حذف مجموعة من العملاء

نظرة سريعة

يتيح لك دفترة حذف أكثر من عميل مرة واحدة من قائمة العملاء باستخدام الإجراءات الجماعية، بدلًا من حذف كل عميل على حدة. ينفذ النظام الحذف لكل عميل بشكل مستقل، فيحذف العملاء المسموح بحذفهم ويوضح لك سبب تعذر حذف الباقين. يشرح هذا المقال خطوات الحذف الجماعي، وشروطه، وما يحدث بعده.

قبل أن تبدأ

• أن تملك صلاحية تعديل وحذف جميع العملاء، أو صلاحية تعديل وحذف عملائه لحذف العملاء الذين أضفتهم أنت فقط.
• أن تعرف أن الحذف نهائي ولا يمكن استرجاع العميل بعد حذفه.
• ألا يكون للعملاء حركات في النظام، مثل الفواتير أو المدفوعات؛ فهؤلاء لا يمكن حذفهم. راجع الحالات المؤثرة على الحذف.

طريقة الوصول

• من القائمة الرئيسية: العملاء ثم إدارة العملاء.
• مباشرة من الرابط: قائمة العملاء.

الخطوات

1. افتح قائمة العملاء، واستخدم البحث أو الفلاتر إذا أردت حذف مجموعة محددة، مثل عملاء تصنيف معين.
2. حدد العملاء المراد حذفهم من مربعات الاختيار بجوار كل عميل، أو حدد الكل لتحديد كل العملاء الظاهرين حسب الفلاتر الحالية.
3. من قائمة الإجراءات الجماعية أعلى القائمة، اختر حذف.
4. تظهر رسالة التأكيد هل أنت متأكد أنك تريد حذف العملاء ؟، فاضغط تأكيد.
5. تفتح صفحة متابعة الحذف، وينفذ النظام الحذف لكل عميل على حدة. انتظر حتى ينتهي، ثم راجع النتيجة.
6. اضغط إغلاق للرجوع إلى قائمة العملاء.

شرح شاشة متابعة الحذف

العنصر	الوصف
العداد	عدد العملاء الذين تم تنفيذ الحذف عليهم من إجمالي المحددين.
ناجح	عدد العملاء الذين حُذفوا.
فاشلة	عدد العملاء الذين تعذر حذفهم.
حالة كل عميل	تظهر قيد التنفيذ أثناء الحذف، ثم علامة نجاح مع رسالة تم حذف عميل، أو علامة فشل مع سبب تعذر الحذف.
الرسالة النهائية	تم الحذف بنجاح إذا حُذف الكل، أو تم الحذف مع بعض العناصر التي فشل حذفها إذا تعذر حذف بعضهم، أو فشل الحذف إذا لم يُحذف أي عميل.

رسائل الخطأ وحلولها

الرسالة التي تظهر بجوار العميل	السبب	الحل
لا يمكنك مسح هذا الحساب لإحتوائه على الفواتير	للعميل فواتير أو عروض أسعار أو إشعارات أو فواتير مرتجعة.	احذف مستندات العميل من الفواتير أولًا، أو أوقف العميل بدلًا من حذفه.
لا يمكنك مسح هذا الحساب لإحتوائه على الفواتير المحذوفة	للعميل فواتير في سلة المحذوفات.	احذف الفواتير نهائيًا من سلة المحذوفات.
لا يمكنك مسح هذا الحساب لإحتوائه على المدفوعات	للعميل مدفوعات مسجلة.	احذف مدفوعاته من مدفوعات العملاء أولًا.
لم يتم مسح العميل، من فضلك تأكد من مسح جميع حركات العميل اولا	لحساب العميل قيود محاسبية، مثل رصيد افتتاحي أو قيود يدوية.	احذف القيود على حساب العميل أولًا.
لا يمكنك حذف العميل لأن هناك اتفاقية تقسيط ذات صلة	للعميل اتفاقية تقسيط.	احذف اتفاقية التقسيط أولًا.
لا يمكنك حذف العميل لأن هناك أمر حجز مرتبط بذلك	للعميل أمر حجز.	احذف أمر الحجز أولًا.
لا يمكنك حذف العميل لأن هناك طلب التصنيع مرتبط بذلك	للعميل أمر تصنيع.	احذف أمر التصنيع أولًا.
لا يمكنك حذف العميل لأنه لديه عضوية او شحن رصيد في النظام	للعميل عضوية أو شحن رصيد.	احذف العضوية أو شحن الرصيد أولًا.
لا يمكنك حذف العميل لأنه لديه بالفعل سجل حضور	للعميل سجل حضور.	احذف سجلات الحضور أولًا.
غير مسموح لك بتعديل هذا العميل	لا تملك صلاحية حذف هذا العميل.	اطلب الصلاحية من مدير الحساب من الأدوار الوظيفية.

