تعديل مدفوعات العميل

نظرة سريعة

عملية الدفع هي المبلغ الذي حصّلته من العميل على فاتورة، أو كرصيد دائن في حسابه. قد تحتاج إلى تعديلها إذا أُدخل المبلغ أو التاريخ أو وسيلة الدفع أو الخزينة بشكل خاطئ، أو لحذف مرفق مثل صورة الشيك أو إيصال التحويل، أو لتغيير حالتها مثل تأكيد استلام دفعة كانت تحت المراجعة. يشرح هذا المقال تعديل عملية الدفع خطوة بخطوة، وما يحدث للفاتورة ورصيد العميل والقيود بعد الحفظ.

قبل أن تبدأ

• أن تملك صلاحية حذف وتعديل جميع المدفوعات، أو صلاحية حذف وتعديل المدفوعات الخاصة به وتكون أنت من حصّل الدفعة (محددًا في حقل تم التحصيل بواسطة).
• لتغيير تاريخ الدفعة تحتاج إلى صلاحية تغيير تاريخ الدفع، وإلا يظهر حقل التاريخ غير قابل للتعديل.
• ألا يقع تاريخ الدفعة الحالي ولا التاريخ الجديد ضمن الفترات المقفلة.
• إذا كانت الدفعة مسجّلة بطريقة رصيد العميل، فيجب أن يكون خيار دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل غير مفعّل في إعدادات الفواتير.

طريقة الوصول

يمكنك فتح شاشة تعديل عملية الدفع بإحدى الطرق التالية:

• من مدفوعات العملاء: اضغط على قائمة الإجراءات بجوار الدفعة ثم تعديل.
• من صفحة عرض الدفعة: اضغط على زر تعديل أعلى الصفحة.
• من صفحة الفاتورة: افتح تبويب المدفوعات عمليات الدفع على الفاتورة، ثم اضغط تعديل بجوار الدفعة، فتعود إلى الفاتورة بعد الحفظ.
• من صفحة العميل: افتح تبويب المدفوعات في ملف العميل، ثم اضغط تعديل بجوار الدفعة.
• لتعديل الرصيد الافتتاحي للعميل: من صفحة العميل أو كشف حسابه اضغط تعديل الرصيد الافتتاحي.

الخطوات

1. افتح شاشة تعديل عملية الدفع بإحدى الطرق السابقة.
2. عدّل المبلغ إذا لزم الأمر.
3. عدّل التاريخ إذا كانت لديك صلاحية تغيير تاريخ الدفع.
4. اختر وسيلة دفع الصحيحة، ثم تأكد من خزينة التي استلمت المبلغ؛ إذ تُختار خزينة وسيلة الدفع تلقائيًا عند تغيير الوسيلة.
5. حدد حالة الدفع؛ فالقيد المحاسبي لا يُنشأ إلا للدفعة مكتمل.
6. أكمل رقم معرف وبيانات الدفع وملاحظات إيصال الاستلام، وأضف أو احذف المرفقات عند الحاجة.
7. اضغط تحديث الدفع (أو Ctrl+Enter) لحفظ التعديل.

