إضافة عضوية جديدة لعميل
العضوية هي اشتراك العميل في باقة لمدة محددة، مثل اشتراك نادٍ رياضي شهري أو سنوي. تحدد الباقة سعر الاشتراك ومدته والأرصدة التي يحصل عليها العميل، مثل عدد الجلسات أو الزيارات. ولكل عميل عضوية واحدة، تتجدد عليها الاشتراكات، ويتابع النظام حالتها (نشطة، منتهية، موقوفة…) وتاريخ انتهائها تلقائيًا.
يشرح هذا الدليل طريقة إضافة عضوية جديدة، وكل ما يحدث في النظام بعد إضافتها: الفاتورة، والاشتراك، والأرصدة، وتاريخ الانتهاء، والحالة، والتقارير.
محتويات المقال
قبل أن تبدأ
- فعّل تطبيق العضويات من إدارة التطبيقات، ويتطلب تفعيل تطبيق الأرصدة.
- أضف باقة واحدة على الأقل من نوع العضوية في الباقات، وتأكد أنها نشطة؛ فالباقات غير النشطة لا تظهر في النموذج.
- تأكد أن العميل ليس لديه عضوية بالفعل؛ فلكل عميل عضوية واحدة. ولتغيير باقة عميل له عضوية، استخدم جدد من صفحة عضويته.
خطوات إضافة عضوية
- افتح إدارة العضويات واضغط أضف العضوية.
- في معلومات العضوية اختر العميل، أو اضغط أضف العميل لإضافة عميل جديد.
- اختر الباقة، أو اختر أضف الباقة من القائمة لإضافة باقة جديدة.
- حدد تاريخ الالتحاق وتاريخ الفاتوره.
- اكتب الوصف إن أردت، ثم اضغط حفظ.
- تظهر رسالة تم إضافة العضوية بنجاح، ويُنشئ النظام فاتورة الاشتراك وينقلك إلى إضافة عملية دفع لتسجيل السداد.
🛈
ملاحظة: إذا كان إعداد الفواتير في إعدادات العضويات على مسودة، تُنشأ الفاتورة كمسودة وتُنقل لصفحة تعديلها لمراجعتها وإصدارها قبل السداد.
شرح الحقول
| الحقل | الوصف | إلزامي | يظهر |
|---|---|---|---|
| العميل | العميل صاحب العضوية. ولا يمكن تغييره بعد الحفظ. | نعم | دائمًا |
| الباقة | الباقات النشطة من نوع العضوية فقط. تحدد سعر الفاتورة ومدة الاشتراك والأرصدة. ولا يمكن تغييرها بعد الحفظ إلا بالتجديد. | نعم | دائمًا |
| تاريخ الالتحاق | تاريخ بدء العضوية، والافتراضي تاريخ اليوم. وإذا كان في المستقبل تكون الحالة قادم حتى يحين. | نعم | دائمًا |
| تاريخ الفاتوره | تاريخ فاتورة الاشتراك، والافتراضي تاريخ الالتحاق. | نعم | عند الإضافة فقط |
| تاريخ الانتهاء | لا يُدخل عند الإضافة؛ يحسبه النظام من مدة الباقة بعد سداد الفاتورة، ويمكن تعديله يدويًا من تعديل. | عند التعديل | عند التعديل فقط |
| الوصف | ملاحظات داخلية عن العضوية. | لا | دائمًا |
الأثر على النظام بعد الحفظ
| المكان | ما يحدث |
|---|---|
| العضوية | تُضاف في إدارة العضويات برقم تعريفي، وتاريخ انتهائها مؤقتًا هو تاريخ الالتحاق حتى تُسدد الفاتورة. |
| فاتورة الاشتراك | تُنشأ تلقائيًا في الفواتير للعميل، ببند واحد هو الباقة بكمية 1، بسعر الباقة أو بسعر قائمة أسعار العميل إن وُجدت، مع ضرائب الباقة. وتكون مُصدَرة غير مدفوعة، أو مسودة حسب الإعدادات. |
| القيود المحاسبية | تُسجَّل من الفاتورة كأي فاتورة مبيعات (مدين العميل، دائن المبيعات والضريبة). والمسودة لا تُنشئ قيدًا. |
| رصيد العميل | يزيد مستحق العميل بقيمة الفاتورة حتى يُسدد. |
| صفحة العميل | يظهر تبويب العضوية بالعضوية وتفاصيلها. |
| سجل النشاطات | تُسجَّل إضافة العضوية. |
| الحالة | تُحسب تلقائيًا، ويتابع النظام تغييرها في موعدها (مثل التحول إلى منتهية). |
بعد سداد الفاتورة: الاشتراك والأرصدة
الاشتراك والأرصدة لا يُنشآن عند الحفظ، بل عند سداد الفاتورة كليًا أو جزئيًا:
- يُنشأ اشتراك في إدارة الإشتراكات بتاريخ بداية ونهاية حسب مدة الباقة (تاريخ النهاية = البداية + مدة الباقة − يوم)، وبالسعر ورقم الفاتورة. والباقات غير محددة المدة لا تنتهي.
- يُضاف للعميل رصيد في شحن الأرصدة لكل نوع رصيد في الباقة، صالح من بداية الاشتراك حتى نهايته.
- يتحدث تاريخ الانتهاء والباقة الحالية في العضوية، وتُحسب الحالة من جديد.
- يظهر في الفاتورة تبويب إشتراكات العضوية.
وإذا عادت الفاتورة غير مدفوعة (مثل حذف الدفعة)، يُوقف رصيد الاشتراك. وإذا حُذفت الفاتورة، تُوقف أرصدتها.
