حذف العميل: الشروط والبدائل
يمنع دفترة حذف العميل إذا كانت عليه معاملات، حفاظًا على صحة الحسابات والتقارير. يشرح هذا الدليل طريقة حذف العميل، وكل أسباب منع الحذف ورسالة كل سبب وطريقة حله، وبديل الحذف عندما لا يمكن حذف العميل.
محتويات المقال
طريقة حذف العميل
- من القائمة الرئيسية افتح العملاء، ثم افتح العميل.
- اضغط حذف عميل (أو حذف من قائمة الإجراءات بجوار العميل في القائمة).
- تظهر صفحة رسالة تأكيد: هل أنت متأكد من أنك تريد حذف … مع كل البيانات المتعلقة بها، وأسفلها عدد معاملات العميل (الفواتير، الإشعارات الدائنة، عروض الأسعار، الفواتير المرتجعة، المدفوعات، المواعيد، الملاحظات، المصروفات، سندات القبض).
- اضغط نعم؛ فتظهر رسالة تم حذف عميل، أو رسالة توضح سبب المنع.
🛈
تنبيه: حذف العميل نهائي، ولا يمر بسلة المحذوفات ولا يمكن استعادته.
أسباب منع حذف العميل
| السبب | الرسالة | الحل |
|---|---|---|
| للعميل فواتير أو عروض أسعار أو أوامر بيع أو إشعارات دائنة أو مدينة أو فواتير مرتجعة أو دفعات مقدمة أو فواتير دورية. | لا يمكنك مسح هذا الحساب لإحتوائه على الفواتير | احذف هذه المستندات أولًا (أو أوقف العميل بدلًا من حذفه). |
| فواتير العميل المحذوفة ما زالت في سلة المحذوفات. | لا يمكنك مسح هذا الحساب لإحتوائه على الفواتير المحذوفة | احذفها حذفًا نهائيًا من سلة المحذوفات. |
| للعميل مدفوعات، أو رصيد افتتاحي، أو رصيد مدفوعات. | لا يمكنك مسح هذا الحساب لإحتوائه على المدفوعات | احذف المدفوعات والرصيد الافتتاحي من صفحة العميل. |
| حساب العميل في دليل الحسابات عليه حركات (مثل قيد يومية يدوي، أو سند صرف أو قبض على حساب العميل). | لم يتم مسح عميل, من فضلك تأكد من مسح جميع حركات عميل اولا | احذف القيود والسندات على حساب العميل. راجعها من كشف الحساب أو حساب الأستاذ. |
| للعميل اتفاقية تقسيط. | لا يمكنك حذف العميل لأن هناك اتفاقية تقسيط ذات صلة | احذف اتفاقية التقسيط أولًا. |
| للعميل عضوية أو شحن رصيد. | لا يمكنك حذف العميل لأنه لديه عضوية او شحن رصيد في النظام | احذف العضوية أو شحنات الرصيد أولًا. |
| للعميل أمر حجز (الإيجارات والوحدات). | لا يمكنك حذف العميل لأن هناك أمر حجز مرتبط بذلك #… | افتح أمر الحجز من الرابط واحذفه. |
| للعميل أمر تصنيع. | لا يمكنك حذف العميل لأن هناك طلب التصنيع مرتبط بذلك #… | احذف أمر التصنيع أو غيّر عميله. |
| للعميل سجل حضور. | لا يمكنك حذف العميل لأنه لديه بالفعل سجل حضور | احذف سجل الحضور أولًا. |
| العميل مرتبط بمناقصة أو مقايسة أو عرض سعر أو عقد أو مستخلص أو مشروع (المقاولات). | العميل المحدد لا يمكن حذفه، … مرتبط بـ … | احذف السجل المرتبط من الرابط في الرسالة. |
| لا تملك صلاحية حذف هذا العميل. | غير مسموح لك بتعديل هذا العميل | راجع الصلاحيات. |
🛈
ملاحظة: إذا لم تكن لديك صلاحية على كل الفواتير أو المدفوعات أو المصروفات أو الإيرادات، فإن المعاملات التي أضافها موظفون آخرون للعميل تمنعك من حذفه أيضًا، حتى لو لم تظهر لك؛ فاطلب من المدير حذفه.