شرح الحقول والأقسام

الدفعات المسجّلة من داخل النظام

الحقل	الوصف	إلزامي	يظهر عند
المبلغ	قيمة الدفعة بعملة الفاتورة. إذا اختلف عن المبلغ المتبقي بفرق صغير جدًا (أقل من أصغر كسر في العملة) يُضبط تلقائيًا على المتبقي بالضبط.	نعم	دائمًا
التاريخ	تاريخ الدفعة الذي يُسجَّل به قيد الدفع.	نعم	يحتاج تعديله إلى صلاحية تغيير تاريخ الدفع
وسيلة دفع	طريقة الدفع، ويجب أن تكون مفعّلة. وعند تغييرها تُختار الخزينة المرتبطة بها تلقائيًا.	نعم	دائمًا، وتكون مقفلة للدفعات المسددة من رصيد العميل على فاتورة
خزينة	الخزينة أو الحساب البنكي الذي استلم المبلغ.	نعم	عندما يكون لديك صلاحية على أكثر من خزينة، ولا تظهر عند اختيار رصيد العميل
حالة الدفع	مكتمل، أو غير مكتمل، أو تحت المراجعة، أو فاشلة، أو مسودة. الدفعة مكتمل فقط تُحتسب في المدفوع على الفاتورة ويُنشأ لها قيد.	نعم	دائمًا
تم التحصيل بواسطة	الموظف الذي حصّل الدفعة، ويُستخدم في صلاحية تعديل المدفوعات الخاصة به.	لا	عند تفعيل تطبيق الموظفين ووجود صلاحية إضافة عمليات دفع لكل الفواتير
رقم معرف	رقم مرجعي للعملية، مثل رقم التحويل البنكي، ويُضاف إلى وصف القيد.	لا	دائمًا
بيانات الدفع	ملاحظات داخلية عن الدفعة، بحد أقصى 500 حرف.	لا	دائمًا
ملاحظات إيصال الاستلام	نص يظهر في إيصال الاستلام ويُضاف إلى وصف القيد.	لا	دائمًا
المرفقات	ملف واحد يُرفق بالدفعة، مثل صورة الشيك أو إيصال التحويل. الصيغ المسموحة: pdf وdoc وdocx وxls وxlsx وcsv وjpg وjpeg وpng وgif وzip. ولحذفه أو استبداله راجع حذف أو استبدال مرفق الدفعة.	لا	دائمًا

لا يمكن تغيير الفاتورة أو العميل أو العملة من شاشة التعديل. وإذا سُجّلت الدفعة على فاتورة أو عميل خطأ، فاحذفها وسجّلها من جديد على الفاتورة الصحيحة.

الدفعات التي سجّلها العميل أونلاين

إذا دفع العميل الفاتورة بنفسه عبر بوابة دفع إلكتروني، يمكنك تعديل حالة الدفع وبيانات الدفع والمرفقات فقط، ولا يمكن تغيير المبلغ أو الوسيلة أو التاريخ أو رقم المعرف.

دفعات رصيد العميل وتوزيعها على الفواتير

الدفعة المسجّلة كرصيد في حساب العميل (دون فاتورة) تُعدَّل من نفس الشاشة. وعندما يكون الدفع التلقائي من رصيد العميل غير مفعّل وتملك صلاحية إضافة عمليات دفع لكل الفواتير، يظهر جدول الفواتير الواجب دفعها لتوزيع الرصيد يدويًا:

العمود	الوصف
الفواتير	فواتير العميل غير المدفوعة بنفس العملة.
إجمالي الفاتورة / المبلغ المتبقي	إجمالي الفاتورة والمبلغ المتبقي عليها.
مبلغ التوزيع	الجزء الذي تريد سداده من الرصيد لهذه الفاتورة، ولا يزيد عن المتبقي عليها.
إجمالي مبلغ التوزيع	مجموع التوزيع، ولا يزيد عن رصيد العميل.

حذف أو استبدال مرفق الدفعة

إذا أرفقت ملفًا بعملية الدفع، مثل صورة شيك أو إيصال تحويل، وأردت حذفه من الفاتورة، فاحذفه من عملية الدفع نفسها؛ لأن المرفق محفوظ على الدفعة وليس على الفاتورة:

1. افتح الفاتورة، ثم من تبويب المدفوعات عمليات الدفع على الفاتورة اضغط تعديل بجوار الدفعة التي تحتوي على المرفق. ويمكنك أيضًا فتحها من مدفوعات العملاء.
2. في خانة المرفقات ستجد اسم الملف المرفق، اضغط على أيقونة الحذف بجواره لإزالته.
3. لاستبدال الملف بآخر، اسحب الملف الجديد إلى الخانة أو اضغط عليها لاختياره من جهازك بعد حذف الملف القديم؛ فالدفعة تقبل ملفًا واحدًا فقط.
4. اضغط تحديث الدفع لحفظ التعديل، فيختفي المرفق من الدفعة ومن صفحة الفاتورة.

