إدارة فواتير الشراء
تعرض قائمة فواتير الشراء كل فواتير الشراء المسجلة في حسابك، مع حالة الدفع والاستلام لكل فاتورة. ومنها يمكنك البحث والتصفية، وتنفيذ إجراءات جماعية مثل طباعة مجموعة فواتير في ملف PDF واحد أو تصديرها أو حذفها.
محتويات المقال
فتح قائمة فواتير الشراء
- من القائمة الرئيسية اضغط المشتريات.
- اضغط فواتير الشراء.
أعلى القائمة تجد:
- أضف فاتورة الشراء: لإنشاء فاتورة شراء جديدة.
- الإعدادات: لفتح إعدادات فواتير الشراء (تحتاج صلاحية تعديل الإعدادات العامة).
- سلة المحذوفات: لعرض فواتير الشراء المحذوفة (تظهر لمن لديه الصلاحية وعند وجود فواتير محذوفة).
محتوى القائمة
يظهر لكل فاتورة: رقمها وتاريخها، والمورد، والإجمالي، والمبلغ المستحق عند الدفع الجزئي، وحالتا الدفع والتسليم:
| حالة الدفع | حالة التسليم |
|---|---|
| غير مدفوع / مدفوعة جزئياً / مدفوع | مستلم / مستلم جزئيا / لم يستلم |
| مرتجع / مدفوع بالزيادة / مسودة | تحت التسليم / مرفوض / مرفوض جزئيا |
🛈
ملاحظة: تظهر حالة التسليم للفواتير المرتبطة بأذون مخزنية. وتُعرض الفواتير افتراضيًا بترتيب الإنشاء (الأحدث أولًا)، ويمكنك تغيير الترتيب من الترتيب حسب.
البحث والتصفية
- استخدم البحث والفلاتر أعلى القائمة، مثل المورد والتاريخ.
- اضغط بحث متقدم لفلاتر إضافية، مثل حالة الدفع وحالة التسليم.
- يحتفظ النظام بالفلاتر المطبقة عند العودة للقائمة، فاضغط إلغاء الفلتر لعرض كل الفواتير.
تحديد الفواتير والإجراءات الجماعية
حدد الفواتير بمربع الاختيار بجوار كل فاتورة، أو من مربع الاختيار أعلى القائمة اختر:
- الكل (الصفحة الحالية): فواتير الصفحة الظاهرة فقط.
- الكل (جميع الصفحات): كل الفواتير المطابقة للفلاتر الحالية في كل الصفحات.
- لا أحد: لإلغاء التحديد.
ثم اضغط الاجراءات (ويظهر بجوارها عدد الفواتير المحددة) واختر:
| الإجراء | ما يفعله |
|---|---|
| طباعة PDF | ينشئ ملف PDF واحدًا يضم كل الفواتير المحددة، كل منها بتصميمها، للطباعة أو الحفظ. الحد الأقصى 200 فاتورة في المرة. |
| تصدير | تصدير بيانات الفواتير المحددة إلى ملف، مع اختيار الحقول. |
| حذف | حذف الفواتير المحددة بعد التأكيد، ونقلها لسلة المحذوفات. |
طباعة أو استخراج فواتير الشراء لفترة محددة
لاستخراج كل فواتير الشراء عن فترة معيّنة لديك ثلاث طرق حسب ما تحتاجه:
| الطريقة | الناتج | مناسبة لـ |
|---|---|---|
| طباعة PDF | ملف PDF يضم الفواتير نفسها بتصميمها. | طباعة الفواتير أو أرشفتها أو إرسالها للمحاسب. |
| تصدير | ملف ببيانات الفواتير (جدول) بالحقول التي تختارها. | المراجعة والتحليل في Excel. |
| تقارير المشتريات | تقرير بالفواتير وإجمالياتها، مع طباعة وتصدير. | كشف بفواتير الفترة وإجمالي المشتريات حسب المورد أو المنتج. |
1. طباعة الفواتير PDF
مثال: طباعة كل فواتير الشراء من 01/04/2023 إلى 30/06/2023:
- افتح فواتير الشراء.
- في فلتر التاريخ، حدد من 01/04/2023 إلى 30/06/2023، ثم اضغط بحث. وأضف أي فلاتر أخرى تحتاجها، مثل المورد.
