استعراض دليل الحسابات في دفترة والتعديل عليه

يعتبر الدليل المحاسبي أو شجرة الحسابات دليل شامل يحتوي جميع المعاملات المحاسبية بعد تبويبها بحسب التصنيفات المناسبة، وتعد أهمية الدليل المحاسبي نتيجة لبناء جميع التقارير والقوائم المالية عليه.

يتكون دليل الحسابات من مستويات متدرجة، تبدأ بالحسابات الرئيسية ويندرج عنها الحسابات الفرعية ثم الحسابات الأكثر فرعية

على سبيل المثال كود الأصول (1) وهو حساب أساسي يندرج عنه حساب رئيسي يسمى الأصول المتداولة كوده (11) ويندرج عن الأصول المتداولة حساب النقدية وكوده (111) وهكذا

يأتي دليل الحسابات من دفترة مهيأ وجاهز للاستخدام المباشر، ويتاح إجراء التعديلات المرادة عليه ليناسب طبيعة عملك.

 اضغط على “دليل الحسابات” المنسدلة عن “الحسابات العامة” بالقائمة الرئيسية لتجد دليل الحسابات يظهر فيه التنظيم الشجري على الجانب الأيمن وتظهر قيم أرصدة الحسابات الرئيسية والفرعية على الجانب الأيسر.

وتجد الدليل مكوّن من خمسة حسابات رئيسية، وهي كالتالي:

• الأصول وتأخذ الكود (1).
• الخصوم وتأخذ الكود (2).
• رأس المال وحقوق الملكية وتأخذ الكود (3).
• الإيرادات وتأخذ الكود (4).
• المصروفات وتأخذ الكود (5).

ويتفرع عن هذه الحسابات الرئيسية حسابات فرعية يمكنك مشاهدتها بالضغط عليها، كما يمكنك الوصول للحسابات المرادة عن طريق خانة البحث.

 عند الضغط على الأصول مثلًا يظهر حساب الأصول الثابتة كودها (11) والأصول المتداولة كودها (12).

وعند الضغط على الأصول الثابتة تظهر الحسابات المتفرعة عنها، ويمكنك بالضغط على الثلاث نقاط بجوار هذه الحسابات تعديلها أو حذفها في حالة كان حساب غير مستخدم في نشاطك التجاري بشرط ألا يحتوي الحساب المراد حذفه على عمليات محاسبية داخله.

كما بإمكانك استعراض مديونية  كل حساب فرعي على حِدة بجوار هذا الحساب أو إجمالي مديونية حساب رئيسي أعلى يسار الحساب سواء كان الحساب مدين أو دائن.

هناك الـ 5 حسابات الأساسية وهم:

• الأصول.
• الخصوم.
• رأس المال وحقوق الملكية.
• الإيرادات .
• المصروفات.

ويتفرع عن هذه الحسابات الخمس حسابات أخرى قد تكون أساسية أو فرعية، فما الفرق بينهما؟

أيقونة الحسابات الرئيسية تشبه المجلد (🗂️) وتحتوي على عدد من الحسابات الرئيسية داخلها ويمكنك بسهولة إضافة حساب فرعي داخل الحساب الرئيسي كما يمكنك التعديل عليه.

 أما الحساب الفرعي يشبه الملف (📄) ولا يمكنك إضافة حسابات أخرى داخله متفرعة عنه ويمكنك التعديل عليه وتعيين مركز تكلفة له، ويتم اختياره عند توجيه حسابات معاملاتك المحاسبية حيث يتم ترصيد الحسابات داخله.

 يمكنك عرض أو تعديل الحسابات الأساسية الخمسة، وذلك بالضغط على علامة الإعدادات (⚙️) بجوار اسم الحساب الرئيسي.

في حالة التعديل يمكن التحكم في بعض بياناته مثل:

• الاسم
• الكود
•  (النوع) طبيعة الحساب دائن أم مدين

وفي حالة عرض الحساب الأساسي تجد تفاصيله ونبذة عن استخدام هذا الحساب في دليل الحسابات، وكذلك الأنشطة المحاسبية المرتبطة به.

