سداد قيمة العضوية وأثره على الاشتراك والأرصدة
العضوية هي اشتراك العميل في باقة لمدة محددة، تحدد الباقة سعرها ومدتها وأرصدتها. ولكل عميل عضوية واحدة، وكل فترة مدفوعة عليها تُسمى اشتراك.
عند إضافة عضوية أو تجديدها، تُنشأ فاتورة اشتراك للعميل. وسداد قيمة العضوية هو تسجيل دفعة على هذه الفاتورة، وبعده فقط يُنشأ الاشتراك وتُضاف الأرصدة ويُحسب تاريخ انتهاء العضوية. ويشرح هذا الدليل طرق السداد وما يحدث في النظام بعده.
محتويات المقال
خطوات سداد قيمة العضوية
- بعد حفظ العضوية أو التجديد تُنقل إلى صفحة إضافة عملية دفع. وللسداد لاحقًا افتح فاتورة العضوية من إدارة الفواتير واضغط إضافة عملية دفع.
- أدخل المبلغ، والتاريخ، واختر وسيلة دفع وخزينة.
- اترك حالة الدفع على مكتمل.
- اضغط إضافة عملية دفع، فتظهر تم إضافة عملية الدفع للفاتورة.
شرح حقول الدفع
| الحقل | الوصف | إلزامي |
|---|---|---|
| المبلغ | الافتراضي المبلغ المتبقي من الفاتورة. | نعم |
| التاريخ | تاريخ الدفعة، والافتراضي اليوم. | نعم |
| وسيلة دفع | نقدي أو بطاقة أو غيرها. | نعم |
| خزينة | الخزينة أو الحساب البنكي، ويظهر عند وجود أكثر من خزينة. | نعم |
| حالة الدفع | مكتمل أو تحت المراجعة أو فاشلة. والدفعة المكتملة فقط تُحسب. | نعم |
| تم التحصيل بواسطة | الموظف الذي حصّل المبلغ. | لا |
| رقم معرف وبيانات الدفع وملاحظات إيصال الاستلام | بيانات إضافية للدفعة. | لا |
ماذا يحدث بعد السداد؟
| المكان | ما يحدث |
|---|---|
| الاشتراك | يُنشأ في إدارة الإشتراكات بتاريخ بداية ونهاية حسب مدة الباقة، ويظهر في الفاتورة تبويب إشتراكات العضوية. |
| الأرصدة | تُضاف أرصدة الباقة في شحن الأرصدة، صالحة من بداية الاشتراك حتى نهايته. |
| العضوية | يتحدث تاريخ الانتهاء والباقة الحالية، وتصبح الحالة نشط (أو قادم إذا كان تاريخ الالتحاق في المستقبل). |
| القيود | قيد الدفعة: مدين الخزينة، دائن العميل. |
| الفاتورة | تصبح مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا، ولا يمكن تعديلها بعد إنشاء الاشتراك منها. |
مثال
السداد الجزئي وإلغاء الدفعة وحذف الفاتورة
| الحالة | الأثر |
|---|---|
| سداد جزئي | يُعامل مثل السداد الكامل: يُنشأ الاشتراك وتُضاف الأرصدة كاملة. |
| حذف الدفعة (عودة الفاتورة غير مدفوعة) | تُوقف أرصدة الفاتورة، ويبقى الاشتراك وتاريخ الانتهاء كما هما. وعند السداد مرة أخرى تعود الأرصدة دون إنشاء اشتراك جديد. |
| حذف الفاتورة | تُوقف أرصدتها. ولإلغاء الاشتراك احذفه من إدارة الإشتراكات. |
| فاتورة مرتجعة | الفاتورة التي لها مرتجع لا تُنشئ اشتراكًا أو أرصدة. |
فواتير المسودة
إذا كان إعداد إنشاء الفواتير الخاصة باشتراكات العضوية في إعدادات العضويات على مسودة، تُفتح الفاتورة للتعديل بعد الحفظ. ولا يُنشأ الاشتراك من المسودة؛ أصدر الفاتورة ثم سجّل الدفعة. وإضافة دفعة لفاتورة مسودة تُصدرها تلقائيًا.
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| مبلغ غير صحيح | المبلغ صفر أو أكبر من المتبقي. | أدخل مبلغًا صحيحًا. |
| فشل في إضافة عملية الدفع | خطأ أثناء الحفظ. | أعد المحاولة. |
| تم السداد ولم يتغير تاريخ انتهاء العضوية | الدفعة تحت المراجعة أو فاشلة، أو الفاتورة مسودة، أو لها مرتجع. | اجعل حالة الدفعة مكتمل، وأصدر الفاتورة. |
أسئلة شائعة
متى يُحسب تاريخ انتهاء العضوية؟
بعد سداد فاتورتها، من مدة الباقة.
هل يمكن سداد العضوية على دفعات؟
نعم، سجّل دفعات متعددة على الفاتورة، ويُنشأ الاشتراك والأرصدة من أول دفعة.
هل يمكن السداد من رصيد العميل؟
نعم، بأي طريقة سداد متاحة للفواتير، لأن الاشتراك يُنشأ عند سداد الفاتورة أيًا كانت الطريقة.
سددت الفاتورة ولم تظهر الأرصدة؟
تأكد أن الدفعة مكتملة والفاتورة غير مسودة وليس لها مرتجع.