دليل مراكز التكلفة في دفترة

تفيد مراكز التكلفة في تصنيف الإيرادات والمصروفات طبقًا للأقسام أو التصنيفات التي تحددها، بحيث يتبين لك ما الأقسام (مراكز التكلفة) الأكثر تكلفة وكذلك تلك الأكثر ربحية، مع مقابلة مصروفات وإيرادات كل مركز تكلفة ومعرفة نسبة ربحيته بالتحديد مقابل ما يتم إنفاقه عليه.

في البداية يجب أن تتأكد من تفعيل الحسابات العامة من تطبيق “إدارة الحسابات”، وذلك بالضغط على “الإعدادات” من القائمة الرئيسية واختيار “إدارة التطبيقات”. والآن قُم بتفعيل خيار “الحسابات العامة والقيود اليومية”. كما يظهر في الصورة، ثم اضغط على “حفظ”.

لكي تبدأ في إنشاء مراكز التكلفة، لا بد من توافر مركز تكلفة رئيسي أولًا تندرج تحته مجموعة من المراكز الفرعية، لذا فالخطوة الأولى هي إنشاء مركز تكلفة رئيسي، ثم إضافة مراكز تكلفة فرعية تابعة له. وبعدها نَصِل إلى مرحلة تعيين المصروفات إلى هذه المراكز. ولإنشاء مركز تكلفة رئيسي نذهب إلى “الحسابات العامة” من القائمة الرئيسية، ثم نضغط على “مراكز التكلفة”، وبعدها نضغط على زر “أضف مركز تكلفة” أعلى يسار الصفحة، لتظهر لنا الشاشة العائمة الموضحة في الصورة.

 

والآن نُضيف “الاسم” لمركز التكلفة الرئيسي الجديد، ونقوم بتفعيل خيار “مركز تكلفة رئيسي”.

 

بذلك نكون قد أنشأنا مركز تكلفة رئيسيًا، ونلاحظ ظهوره داخل الصفحة الخاصة بإدارة مراكز التكلفة. والخطوة التالية هي إنشاء مركز تكلفة فرعي تابع له. أسفل مركز التكلفة الرئيسي، نضغط على “أضف مركز تكلفة”. 

والآن نضع الاسم الخاص بمركز التكلفة الفرعي، وفي الخانة التي هي أسفل خانة الاسم نحدد مركز التكلفة الرئيسي. 

ونضغط على زر “حفظ”.

يمكنك إضافة أكثر من مركز فرعي لمركز التكلفة الرئيسي الواحد، كما يمكنك بالتأكيد إضافة أكثر من مركز رئيسي يتبعه عدد من المراكز الفرعية، فلك الحرية الكاملة في ضبط شجرة مراكز التكلفة لديك وفقًا لطبيعة نشاط مؤسستك.

عند إضافة معاملة محاسبية كسند الصرف أو القبض أو قيد أو حتى فاتورة يمكنك ربط هذه المعاملة بمركز تكلفة محدد، إليك هذا المثال حيث نقوم بإضافة مصروف ونعين مركز تكلفة له.

ننتقل أولًا إلى الصفحة الخاصة بإنشاء سند الصرف، من خلال الضغط على “المالية” من القائمة الرئيسية، ثم اختيار “المصروفات” وبعدها نضغط على زر “سند صرف”. 

بعد إدخال كافة البيانات الأساسية الخاصة بالمصروف كالمبلغ والوصف … إلخ، يمكن تفعيل خيار “تعيين مراكز التكلفة” لتظهر لنا الخانات الخاصة بضبط مراكز التكلفة التي ستتحمل الكل أو الجزء من المصروف وتحديد نسبتها.     

قُم بتحديد مركز التكلفة المطلوب، ثم اختر بين تسجيل القيمة في صورة نسبة مئوية أو مبلغ ثابت.

 سيقوم النظام بضبط الخانة الأخرى بشكل آلي أيًا كان اختيارك، أي أنه في حال إدخال نسبة سيقوم النظام بمعالجة القيمة واحتساب المبلغ بناءً على قيمة المصروف الكلية والنسبة التي قمت بإدخالها، والعكس صحيح ففي حال إدراج المبلغ الثابت سيعمل النظام على حساب النسبة المقابلة لهذه القيمة. 

ويمكنك تعيين أكثر من مركز تكلفة للمصروف نفسه بالضغط على زر “+ إضافة”. 

بعد الانتهاء اضغط على زر“حفظ”. لتجد لتجد هذا المصروف وقد تم تضمينىه ضمن حسابات مركز التكلفة المعيّن له.

يمكنك تعيين أحد حسابات الدليل المحاسبي إلى أحد مراكز التكلفة مع ربط معاملات هذا الحساب بمركز التكلفة آليًا، أي عند تعيين أي معاملة محاسبية كالقيود لهذا الحساب، سيتم تبويب هذه المعاملات داخل مركز التكلفة المرتبط بالحساب.

 

يمكنك ربط حسابات الشركة بمراكز التكلفة، فمثلاً يمكن إنشاء حساب فرعي تحت بند المصروفات أو الإيرادات بالدليل المحاسبي وربط هذا الحساب بمركز تكلفة معين أو عدة مراكز. وللقيام بذلك نضغط على “الحسابات العامة” من القائمة الرئيسية، ثم نضغط على “مراكز التكلفة”، ثم نضغط على “حسابات بدون مراكز تكلفة” كما يظهر في الصورة. 

 

الآن من بين كافة الحسابات المتاحة المعروضة، يمكن الضغط على “تعيين مراكز التكلفة” يسار الحساب الذي تريد تعيين مركز تكلفة له. 

عند الضغط عليه ننتقل إلى الصفحة الخاصة بتحديد مراكز التكلفة التي سيتم ربطها بهذا الحساب، مع تحديد النسبة أو المبلغ الخاص بكل مركز. ويمكن كما ذكرنا سابقًا إضافة عدة مراكز من خلال الضغط على “إضافة” وتعيين مركز آخر، ثم الضغط على “حفظ”. 

والآن لم يتبقَّ سوى استعراض ميزة التقارير الخاصة بمراكز التكلفة، حيث يتيح برنامج دفترة مجموعة من التقارير التي تعرض كافة مراكز التكلفة الرئيسية والفرعية، وأيضًا تقارير خاصة بمراكز التكلفة المرتبطة بحسابات الشركة، مع مجموعة أدوات فلترة تجعل من عملية العرض واستخراج البيانات أكثر دقة وسهولة. يتم الوصول إلى التقارير من خلال الضغط على “الحسابات العامة” من القائمة الرئيسية، ثم الضغط على “مراكز التكلفة”، ثم الضغط على أيقونة إدارة مراكز التكلفة واختيار “تقرير مراكز التكلفة” كما يظهر في الصورة. 

ثم اضغط على زر “عرض التقرير”.

 

يمكن للتقرير عرض مراكز التكلفة الرئيسية والفرعية، والرصيد الخاص بكل مركز تكلفة من مدين ودائن، مع تفصيل للعمليات الخاصة بالمصروفات والإيرادات التي اعتُمِدت بالحساب.