استيراد كشف الحساب يدويًا لمطابقة الحساب البنكي بحساب دفترة
يمكنك من خلال هذه الميزة من دفترة مطابقة المعاملات المالية التي تتم على الحساب البنكي بما يقابلها من عمليات صرف وقبض في حسابك على نظام دفترة عن طريق رفع الملف الإكسيل المحتوي على معاملات حسابك البنكي، مما يساعدك على إدارة أكثر كفاءةً للوضع المالي، وإصدار كشف متكامل يوضح مصدر ووصف المعاملة المالية ومرجعها البنكي.
استعراض ملف الإكسيل المناسب لاستيراد بيانات الحساب البنكي منه
تأكد من تجهيز ملف الإكسيل شامل بيانات العميل المراد رفعها على دفترة مثل اسم العميل وبريده الإلكتروني وكود العميل والاسم التجاري والهاتف وغيرها من البيانات.
ينبغي أن يكون ملف الإكسيل بصيغة csv
حيث تعتبر الصيغة المناسبة للملفات باللغة العربية.
طريقة استيراد بيانات الحساب البنكي عن طريق ملف الإكسيل
اضغط على “خزائن وحسابات بنكية” المنسدلة عن “المالية” بالقائمة الرئيسية، واختر حساب البنك المراد استيراد المعاملات الخاصة به .
اضغط على زر “استيراد كشف حساب البنك”.
قم باختيار المحدد “Comma Separated” واضغط على “اختيار الملف Choose File” لرفع ملف إكسيل المراد من جهازك.
ملحوظة: عند الضغط على زر “تنزيل المثال” يتم تحميل ملف إكسيل يحتوي صيغة الحقول المطابقة لحقول الحسابات البنكية على دفترة، لكي تتطابق حقول حسابك البنكي الفعلية مع حقول نفس الحساب البنكي على دفترة بسهولة.
- ملحوظة: في حالة كان لكل عمود عنوان مثل “التاريخ” “الوصف” فلا تقم بتفعيل “قم باستيراد الصف الأول من الملف” ولكن في حالة عدم وجود عنوان لكل عمود قم بتفعيل هذه الخاصية لعدم فقدان أحد البنود أثناء عملية الرفع.
اختر من جهازك ملف الإكسيل الخاص بكشف حساب البنك لرفعه على النظام
قم بمقابلة بيانات ملف الإكسيل الخاص بكشف حساب البنك ببيانات نفس الحقل في النظام، مثلًا إن كان عنوان عمود التاريخ لمعاملة كشف حساب البنك في ملف الإكسيل “التاريخ”، قم بكتابة هذا العنوان مقابل حقل التاريخ على النظام ليتعرف نظام دفترة على نوع كل بيان يقوم برفعه، ثم اضغط على زر “استيراد”.
عند تفعيل حقل “تخطى الأخطاء أثناء عملية الاستيراد” لن يتم إظهار أي أخطاء حدثت عند عملية الاستيراد أما في حالة عدم تفعيلها سيُظهر لك النظام هذه الأخطاء لمعالجتها.
- ملاحظة: الحقول المميزة بالعلامة “*” هي حقول افتراضية لمعاملات كشف حساب البنك ينبغي عليك تضمينها ملف الإكسيل، أما باقي الحقول يمكنك تركها فارغة إن لم تكن تريد رفعها من خلال ملف الإكسيل.
تظهر لك رسالة بعدد المعاملات التي نجح استيرادها وكذلك المعاملات التي فشل استيرادها حتى تقوم بإصلاح الأخطاء التي أدت لفقدانها.
بعد نجاح استيراد كشف حساب البنك عن طريق ملف الإكسيل يمكنك إيجادها في هذا الحساب البنكي على دفترة، ثم بعد ذلك تقوم بعملية المطابقة بينها وبين المعاملات المسجلة على دفترة يدويًا.
مطابقة ملف الحساب البنكي بمعاملات حسابك البنكي على دفترة
بعد استيراد كشف حساب البنك، اضغط على “خزائن وحسابات بنكية” المنسدلة عن “المالية” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على الحساب البنكي المراد مطابقته بملف كشف الحساب، واضغط على تبويب “كشف حساب البنك” لتظهر لك كل المعاملات التي تم استيرادها من ملف الإكسيل، لكن ستظهر بالحالة “لم تطابق” لحين مطابقتها أنت بنفسك يدويًا مع المعاملات الموجودة على حسابك بدفترة.
يمكنك حذف أو استبعاد أحد المعاملات التي تم استيرادها من كشف حساب البنك كما يمكنك بالطبع مطابقتها بالمعاملات على دفترة.
تظهر معاملات سحب الأموال باللون الأحمر بينما تظهر معاملات الإيداع باللون الأخضر، ويمكنك الضغط على زر “مطابقة” لربط معاملات ملف الإكسيل (معاملات البنك الفعلية) بتلك المسجلة على الحساب.
بعد الضغط على “مطابقة” تظهر لك شاشة تحتوي على عمودين، العمود الأول عبارة عن كشف حساب البنك الذي قمت باستيراده من الإكسيل، وبالضغط على أحد هذه المعاملات يظهر لك تلقائيًا جميع معاملات دفترة المشابهة لهذه المعاملة، إن كانت هي نفسها، قم بالضغط على المربع بجوار معاملة النظام لتظهر علامة (✔) ثم اضغط على زر “مطابقة” وبعد الإنتهاء من مطابقة جميع المعاملات المرادة اضغط على زر “إنهاء المطابقة وإغلاق”.
ملحوظة: إن لم تجد معاملة مماثلة على النظام لمعاملة الحساب البنكي، اضغط على زر “إضافة سند صرف” أو “إضافة سند قبض” وأضف المعاملة على النظام يدويًا ثم قم بالمطابقة.
للإطلاع على معاملات النظام اضغط على تبويب “معاملات النظام” داخل صفحة الحساب البنكي المراد، وستجد جميع المعاملات المتعلقة بالحساب البنكي ويظهر إن كانت قد تم مطابقتها مع كشف حساب البنك أم لم تطابق بعد.