الحالات المؤثرة على الحذف

العملاء الذين لا يمكن حذفهم

لا يحذف النظام العميل إذا كانت له حركات مرتبطة به، حفاظًا على صحة الحسابات والتقارير، ومنها: الفواتير وعروض الأسعار والإشعارات والمرتجعات، والمدفوعات، والقيود المحاسبية على حسابه، واتفاقيات التقسيط، وأوامر الحجز والتصنيع، والعضويات وشحن الرصيد، وسجلات الحضور. ويستمر الحذف لباقي العملاء ولا يتوقف بسببهم.

الصلاحيات

الصلاحية	ما يمكن حذفه
تعديل وحذف جميع العملاء	أي عميل.
تعديل وحذف عملائه	العملاء الذين أضفتهم أنت فقط.
مالك الحساب	أي عميل.

البديل: إيقاف العملاء

إذا كان للعملاء حركات ولا تريد حذفها، أو كنت تريد إخفاءهم مع الاحتفاظ ببياناتهم، استخدم الإيقاف:

1. حدد العملاء من قائمة العملاء.
2. من الإجراءات الجماعية اختر إيقاف.

يبقى العميل وكل حركاته في النظام، لكنه لا يستطيع الدخول إلى بوابة العملاء. ويمكنك إعادة تفعيله في أي وقت بـ إلغاء الوقف. ويحتاج الإيقاف إلى صلاحية تعديل وحذف جميع العملاء.

الأثر على النظام

• بيانات العميل: يُحذف العميل نهائيًا، ولا يظهر في سلة المحذوفات.
• البيانات المرتبطة: تُحذف ملاحظات العميل ومرفقاتها ومواعيده وتذكيراته وتعيينات الموظفين عليه.
• الحسابات العامة: يُحذف حساب العميل الفرعي من دليل الحسابات، لأنه لا يحتوي على حركات.
• سجل النشاطات: تُسجَّل عملية الحذف في سجل نشاط النظام.

ملاحظات مهمة

• قبل الحذف الجماعي، صدّر بيانات العملاء أو خذ نسخة احتياطية منها؛ فالحذف لا يمكن التراجع عنه.
• استخدم الفلاتر لتحديد العملاء بدقة قبل اختيار تحديد الكل.
• إذا كان أغلب العملاء لهم حركات، فالإيقاف أنسب من الحذف.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني استرجاع العملاء بعد حذفهم؟

لا، حذف العملاء نهائي ولا يذهب إلى سلة المحذوفات.

لماذا حُذف بعض العملاء ولم يُحذف الباقون؟

العملاء الذين لم يُحذفوا لهم حركات في النظام، وتجد سبب كل عميل بجواره في صفحة متابعة الحذف. راجع رسائل الخطأ وحلولها.

لا يظهر لي خيار الحذف في الإجراءات الجماعية، لماذا؟

لأنك لا تملك صلاحية حذف العملاء. اطلبها من مدير الحساب.

أريد إخفاء عملاء لهم فواتير دون حذف فواتيرهم، ماذا أفعل؟

استخدم إيقاف العملاء بدلًا من الحذف.