديد بالباقي وتصبح الفاتورة مستلم جزئيا. |
🛈
ملاحظة: عند “تأكيد الإستلام” يُسجل تاريخ الاستلام بتاريخ اليوم وليس تاريخ الفاتورة. والاستلام يخص المنتجات فقط، ولا ينطبق على الخدمات.
توزيع المصروفات (التكلفة الواصلة)
لتحميل مصروفات الشحن والجمارك على تكلفة البضاعة، استخدم توزيع المصروفات على إذن الإضافة الخاص بفاتورة الشراء (يتطلب تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء)، بالتوزيع يدويًا أو حسب المبلغ أو الكمية. ويُضاف المصروف لتكلفة المخزون ومتوسط التكلفة.
ثامنًا: سداد المورد
- من الفاتورة: اضغط إضافة عملية دفع وحدد المبلغ والطريقة والخزينة والتاريخ. ويمكن السداد على دفعات.
- دفعة مقدمة على حساب المورد من صفحته؛ تُستخدم تلقائيًا لسداد فواتيره إذا كان الدفع التلقائي مفعّلًا، أو توزّعها يدويًا.
- الشيكات المدفوعة: سجّلها من دورة الشيكات.
تاسعًا: المرتجعات والإشعارات
| المستند | متى | أثره |
|---|---|---|
| مرتجع مشتريات | إرجاع بضاعة للمورد. | يخصم المخزون ويقلل مستحقات المورد، مع إمكانية تسجيل استرداد المبلغ. |
| إشعار مدين | تخفيض على المورد مع إرجاع بضاعة بدون استرداد نقدي. | يخصم المخزون ويقلل رصيد المورد. |
| إشعار دائن | زيادة مستحقة للمورد (فرق سعر مثلًا). | بدون أثر على المخزون. |
عاشرًا: القيود المحاسبية
| المستند | مدين | دائن | التاريخ |
|---|---|---|---|
| طلب الشراء / طلب العرض / العرض / أمر الشراء | لا يوجد قيد | — | — |
| فاتورة شراء منتج مستلمة (الأذون المخزنية متوقفة) | حساب المستودع + ضريبة المشتريات + شحن مشتريات | المورد | تاريخ الفاتورة |
| فاتورة شراء منتج غير مستلمة أو مع الأذون المخزنية | المشتريات + الضريبة + الشحن | المورد | تاريخ الفاتورة |
| فاتورة شراء خدمة | تكلفة مبيعات (أو حساب تكلفة المبيعات المحدد للخدمة) + الضريبة | المورد | تاريخ الفاتورة |
| تأكيد إذن الإضافة / تأكيد الاستلام | حساب المستودع | المشتريات | تاريخ الإذن / الاستلام |
| سداد المورد | المورد | الخزينة أو البنك | تاريخ الدفع |
| فرق العملة | المورد | فارق عملة | تاريخ الدفع |
| مرتجع مشتريات / إشعار مدين | المورد | حساب المستودع (بمتوسط التكلفة) + الضريبة | تاريخ المستند |
| إشعار دائن | المشتريات + الضريبة | المورد | تاريخ المستند |
مثال كامل (الأذون المخزنية مفعلة)
فاتورة شراء 100 قطعة × 50 = 5,000 + ضريبة 15% (750) = 5,750 آجل:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| المشتريات | 5,000.00 | |
| ضريبة المشتريات | 750.00 | |
| المورد | 5,750.00 | |
| الإجمالي | 5,750.00 | 5,750.00 |
استلام 60 قطعة (إذن جزئي):
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| المستودع الرئيسي | 3,000.00 | |
| المشتريات | 3,000.00 | |
| الإجمالي | 3,000.00 | 3,000.00 |
استلام الـ 40 الباقية لاحقًا:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| المستودع الرئيسي | 2,000.00 | |
| المشتريات | 2,000.00 | |
| الإجمالي | 2,000.00 | 2,000.00 |
السداد من البنك:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| المورد | 5,750.00 | |
| البنك | 5,750.00 | |
| الإجمالي | 5,750.00 | 5,750.00 |
النتيجة: رصيد المشتريات صفر، والمخزون 5,000، والمورد صفر.
الصلاحيات والرسائل والتقارير
الصلاحيات: إدارة طلبات الشراء، وموافقة / رفض طلبات الشراء، وإدارة عروض أسعار المشتريات، وموافقة / رفض عروض أسعار المشتريات، وتحويل عروض أسعار المشتريات إلى أوامر الشراء، وإدارة أوامر الشراء، وتحويل أمر الشراء إلى فاتورة شراء، وصلاحيات فواتير الشراء والأذون المخزنية.
رسائل مهمة:
- لا يمكنك تغيير طلب شراء تم تفعيله أو رفضه
- لا يمكنك تعديل طلب الشراء نظرًا لوجود طلب عرض أسعار ذي صلة
- لا يمكنك حذف أمر الشراء لأنه مرتبط بفاتورة الشراء
- لا يمكنك حذف هذا السجل لأنه مستلم بالفعل
- هذه الكمية عليها حركات بالفعل عند إلغاء استلام كمية تم بيعها.
- الكمية غير متوفرة ل%s في المرتجع.
التقارير: أرصدة الموردين، ومشتريات الموردين، وتقرير مشتريات المنتجات، وكشف حساب المورد، والمشتريات حسب المورد، وتقارير مدفوعات المشتريات، وعرض التقرير في طلب الشراء لمتابعة كل بند للفوترة.
أسئلة شائعة
لماذا تُسجل فاتورة الشراء مدفوعة تلقائيًا؟
إعداد إجعل الفواتير مدفوعه بالفعل افتراضياً مفعّل افتراضيًا؛ ألغِ التحديد في الفاتورة أو أوقف الإعداد.
كيف أستلم البضاعة على دفعات؟
فعّل الأذون المخزنية لفواتير الشراء وعدّل إذن الإضافة بالكمية المستلمة.
لماذا ظهرت فاتورة شراء خدمة في تكلفة المبيعات وليس في المشتريات؟
لأن الخدمات لا تدخل المخزون، فتُسجَّل قيمتها في تكلفة مبيعات افتراضيًا. ولتسجيلها في حساب مصروف آخر، حدد حساب تكلفة المبيعات للخدمة أو الحساب لكل بند كما في فاتورة شراء لخدمة.
هل أحتاج دورة المشتريات كاملة؟
لا، يمكنك البدء من فاتورة الشراء مباشرة. الدورة الكاملة مفيدة لمن لديه موافقات ومقارنة موردين.
كيف أضيف تكلفة الشحن على تكلفة المنتجات؟
أضفها في مصاريف الشحن بالفاتورة، أو وزّع مصروفات منفصلة على الإذن من توزيع المصروفات.