- من مربع الاختيار أعلى القائمة اختر الكل (جميع الصفحات)، لتحديد كل فواتير الفترة وليس الصفحة الأولى فقط.
- اضغط الاجراءات ثم طباعة PDF.
- يُنشأ ملف PDF يضم كل فواتير الفترة، افتحه واطبعه أو احفظه.
🛈
الحد الأقصى: يمكن طباعة 200 فاتورة كحد أقصى في المرة الواحدة؛ فإذا زاد العدد تظهر رسالة لا يمكن طباعة أكثر من 200 أمر شراء. في هذه الحالة قسّم الفترة (مثلًا شهرًا شهرًا: أبريل، ثم مايو، ثم يونيو) واطبع كل جزء على حدة.
- تُطبع كل فاتورة بتصميمها ومقاس ورقها المحدد في تصاميم الفواتير.
- لاستخراج كشف بالفواتير (جدول بأرقامها وإجمالياتها) بدلًا من الفواتير نفسها، استخدم التصدير أو تقارير المشتريات.
2. تصدير فواتير الفترة إلى ملف
- افتح فواتير الشراء، وحدد الفترة في فلتر التاريخ واضغط بحث (وأضف المورد أو حالة الدفع إن أردت).
- من مربع الاختيار أعلى القائمة اختر الكل (جميع الصفحات).
- اضغط الاجراءات ثم تصدير.
- اختر الحقول المطلوبة في الملف (مثل الرقم والتاريخ والمورد والإجمالي والضريبة وحالة الدفع)، ثم صدّر الملف وافتحه في Excel.
🛈
ملاحظة: التصدير لا يخضع لحد الـ 200 فاتورة الخاص بطباعة PDF؛ لذلك هو الأنسب لاستخراج عدد كبير من الفواتير.
3. عرض تقارير المشتريات
من التقارير › تقارير المشتريات اختر التقرير المناسب، وحدد الفترة، واضغط عرض التقرير:
| التقرير | ما يعرضه |
|---|---|
| مشتريات الموردين | قائمة بفواتير الشراء في الفترة. |
| المشتريات حسب المورد (التفاصيل / الملخص) | فواتير الشراء مجمعة حسب المورد مع إجمالي كل مورد. |
| المشتريات حسب مدخل الفاتورة (التفاصيل / الملخص) | فواتير الشراء مجمعة حسب الموظف الذي أدخلها. |
| تقرير مشتريات المنتجات حسب المنتج / حسب المورد | الكميات والمبالغ المشتراة لكل منتج أو من كل مورد. |
ومن كل تقرير يمكنك طباعة التقرير أو تصديره (مثل Excel أو PDF).
🛈
ملاحظة: التقارير تعرض كشفًا بالفواتير وإجمالياتها، وليس الفواتير نفسها بتصميمها؛ فلطباعة الفواتير نفسها استخدم طباعة PDF.
إجراءات الفاتورة الواحدة
من قائمة الإجراءات بجوار كل فاتورة: عرض، وتعديل، وPDF، وطباعة، وأرسل بريد إلى المورد، ونسخ، وحذف.
أسئلة شائعة
كيف أستخرج جميع فواتير المشتريات عن فترة معيّنة؟
فلتر القائمة بالفترة، واختر الكل (جميع الصفحات)، ثم طباعة PDF للفواتير نفسها، أو تصدير لملف بياناتها. أو اعرض تقارير المشتريات للفترة. التفاصيل.
اخترت الكل لكن الطباعة شملت الصفحة الأولى فقط؟
لأنك اخترت الكل (الصفحة الحالية). اختر الكل (جميع الصفحات) لتحديد كل الفواتير المطابقة للفلتر.
ظهرت رسالة لا يمكن طباعة أكثر من 200 أمر شراء؟
عدد الفواتير المحددة أكثر من 200. قسّم الفترة إلى فترات أصغر واطبع كل منها، أو استخدم تصدير إذا كنت تحتاج بيانات الفواتير فقط.
لا أجد خيار طباعة عادي في الإجراءات؟
الطباعة الجماعية تتم من خلال طباعة PDF؛ افتح الملف الناتج واطبعه. أما زر طباعة العادي فمتاح لكل فاتورة على حدة.
لماذا لا تظهر بعض الفواتير بعد التصفية؟
تأكد من الفلاتر المطبقة الأخرى (مثل حالة الدفع أو المورد)، واضغط إلغاء الفلتر ثم أعد التصفية.