لماذا لا تُضاف المشتريات إلى المخزون؟ الأسباب وطرق المعالجة

يتناول هذا الدليل الحالات التي تُسجَّل فيها فاتورة الشراء دون أن تزيد كمية المنتجات في المخزون، ويوضح سبب كل حالة وطريقة معالجتها. ويُنصح بمراجعة الحالات بالترتيب الوارد أدناه، إذ تمثل الحالات الأولى الأسباب الأكثر شيوعًا.

قائمة المراجعة السريعة

م	السؤال	إذا كانت الإجابة “لا”
1	هل فاتورة الشراء صادرة وليست مسودة؟	الحالة الأولى
2	هل الفاتورة بحالة مستلم؟	الحالة الثانية
3	هل تم تأكيد إذن إضافة مخزن (في حال تفعيل الأذون المخزنية)؟	الحالة الثالثة
4	هل خيار تتبع المخزون مفعّل للمنتج؟	الحالة الرابعة
5	هل البند مرتبط بمنتج وليس خدمة؟	الحالة الخامسة
6	هل تتم مراجعة الرصيد في المستودع ذاته المختار في الفاتورة؟	الحالة السادسة

الحالة الأولى: فاتورة الشراء محفوظة كمسودة

لا تُنشئ الفاتورة المحفوظة كمسودة أي حركة مخزنية أو قيد محاسبي.

1. افتح الفاتورة من فواتير الشراء.
2. اضغط أصدر فاتورة شراء.

الحالة الثانية: الفاتورة غير مستلمة

في حال عدم تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء، تظهر في الفاتورة خانة مستلم. وإذا لم تُحدد هذه الخانة، تُحفظ الفاتورة بحالة لم يستلم، ولا تُضاف الكمية إلى المخزون حتى تأكيد الاستلام.

1. افتح الفاتورة.
2. اضغط أكد الإستلام.
3. تُضاف الكمية إلى المخزون، ويُسجَّل تاريخ الاستلام بتاريخ اليوم.

الحالة الثالثة: إذن الإضافة المخزني لم يُؤكَّد

في حال تفعيل خيار الأذون المخزنية لفواتير الشراء من إعدادات المخزون والمنتجات، لا تُضاف الكمية مباشرة عند حفظ الفاتورة، وإنما يُنشأ إذن إضافة مخزن بحالة تحت التسليم، ولا تُضاف الكمية إلا بعد تأكيده.

1. افتح الأذون المخزنية، أو تبويب الأذون المخزنية في صفحة الفاتورة.
2. افتح الإذن المرتبط بالفاتورة.
3. اضغط تأكيد لاستلام الكمية بالكامل، أو عدّل الإذن بالكمية المستلمة فعليًا لتسجيل استلام جزئي.

الحالة الرابعة: خيار تتبع المخزون غير مفعّل للمنتج

لا يحتفظ النظام برصيد مخزني للمنتج إلا إذا كان خيار تتبع المخزون مفعّلًا له. ويُعامل شراء المنتج غير المتتبَّع معاملة المصروف، دون أي أثر على الكميات.

1. افتح المنتج من المنتجات، ثم اضغط تعديل.
2. في قسم إدارة المخزون، فعّل خيار تتبع المخزون، ثم احفظ.
3. لا يُطبَّق التفعيل على الفواتير السابقة تلقائيًا؛ لذلك يُعاد حفظ الفاتورة أو تُسجَّل الكمية بإذن إضافة يدوي.

الحالة الخامسة: البند غير مرتبط بمنتج

في حال كتابة اسم البند يدويًا في الفاتورة دون اختياره من قائمة المنتجات، يُسجَّل البند نصًا حرًا غير مرتبط بأي منتج، ولا يؤثر على المخزون.

1. افتح الفاتورة وعدّلها.
2. احذف البند المكتوب يدويًا، واختر المنتج من القائمة المنسدلة.
3. احفظ الفاتورة.

الحالة السادسة: مراجعة الرصيد في مستودع مختلف

تُضاف الكمية إلى المستودع المحدد في فاتورة الشراء فقط. وفي حال مراجعة الرصيد في مستودع آخر، أو في حال تفعيل الفروع وعرض بيانات فرع مختلف، لن تظهر الكمية.

1. تحقق من المستودع المحدد في الفاتورة.
2. راجع الرصيد من تقرير ملخص رصيد المخازن مع اختيار جميع المستودعات.

حالات أخرى

الحالة	التوضيح
المنتجات المتتبَّعة بالرقم التسلسلي أو رقم الشحنة أو تاريخ الانتهاء	يتعين إدخال بيانات التتبع لكل بند، ويتعذر حفظ الاستلام دون إدخالها. وفي حال تفعيل الأذون المخزنية، تُدخل هذه البيانات في إذن الإضافة.
الوحدات المتعددة	قد تظهر الكمية بوحدة مختلفة عن وحدة الشراء (مثل الشراء بالكرتونة وعرض الرصيد بالقطعة).
تاريخ الفاتورة أو التقرير	في حال عرض الرصيد بتاريخ سابق لتاريخ الاستلام، لا تظهر الكمية.
فاتورة محذوفة	تُلغى حركة المخزون عند حذف الفاتورة.
مرتجع مشتريات	تؤدي مرتجعات المشتريات وإشعارات المدين إلى تخفيض الكمية.
المنتج المجمع (معد مسبقا)	تُضاف كمية المنتج المجمع وتُخصم مكوناته تلقائيًا.

التحقق من تسجيل الكمية

• افتح صفحة المنتج وراجع تبويب حركة المخزون؛ وتظهر فيه حركة الشراء في حال تسجيلها.
• راجع حالة الاستلام في صفحة فاتورة الشراء (مستلم أو مستلم جزئيا أو تحت التسليم).

الأسئلة الشائعة

لماذا لا تظهر خانة “مستلم” في فاتورة الشراء؟

لأن خيار الأذون المخزنية لفواتير الشراء مفعّل، ويتم الاستلام من خلال إذن الإضافة المخزني.

أكدت الاستلام ولا تزال الكمية لا تظهر، فما السبب؟

يُرجح أن خيار تتبع المخزون غير مفعّل للمنتج، أو أن الرصيد تتم مراجعته في مستودع مختلف.

هل يمكن استلام جزء من الكمية فقط؟

نعم، في حال تفعيل الأذون المخزنية لفواتير الشراء، من خلال تعديل إذن الإضافة بالكمية المستلمة.