ويمكنك من خلال الضغط على الثلاث نقاط بجوار أي حساب رئيسي أو فرعي تعديل بعض بياناته كذلك مثل:

• الاسم
• الكود
•  (النوع) طبيعة الحساب دائن أم مدين
• تغيير الحساب الرئيسي المنتمي له هذا الحساب

لا يمكنك إضافة حساب أساسي بالإضافة للخمس حسابات الأساسية في دليل الحسابات، لكن بإمكانك إضافة حسابات رئيسية وفرعية تندرج عنهم.

اذهب إلى دليل الحسابات، وافتح الحساب المراد إضافة الحساب الجديد داخله، واضغط على زر “أضف حساب”.

أدخل بيانات الحساب المطلوب إضافته إلى الدليل:

• نوع الحساب: حدد نوع الحساب سواء “حساب فرعي” لن يتم إضافة حسابات متفرعة عنه أو “حساب رئيسي” ستتم إضافة حسابات متفرعة عنه.
• كود: قم بتعيين كود للحساب الجديد.
  • ملحوظة: لا يسمح بتكرار أحد الأكواد الخاصة بأي حسابات فرعية أو رئيسية داخل الدليل.
• الاسم: أدخل اسم الحساب على النحو المطلوب.
• حساب رئيسي: يمكن تحديد الحساب الرئيسي الذي سيدرج أسفل منه الحساب الجديد.
• النوع: حدد نوع الحساب من حيث طبيعته “دائن” أو “مدين”.

اضغط على زر “حفظ”.

بعد إضافة الحساب الجديد تجده في دليل الحسابات ويمكنك تعيينه عند إضافة قيد جديد أو عند توجيه قيد أي معاملة محاسبية على النظام.

يتم تعيين مراكز التكلفة للحسابات الفرعية التي لا يتفرع عنها حسابات أخرى، ومن خلال ربط مركز التكلفة بهذا الحساب، سيتم ربط أي قيد أو عملية محاسبية تضاف لهذا الحساب إلى مركز التكلفة المعين لها تلقائيًا إن أردت ذلك.

يمكنك الضغط على الحساب المراد، ثم اضغط على الثلاث نقاط بجوار الحساب واضغط على “تعيين مراكز التكلفة” وحدد مركز التكلفة المراد ونسبته المئوية وهل تريد أن يكون الربط تلقائي أم لا.

هناك بعض الحسابات في النظام ليس عليك إضافتها يدويًا إلى دليل الحسابات حيث يتم إضافتها إليه تلقائيًا عند إنشائها في المكان المخصص له، فمثلًا عند إضافة عميل يسمى “عميل 1” من صفحة العملاء في دفترة، يتم إنشاء حساب في العملاء المنسدلة عن المدينون المنسدلة عن الأصول المتداولة في دفترة يسمى “عميل 1” ويتم ترصيد الحسابات المتعلقة به تلقائيًا في الحساب خاصته، ولا يقتصر تسجيل الحسابات تلقائيًا في دليل الحسابات على العملاء فقط ولكن يشمل:

• العملاء
• الموردين
• الخزائن والحسابات البنكية
• المستودعات
• الأصول والضرائب

اضغط على “إضافة عميل جديد” المنسدلة عن “العملاء” بالقائمة الرئيسية وأضف العميل “شركة المقاولات العالية بجدة”.

لتجد حساب قد تم إنشائه تلقائيًا باسم هذا العميل في دليل الحسابات

يمكنك استعراض تقرير دليل الحسابات كله أو أحد الحسابات داخله فقط، لاستعراض تقرير أحد الحسابات، افتح هذا الحساب في شجرة الحسابات ثم اضغط على أيقونة التقارير في الأعلى.

اضبط إعدادات التقرير كالفترة الزمنية المراد عرضه عنها، ثم اضغط على زر “عرض التقرير”.

ولاستعراض تقرير شامل عن مجمل حسابات الدليل، اضغط على “تقارير الحسابات العامة” المنسدلة عن “التقارير” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “دليل الحسابات العامة”.

ثم اضغط على زر “عرض التقرير” واتبع نفس طريقة عرض التقارير الجزئية عن أحد حسابات الدليل.