إضافة رصيد مدفوعات للعميل

رصيد المدفوعات هو مبلغ يدفعه العميل دون ربطه بفاتورة محددة (مثل دفعة مقدمة أو سداد تحت الحساب)، فيُضاف لرصيد العميل، ويمكن توزيعه لاحقًا على فواتيره المستحقة. يشرح هذا الدليل طريقة إضافة رصيد مدفوعات للعميل، وطريقة تسجيل مبلغ رددته للعميل، والصلاحيات المطلوبة لذلك.

الصلاحيات المطلوبة

لكي يظهر زر أضف رصيد مدفوعات في ملف العميل، يجب أن يحتوي دور المستخدم في الأدوار الوظيفية على الصلاحيتين معًا:

الصلاحية	الوصف
إضافة عمليات دفع لكل الفواتير	صلاحية تسجيل المدفوعات. وهي الأساسية؛ فبدونها لا يمكن فتح صفحة إضافة رصيد المدفوعات.
إضافة فواتير لكل العملاء، أو إضافه فواتير للعملاء الخاصة به	الأولى لكل العملاء، والثانية للعملاء الذين أضافهم المستخدم أو المعيّنين له فقط.

وبالإضافة إلى الصلاحيات، يجب أن يكون تطبيق المبيعات مفعلًا، وأن يكون العميل غير موقوف.

خطوات إضافة رصيد مدفوعات

1. اضغط العملاء من القائمة الرئيسية، ثم إدارة العملاء.
2. افتح ملف العميل المطلوب.
3. اضغط أضف رصيد مدفوعات من الأزرار أعلى صفحة العميل.
4. أدخل بيانات عملية الدفع (الجزء التالي).
5. اضغط إضافة عملية دفع.

بيانات عملية الدفع

الحقل	الوصف
الطريقة	وسيلة الدفع (نقدي، تحويل بنكي، شيك…). ويمكن تعديل وسائل الدفع من إعدادات خيارات الدفع.
المبلغ	قيمة رصيد المدفوعات. أدخل المبلغ بإشارة سالبة (مثل ‎-500) لتسجيل مبلغ رددته للعميل، كما في رد مبلغ للعميل.
التاريخ	تاريخ عملية الدفع.
حالة الدفع	حالة عملية الدفع (مثل مكتمل).
تم التحصيل بواسطة	الموظف الذي حصّل المبلغ.
رقم المعرف	رقم مرجعي للعملية، مثل رقم الشيك أو التحويل.
بيانات الدفع	أي بيانات إضافية عن طريقة الدفع.
ملاحظات إيصال الاستلام	ملاحظات تظهر على إيصال الاستلام.
المرفق	صورة أو مستند مرتبط بعملية الدفع.
خزينة	الخزينة أو الحساب البنكي الذي حُصّل إليه المبلغ، أو الذي خرج منه المبلغ عند إدخاله بالسالب.

رد مبلغ للعميل (رصيد مدفوعات بالسالب)

إذا رددت للعميل مبلغًا من رصيده الدائن (دفعة مرتجعة)، سجّله كرصيد مدفوعات بقيمة سالبة:

1. افتح ملف العميل، واضغط أضف رصيد مدفوعات.
2. في المبلغ أدخل القيمة بإشارة سالبة، مثل ‎-500.
3. اختر الطريقة وخزينة التي خرج منها المبلغ، وأدخل التاريخ.
4. اضغط إضافة عملية دفع.

يُسجَّل المبلغ كدفعة مردودة للعميل، فيقل رصيده الدائن، ويُخصم المبلغ من الخزينة المختارة.

الحالة	ما تستخدمه
رددت للعميل مبلغًا نقديًا أو بتحويل من رصيده	أضف رصيد مدفوعات بمبلغ سالب.
تريد تحويل دفعة على فاتورة إلى رصيد دائن للعميل دون رد مبلغ	إنشاء إشعار دائن على الفاتورة.
للعميل رصيد سابق قبل بدء استخدام دفترة	الرصيد الافتتاحي من صفحة العميل.

بعد إضافة الرصيد

• يُضاف المبلغ إلى رصيد العميل، ويظهر في مدفوعاته وكشف حسابه.
• إذا كان الدفع التلقائي للفواتير مفعلًا، يُوزَّع الرصيد تلقائيًا على فواتير العميل المستحقة. وإذا كان متوقفًا، يمكنك توزيعه يدويًا على الفواتير التي تختارها.

منع مستخدم من إضافة رصيد مدفوعات

لمنع مستخدم من إضافة رصيد مدفوعات للعملاء، أزل من دوره في الأدوار الوظيفية صلاحية إضافة عمليات دفع لكل الفواتير، ثم احفظ الدور.

• بعد إزالتها يختفي زر أضف رصيد مدفوعات من ملف العميل، ولا يمكنه فتح صفحة إضافة الرصيد (تظهر رسالة غير مسموح لك بالوصول لهذه الصفحة).
• كما يختفي الزر إذا أُزيلت صلاحيات إضافة الفواتير (إضافة فواتير لكل العملاء وإضافه فواتير للعملاء الخاصة به)؛ لكن الصلاحية الأولى هي التي تمنع العملية فعليًا.
• إزالة صلاحية إضافة عمليات دفع لكل الفواتير تؤثر أيضًا على إضافة المدفوعات لفواتير المبيعات؛ فراجع صلاحيات المدفوعات الأخرى في الدور حسب ما تريد السماح به.

أسئلة شائعة

هل يمكن إضافة رصيد مدفوعات للعميل بالسالب؟

نعم. من أضف رصيد مدفوعات أدخل المبلغ بإشارة سالبة، واختر الخزينة التي خرج منها المبلغ، ثم اضغط إضافة عملية دفع. التفاصيل.

كيف أسجّل دفعة مرتجعة (مبلغ رددته) للعميل؟

سجّلها كرصيد مدفوعات بمبلغ سالب من ملف العميل، فيقل رصيده الدائن ويُخصم المبلغ من الخزينة. أما إذا أردت تحويل دفعة على فاتورة إلى رصيد للعميل دون رد مبلغ، فأنشئ إشعار دائن على الفاتورة.

ما الصلاحية المسؤولة عن زر أضف رصيد مدفوعات في ملف العميل؟

إضافة عمليات دفع لكل الفواتير، مع صلاحية إضافة الفواتير (لكل العملاء أو للعملاء الخاصة به). التفاصيل.

أزلت الصلاحية وما زال الزر ظاهرًا؟

سجّل خروج المستخدم ودخوله مرة أخرى، وتأكد أن دوره ليس مدير عام وأنه ليس مالك الحساب.

لا يظهر زر أضف رصيد مدفوعات رغم وجود الصلاحيات؟

تأكد أن العميل غير موقوف، وأن تطبيق المبيعات مفعل، وإذا كانت الصلاحية للعملاء الخاصة به فقط فتأكد أن العميل من عملائه.

كيف أوزّع رصيد المدفوعات على الفواتير؟

تلقائيًا عند تفعيل الدفع التلقائي للفواتير، أو يدويًا من فواتير العميل المستحقة.