نظام الاشتراكات والعضويات في دفترة: المفاهيم ودورة العمل
نظام الاشتراكات والعضويات في دفترة يتيح لك بيع اشتراكات مدفوعة لعملائك لمدة محددة، مثل الاشتراك الشهري في نادٍ رياضي أو باقة جلسات في مركز تدريب أو عيادة، ومتابعة كل عميل: هل اشتراكه نشط أو منتهي، ومتى ينتهي، وكم تبقى له من أرصدة (جلسات أو زيارات)، مع إنشاء فواتير الاشتراك والتجديد تلقائيًا.
يشرح هذا الدليل مفاهيم النظام والعلاقة بينها، ودورة العمل كاملة من إنشاء الباقة حتى التجديد أو الانتهاء، والتطبيقات والصلاحيات والإعدادات والتقارير.
محتويات المقال
المفاهيم الأساسية
| المفهوم | التعريف | مثال |
|---|---|---|
| نوع الرصيد | وحدة يستهلكها العميل من اشتراكه. | جلسة تدريب، زيارة، حصة سباحة. |
| الباقة | العرض الذي تبيعه: السعر، والمدة (يومي، أسبوعي، شهري، سنوي، أو لا تنتهي صلاحيته)، وأنواع الرصيد وكمياتها. ونوعها العضوية أو شحن الرصيد. | باقة شهرية بـ 300 ريال تشمل 12 جلسة. |
| العضوية | ملف اشتراك العميل؛ لكل عميل عضوية واحدة، بتاريخ التحاق وتاريخ انتهاء وحالة وباقة حالية. | عضوية العميل أحمد منذ 1/1. |
| الاشتراك | كل فترة مدفوعة على العضوية، ويُنشأ عند سداد فاتورة العضوية أو التجديد. | اشتراك أكتوبر من 1/10 إلى 31/10. |
| شحن الرصيد | الرصيد الممنوح للعميل من الاشتراك، صالح من بداية الاشتراك حتى نهايته. | 12 جلسة متاحة حتى 31/10. |
| استخدام الرصيد | خصم من رصيد العميل عند استفادته من الخدمة. | حضر جلسة، فيبقى 11. |
🛈
ملاحظة: الباقة من نوع العضوية تُنشئ عضوية واشتراكات وأرصدة، أما باقة شحن الرصيد فتضيف أرصدة للعميل فقط دون عضوية.
دورة العمل
وخلال الدورة يمكنك تجميد العضوية لفترة (مع تعويض العميل بأيامها)، أو إيقافها يدويًا، أو تعديل تواريخها.
مثال كامل
نادٍ رياضي
حالات العضوية وحالات الرصيد
| حالة العضوية | متى |
|---|---|
| قادم | تاريخ الالتحاق في المستقبل. |
| نشط | سارية، أو خلال أيام السماحية بعد الانتهاء. |
| منتهي | بعد الانتهاء وأيام السماحية دون تجديد. |
| موقوف | أُوقفت يدويًا حتى إلغاء الإيقاف. |
| مجمد | خلال فترة توقف. |
| حالة الرصيد | المعنى |
|---|---|
| متاح | يمكن استخدامه. |
| مستهلك | استُخدم بالكامل. |
| منتهي | انتهت صلاحيته. |
| موقوف | أُوقف، مثل حذف الدفعة أو الفاتورة أو الاشتراك. |
الشاشات
| الشاشة | الاستخدام |
|---|---|
| انواع الرصيد | تعريف وحدات الرصيد. |
| الباقات | إضافة الباقات وتفعيلها وتعطيلها. |
| إدارة العضويات | إضافة العضويات وعرضها، والتجديد، والتجميد، والإيقاف. |
| إدارة الإشتراكات | كل الاشتراكات المدفوعة بتواريخها وفواتيرها. |
| شحن الأرصدة | الأرصدة الممنوحة للعملاء وصلاحيتها. |
| استهلاك الرصيد | تسجيل استخدام العملاء لأرصدتهم. |
| حضور العملاء | تسجيل حضور العملاء، عند تفعيل التطبيق. |
| إعدادات العضويات | أيام السماحية، ومن يسجل الحضور، ونوع فواتير الاشتراكات. |
وفي صفحة العميل يظهر تبويب العضوية بعضويته واشتراكاته، وفي فاتورة الاشتراك يظهر تبويب إشتراكات العضوية.
