دورة المشتريات الكاملة: من طلب الشراء إلى استلام البضاعة وسداد المورد

يشرح هذا الدليل دورة المشتريات الكاملة في دفترة: من طلب الشراء الداخلي، إلى طلب عرض السعر من الموردين ومقارنة عروض الأسعار، ثم أمر الشراء وفاتورة الشراء، واستلام البضاعة كاملة أو جزئيًا، وسداد المورد، والمرتجعات والإشعارات، مع كل القيود المحاسبية.

سير العمل المختصر

أولًا: التفعيل والإعدادات

1. من مدير التطبيقات فعّل المخزون (فواتير الشراء والمرتجعات والدفعات)، ودورة المشتريات (الطلبات وعروض الأسعار وأوامر الشراء).
2. من إعدادات المشتريات افتح الإعدادات:

الإعداد	الخيارات (الافتراضي)	ماذا يفعل
إجعل الفواتير مدفوعه بالفعل افتراضياً	تشغيل / إيقاف (تشغيل)	كل فاتورة شراء جديدة تبدأ مدفوعة. أوقفه إذا كنت تشتري بالآجل غالبًا.
إجعل فواتير المشتريات مستلمة بالفعل افتراضياً	تشغيل / إيقاف (تشغيل)	كل فاتورة تبدأ مستلمة (عند إيقاف الأذون المخزنية).
الأذون المخزنية لفواتير الشراء	تشغيل / إيقاف	عند التفعيل يتم الاستلام بإذن إضافة مخزني ويدعم الاستلام الجزئي وتوزيع المصروفات.
دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للمورد	تشغيل / إيقاف (تشغيل)	استخدام الدفعات المقدمة للمورد تلقائيًا.
تحديث أسعار المنتجات تلقائيًا استنادًا إلى بيانات فاتورة الشراء	تشغيل / إيقاف (إيقاف)	تحديث سعر شراء المنتج.
طريقة تطبيق الخصومات / الضريبة الافتراضية	—	الخصم والضريبة الافتراضية للمشتريات.
إشعار دائن	تشغيل / إيقاف	تفعيل الإشعار الدائن للمشتريات.
حالات مخصصة لكل مستند	—	حالات متابعة لطلبات الشراء وطلبات العروض والعروض وأوامر الشراء (إعدادات دورة المشتريات).

ثانيًا: طلب الشراء

قم بإضافة طلب شراء جديد من طلبات الشراء: حدد كلا من مسمى، تاريخ الطلب، تاريخ الاستحقاق، الفرع، والبنود والكميات. لا قيد ولا أثر على المخزون.

• الحالات: تحت المراجعة ← الموافقة أو رفض (يتطلب صلاحية موافقة / رفض طلبات الشراء).
• بعد الموافقة: تحويل إلى طلب عرض أسعار.

ثالثًا: طلب عرض السعر

يمكنك اضافاته من طلبات عروض الأسعار (أو بالتحويل) من طلب الشراء: اختر الموردين والبنود. الحالة تتحدث تلقائيًا: تحت المراجعة ← مسعر جزئيا ← مسعر مع وصول عروض الموردين. زر تحويل إلى عرض مشتريات فيه اختيار لكل مورد.

رابعًا: عروض أسعار المشتريات والمقارنة

سجّل عرض كل مورد من عروض أسعار المشتريات. الحالات: تحت المراجعة، موافق عليه، مرفوض، تم الطلب. للمقارنة بين الموردين استخدم عرض التقرير في طلب الشراء، ثم وافق على العرض الأفضل وارفض الباقي.

خامسًا: أمر الشراء

من العرض الموافق عليه اضغط تحويل إلى أمر شراء (صلاحية تحويل عروض أسعار المشتريات إلى أوامر الشراء)، أو أنشئه من أوامر الشراء. يمكن إرساله للمورد بالبريد.

الحالة	المعنى
تحت المراجعة	لم يُفوتر
حولت جزئيًا لفاتورة	فُوتر جزء
حولت لفاتورة	فُوتر بالكامل
تم الإلغاء	أُلغي

لا قيد ولا أثر على المخزون. التحويل لفاتورة يمكن أن يكون جزئيًا على عدة فواتير، ولا يمكن تجاوز كمية الأمر: «الكمية المدخلة اكبر من الكمية في الطلب والفاتورة».

سادسًا: فاتورة الشراء

من أمر الشراء اضغط تحويل إلى فاتورة شراء، أو أنشئها مباشرة من فواتير الشراء.

قم بتعبئة الحقول: المورد، التاريخ، المستودع، العملة، البنود والضرائب والخصم، مصاريف الشحن، تم الدفع بالفعل إلى المورد مع طريقة الدفع والخزينة، ومستلم مع تاريخ الإستلام.