🛈
نصيحة: ترتيب الحذف: ابدأ بالمرتجعات والإشعارات، ثم المدفوعات، ثم الفواتير، ثم احذفها نهائيًا من سلة المحذوفات، ثم القيود والسندات، ثم احذف العميل.
كيف أعرف المعاملات المرتبطة بالعميل؟
- صفحة التأكيد عند الضغط على حذف تعرض عدد كل نوع من المعاملات، وكل رقم رابط لقائمة هذه المعاملات.
- صفحة العميل: تبويبات الفواتير والمدفوعات والمواعيد والملاحظات وغيرها.
- كشف حساب العميل: لكل الحركات المالية على حسابه، ومنها القيود اليدوية والسندات.
- سلة المحذوفات: للفواتير المحذوفة التي ما زالت تمنع الحذف.
صلاحيات حذف العميل
| الصلاحية | تتيح |
|---|---|
| تعديل وحذف جميع العملاء | حذف أي عميل، والحذف الجماعي من القائمة. |
| تعديل وحذف عملائة | حذف العملاء الذين أضافهم المستخدم فقط. |
تُضبط من الأدوار الوظيفية. ومالك الحساب يملك كل الصلاحيات.
ماذا يُحذف مع العميل؟
- بيانات العميل نهائيًا (بدون سلة محذوفات).
- حسابه في دليل الحسابات.
- الملاحظات ومرفقاتها، والمواعيد.
- المصروفات وسندات القبض المرتبطة بالعميل (إذا كانت لديك صلاحية عليها كلها)؛ لذلك راجعها قبل الحذف.
- تعيينات الموظفين للعميل والإشعارات المرتبطة به.
ويُسجَّل الحذف في سجل النشاطات.
البديل: إيقاف العميل
إذا كان للعميل معاملات سابقة لا تريد حذفها، فأوقفه بدلًا من حذفه:
- من قائمة العملاء حدد العميل (أو عدة عملاء).
- من الإجراءات اختر موقوف (إيقاف)، وأكّد؛ فتظهر رسالة تم تحديث حالة العميل.
- لا يظهر العميل الموقوف عند اختيار العميل في الفواتير وعروض الأسعار وأوامر البيع، ولا يمكنه الدخول لبوابة العملاء.
- تبقى كل معاملاته وتقاريره كما هي، ويمكنك عرضه بفلتر الحالة في قائمة العملاء.
- لإعادته اختر إلغاء الوقف.
- الإيقاف يحتاج صلاحية تعديل وحذف جميع العملاء.
أسئلة شائعة
حذفت كل فواتير العميل وما زال لا يُحذف؟
الفواتير ما زالت في سلة المحذوفات؛ احذفها نهائيًا. أو للعميل مدفوعات أو رصيد افتتاحي أو قيود على حسابه.
العميل ليس له فواتير، لماذا لا يُحذف؟
غالبًا له رصيد افتتاحي أو دفعة، أو قيد يومية أو سند على حسابه، أو عضوية أو اتفاقية تقسيط أو أمر حجز. راجع الأرقام في صفحة التأكيد وكشف الحساب.
هل يمكن استعادة العميل بعد حذفه؟
لا، حذف العميل نهائي؛ لذلك يُفضّل إيقافه إذا كان هناك احتمال للتعامل معه مرة أخرى.
حددت عدة عملاء للحذف ولم يُحذف أي منهم؟
في الحذف الجماعي قد يتوقف الحذف عند أول عميل عليه معاملات؛ احذف هذا العميل من التحديد أو عالج سببه ثم أعد المحاولة.
هل يمكن دمج عميلين بدل الحذف؟
لا توجد خاصية دمج العملاء. ولنقل رصيد عميل لآخر استخدم قيد يومية أو سندات بين حسابيهما.