الإعدادات
| الإعداد | الأثر |
|---|---|
| أيام السماحية لتجديد العضوية | أيام تبقى فيها العضوية نشطة بعد انتهائها، وتحدد بداية الاشتراك عند التجديد المتأخر. |
| العملاء المسموح لهم بتسجيل الحضور | جميع العملاء، أو جميع الأعضاء، أو الأعضاء النشطون فقط. |
| إنشاء الفواتير الخاصة باشتراكات العضوية | مسودة أو مُصدَرة. |
الصلاحيات
| الصلاحية | تتيح |
|---|---|
| إدارة العضويات | إضافة العضويات وتعديلها وحذفها وتجديدها وتجميدها وإيقافها، وإدارة الاشتراكات. |
| إدارة إعدادات العضوية | إعدادات العضويات. |
| إدارة الباقات | الباقات. |
| إدارة شحن الأرصدة | شحن الأرصدة. |
| إدارة استهلاك الأرصدة | استخدام الأرصدة. |
| إدارة إعدادات الارصدة | أنواع الرصيد. |
| عرض حضور العملاء / إدارة حضور العملاء | حضور العملاء. |
وتُضبط من الأدوار الوظيفية. ولتسجيل دفعات الاشتراكات يحتاج الموظف صلاحيات الفواتير والمدفوعات.
التقارير
| التقرير | يعرض |
|---|---|
| الاشتراكات الجديدة | العضويات الجديدة في فترة. |
| تجديد العضويات | الاشتراكات والتجديدات. |
| العضويات المنتهية | العضويات التي انتهت لمتابعة تجديدها. |
| شحن الأرصدة | الأرصدة الممنوحة. |
| استهلاك الارصده | الأرصدة المستهلكة. |
أمثلة على الأنشطة المناسبة
| النشاط | الباقة | نوع الرصيد |
|---|---|---|
| النوادي الرياضية | اشتراك شهري أو سنوي. | زيارة، حصة تدريب شخصي. |
| المراكز التعليمية | كورس لمدة 3 أشهر. | محاضرة، حصة. |
| العيادات ومراكز العلاج الطبيعي | باقة جلسات صالحة لشهرين. | جلسة. |
| مراكز التجميل | باقة خدمات شهرية. | جلسة ليزر، جلسة عناية. |
| الخدمات الدورية | اشتراك صيانة سنوي. | زيارة صيانة. |
قواعد مهمة
- لكل عميل عضوية واحدة؛ ولتغيير الباقة جدد العضوية بالباقة الجديدة.
- الاشتراك والأرصدة يُنشآن عند سداد الفاتورة (كليًا أو جزئيًا)، وليس عند إضافة العضوية.
- تاريخ انتهاء العضوية يُحسب من آخر اشتراك مدفوع.
- العضوية التي لها اشتراكات لا يمكن حذفها؛ أوقفها بدل حذفها.
- الإيقاف والتجميد لا يوقفان استخدام الأرصدة.
- لا يُرسل النظام تذكيرًا تلقائيًا بانتهاء العضوية؛ تابع العضويات المنتهية من تقرير العضويات المنتهية.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين العضوية والاشتراك؟
العضوية ملف العميل الدائم، والاشتراك فترة مدفوعة عليها؛ فللعميل عضوية واحدة وعدة اشتراكات.
ما الفرق بين باقة العضوية وباقة شحن الرصيد؟
باقة العضوية تنشئ عضوية بمدة وحالة وأرصدة، وباقة شحن الرصيد تضيف أرصدة فقط.
هل أحتاج تطبيق الأرصدة إذا كنت لا أبيع جلسات؟
نعم، تطبيق العضويات يعتمد عليه لإدارة الباقات، حتى لو كانت الباقة بلا أرصدة.
متى تصبح العضوية نشطة؟
بعد سداد فاتورتها ووصول تاريخ الالتحاق.
هل تتجدد العضوية تلقائيًا؟
لا، التجديد يدوي من جدد في صفحة العضوية.
أين أرى كل ما يخص عميلًا؟
في تبويب العضوية في صفحة العميل.