حالة الاستلام	حالة الدفع
مستلم / مستلم جزئيا / تحت التسليم	غير مدفوعة / مدفوعة جزئياً / مدفوعة / مدفوع بالزيادة

سابعًا: استلام البضاعة

الأذون المخزنية لفواتير الشراء	طريقة الاستلام
إيقاف	حدد مستلم في الفاتورة، أو لاحقًا أكد الإستلام / اجعلها غير مستلمة. لا يدعم الاستلام الجزئي.
تشغيل	يُنشأ إذن إضافة مخزن بحالة تحت التسليم. أكّده من الأذون المخزنية. للاستلام الجزئي عدّل الإذن بالكمية المستلمة، فيُنشأ إذن جديد بالباقي وتصبح الفاتورة مستلم جزئيا.

توزيع المصروفات (التكلفة الواصلة)

لتحميل مصروفات الشحن والجمارك على تكلفة البضاعة، استخدم توزيع المصروفات على إذن الإضافة الخاص بفاتورة الشراء (يتطلب تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء)، بالتوزيع يدوي أو حسب المبلغ أو الكمية. يُضاف المصروف لتكلفة المخزون ومتوسط التكلفة.

ثامنًا: سداد المورد

• من الفاتورة: اضغط على إضافة عملية دفع وحدد (المبلغ، الطريقة، الخزينة، التاريخ). يمكن السداد على دفعات.
• دفعة مقدمة على حساب المورد من صفحته؛ تُستخدم تلقائيًا لسداد فواتيره إذا كان الدفع التلقائي مفعّلًا، أو توزّعها يدويًا.
• الشيكات المدفوعة: سجّلها من دورة الشيكات.

تاسعًا: المرتجعات والإشعارات

المستند	متى	أثره
مرتجع مشتريات	إرجاع بضاعة للمورد	يخصم المخزون ويقلل مستحقات المورد، مع إمكانية تسجيل استرداد المبلغ
إشعار مدين	تخفيض على المورد مع إرجاع بضاعة بدون استرداد نقدي	يخصم المخزون ويقلل رصيد المورد
إشعار دائن	زيادة مستحقة للمورد (فرق سعر مثلًا)	بدون أثر على المخزون

عاشرًا: القيود المحاسبية

المستند	مدين	دائن	التاريخ
طلب الشراء / طلب العرض / العرض / أمر الشراء	لا يوجد قيد	—	—
فاتورة شراء مستلمة (الأذون المخزنية متوقفة)	حساب المستودع + ضريبة المشتريات + شحن مشتريات	المورد	تاريخ الفاتورة
فاتورة شراء غير مستلمة أو مع الأذون المخزنية	المشتريات + الضريبة + الشحن	المورد	تاريخ الفاتورة
تأكيد إذن الإضافة / أكد الإستلام	حساب المستودع	المشتريات	تاريخ الإذن / الاستلام
سداد المورد	المورد	الخزينة أو البنك	تاريخ الدفع
فرق العملة	المورد	فارق عملة	تاريخ الدفع
مرتجع مشتريات / إشعار مدين	المورد	حساب المستودع (بمتوسط التكلفة) + الضريبة	تاريخ المستند
إشعار دائن	المشتريات + الضريبة	المورد	تاريخ المستند

الصلاحيات

إدارة طلبات الشراء، موافقة / رفض طلبات الشراء، إدارة عروض أسعار المشتريات، موافقة / رفض عروض أسعار المشتريات، تحويل عروض أسعار المشتريات إلى أوامر الشراء، إدارة أوامر الشراء، تحويل امر الشراء إلى فاتورة شراء، وصلاحيات فواتير الشراء والأذون المخزنية.

رسائل مهمة

• «لا يمكنك تغيير طلب شراء تم تفعيله أو رفضه»
• «لا يمكنك تعديل طلب الشراء نظرًا لوجود طلب عرض أسعار ذي صلة»
• «لا يمكنك حذف أمر الشراء لأنه مرتبط بفاتورة الشراء»
• «لا يمكنك حذف هذا السجل لأنه مستلم بالفعل»
• «هذه الكمية عليها حركات بالفعل» عند إلغاء استلام كمية تم بيعها.
• «الكمية غير متوفرة ل%s» في المرتجع.

التقارير

• أرصدة الموردين، مشتريات الموردين، تقرير مشتريات المنتجات.
• كشف حساب المورد، المشتريات حسب المورد، وتقارير مدفوعات المشتريات.
• عرض التقرير في طلب الشراء لمتابعة كل بند من الطلب للفوترة.

أسئلة شائعة

لماذا تُسجل فاتورة الشراء مدفوعة تلقائيًا؟

إعداد إجعل الفواتير مدفوعه بالفعل افتراضياً مفعّل افتراضيًا؛ ألغِ التحديد في الفاتورة أو أوقف الإعداد.

كيف أستلم البضاعة على دفعات؟

فعّل الأذون المخزنية لفواتير الشراء وعدّل إذن الإضافة بالكمية المستلمة.

هل أحتاج دورة المشتريات كاملة؟

لا، يمكنك البدء من فاتورة الشراء مباشرة. الدورة الكاملة مفيدة لمن لديه موافقات ومقارنة موردين.

كيف أضيف تكلفة الشحن على تكلفة المنتجات؟

أضفها في مصاريف الشحن بالفاتورة، أو وزّع مصروفات منفصلة على الإذن من توزيع المصروفات.