مثال
حالات العضوية
| الحالة | متى |
|---|---|
| قادم | تاريخ الالتحاق في المستقبل. |
| نشط | بعد بدء العضوية وقبل انتهائها، أو خلال أيام السماحية بعد الانتهاء. |
| منتهي | بعد تاريخ الانتهاء وأيام السماحية دون تجديد. |
| موقوف | أوقفتها يدويًا بـ إيقاف، ولا تتغير تلقائيًا حتى إلغاء الإيقاف. |
| مجمد | خلال فترة توقف أضفتها بـ أضف فترة توقف. |
🛈
ملاحظة: العضوية قبل سداد الفاتورة الأولى يكون تاريخ انتهائها هو تاريخ الالتحاق، فتتحول إلى منتهية بعد أيام السماحية إذا لم تُسدد الفاتورة.
الإعدادات المؤثرة على إضافة العضوية
من إعدادات العضويات (سياسة العضويات):
| الإعداد | الأثر |
|---|---|
| إنشاء الفواتير الخاصة باشتراكات العضوية | مسودة: تُنشأ الفاتورة مسودة وتُفتح للتعديل، ولا تؤثر على الحسابات حتى إصدارها. مُصدَرة: تُصدر مباشرة وتنتقل لتسجيل الدفع. |
| أيام السماحية لتجديد العضوية | عدد الأيام التي تبقى فيها العضوية نشط بعد تاريخ انتهائها قبل أن تصبح منتهي. |
| العملاء المسموح لهم بتسجيل الحضور | عند تفعيل حضور العملاء: جميع العملاء، أو جميع الأعضاء، أو الأعضاء النشطون فقط. |
الإجراءات على العضوية بعد إضافتها
| الإجراء | ما يحدث |
|---|---|
| جدد | اختر الباقة وتاريخ الفاتورة، فتُنشأ فاتورة جديدة، ويُنشأ الاشتراك والأرصدة بعد سدادها. ويمكن التجديد بباقة مختلفة. |
| تعديل | يمكن تعديل تاريخ الالتحاق وتاريخ الانتهاء والوصف فقط. |
| إيقاف / إلغاء الإيقاف | إيقاف العضوية يدويًا وإعادتها. |
| أضف فترة توقف | تجميد العضوية لفترة محددة. |
| حذف | متاح فقط إذا لم يكن للعضوية اشتراكات (أي لم تُسدد فاتورتها). |
| حذف اشتراك | من إدارة الإشتراكات؛ يعود تاريخ انتهاء العضوية لنهاية الاشتراك السابق، وتُوقف أرصدة الاشتراك المحذوف. |
| تعديل فاتورة الاشتراك | غير متاح بعد إنشاء الاشتراك أو الرصيد منها. |
التقارير
| التقرير | يعرض |
|---|---|
| الاشتراكات الجديدة | العضويات الجديدة في فترة. |
| تجديد العضويات | الاشتراكات والتجديدات. |
| العضويات المنتهية | العضويات التي انتهت. |
| شحن الأرصدة واستهلاك الارصده | الأرصدة الممنوحة والمستهلكة. |
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| العميل المحدد لديه عضوية بالفعل | لكل عميل عضوية واحدة. | افتح عضوية العميل واستخدم جدد. |
| هذا الحقل مطلوب ولا يمكن ان يكون فارغ | العميل أو الباقة أو تاريخ الالتحاق فارغ. | أكمل الحقل. |
| تاريخ الانتهاء يجب ان يكون اكبر من او يساوي تاريخ البدء | عند التعديل، تاريخ الانتهاء قبل تاريخ الالتحاق. | صحّح التاريخ. |
| فشل إنشاء الفاتوره | تعذر إنشاء فاتورة الاشتراك، مثل مشكلة في ضريبة الباقة أو الترقيم. | راجع إعدادات الباقة والفواتير وأعد المحاولة. |
| لا يمكنك حذف العضوية لأنها مربوطة بإشتراكات | العضوية لها اشتراكات. | احذف الاشتراكات أولًا، أو أوقف العضوية بدل حذفها. |
| لا يمكنك التعديل في الفاتورة لان هناك رصيد او إشتراك قد تم انشاءه | تعديل فاتورة اشتراك بعد سدادها. | أنشئ إشعارًا دائنًا أو احذف الاشتراك أولًا. |
| الباقة لا تظهر في القائمة | الباقة غير نشطة أو ليست من نوع العضوية. | فعّل الباقة من الباقات. |
أسئلة شائعة
ما الفرق بين العضوية والاشتراك والباقة؟
الباقة هي العرض (السعر والمدة والأرصدة)، والعضوية هي ملف العميل، والاشتراك هو كل فترة مدفوعة على العضوية. فللعميل عضوية واحدة وعدة اشتراكات.
لماذا تاريخ انتهاء العضوية يساوي تاريخ الالتحاق بعد الإضافة؟
لأن تاريخ الانتهاء يُحسب بعد سداد الفاتورة من مدة الباقة.
هل تُنشأ الفاتورة تلقائيًا؟
نعم، عند الحفظ، مُصدَرة أو مسودة حسب الإعدادات.
متى يحصل العميل على أرصدة الباقة؟
بعد سداد الفاتورة كليًا أو جزئيًا.
هل يمكن تغيير باقة العضوية؟
ليس من التعديل؛ جدد العضوية واختر الباقة الجديدة.
هل يمكن إضافة عضوية لعميل لديه عضوية؟
لا، جدد عضويته الحالية.
هل يصل للعميل بريد أو رسالة عند إضافة العضوية؟
لا، لا يُرسل بريد إلكتروني أو رسالة نصية تلقائيًا عند إضافة العضوية. ويمكنك إرسال الفاتورة للعميل من صفحتها.
هل يمكن حذف عضوية بعد سداد فاتورتها؟
لا، لأن لها اشتراكًا. أوقف العضوية بدل حذفها.