في الدفعات القديمة قد يظهر المرفق باسم الملف مع زرّي تنزيل وحذف. اضغط حذف ثم أكّد رسالة هل أنت متأكد أنك تريد حذف هذه الصورة؟، فيُحذف المرفق مباشرة.

خيارات الحفظ

الزر	ما يحدث
تحديث الدفع	يحفظ التعديل، ويعيد حساب حالة الفاتورة والقيد، ثم ينقلك إلى صفحة الدفعة أو إلى الفاتورة إذا فتحت التعديل منها.
إلغاء	يخرج دون حفظ ويعود إلى مدفوعات العملاء.

بعد الحفظ تظهر رسالة تم حفظ عملية الدفع.

رسائل الخطأ وحلولها

الرسالة التي تظهر	السبب	الحل
غير مسموح لك بتعديل هذا الدفع	لا تملك صلاحية تعديل جميع المدفوعات، أو صلاحيتك على مدفوعاتك فقط والدفعة حصّلها موظف آخر.	اطلب صلاحية حذف وتعديل جميع المدفوعات من مدير النظام من أدوار الموظفين.
لا يمكنك إضافة أو تعديل أو مسح حركة في هذا اليوم (التاريخ)، ضمن فترة مقفلة	تاريخ الدفعة الحالي أو الجديد داخل فترة مقفلة.	اختر تاريخًا خارج الفترة المقفلة، أو أعد فتح الفترة من الفترات المقفلة.
اذا اردت ان تقوم بتعديل عملية الدفع الالية يجب اولا ان تقوم بالغاء تفعيل دفع الفاتورة تلقائيا	الدفعة مسددة من رصيد العميل والدفع التلقائي من الرصيد مفعّل.	ألغِ تفعيل دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل من إعدادات الفواتير ثم عدّل الدفعة.
لا يمكنك التعديل او ازالة المدفوعات على الحركة التي تقع في سجل عمولة موافق عليه أو مرفوض او مدفوع	الفاتورة ضمن سجل عمولات تمت الموافقة عليه أو رفضه أو دفعه.	لا يمكن التعديل إلا بعد إعادة سجل العمولة إلى حالة تسمح بالتعديل.
وسيلة لدفع غير مدعومة	وسيلة الدفع المختارة غير مفعّلة.	اختر وسيلة مفعّلة، أو فعّلها من وسائل الدفع.
مطلوب / يجب إدخال رقم بشكل صحيح	المبلغ فارغ أو ليس رقمًا، أو لم تُختر الوسيلة أو الحالة.	أكمل الحقول المطلوبة بقيم صحيحة.
مسموح بـ 500 حرف فقط	بيانات الدفع أطول من 500 حرف.	اختصر النص.
يجب أن يكون مبلغ التوزيع أقل من أو يساوي المبلغ غير المدفوع	مبلغ التوزيع على فاتورة أكبر من المتبقي عليها.	قلّل مبلغ التوزيع.
يجب أن يكون إجمالي مبلغ التوزيع أقل من أو يساوي رصيد العميل	إجمالي التوزيع أكبر من الرصيد.	قلّل مبالغ التوزيع.
لا يمكنك اختيار نفس الفاتورة مرتين	تكررت الفاتورة في جدول التوزيع.	احذف السطر المكرر.
لا يمكن أن يتجاوز مبلغ الاسترداد المبلغ الأصلي المدفوع في فاتورة البيع	تعديل دفعة فاتورة مرتجعة بمبلغ أكبر من إجماليها.	أدخل مبلغًا لا يزيد عن إجمالي الفاتورة المرتجعة.
عملية الدفع غير موجودة	الدفعة غير موجودة أو حُذفت.	ارجع إلى مدفوعات العملاء وتأكد من الدفعة.

الحالات والإعدادات المؤثرة على التعديل

يختلف ما يمكنك تعديله وما يحدث بعد الحفظ حسب نوع الدفعة وحالتها وإعدادات حسابك:

تغيير حالة الدفعة

التغيير	ما يحدث
من تحت المراجعة أو غير مكتمل إلى مكتمل	يُنشأ قيد الدفع، ويُضاف المبلغ إلى المدفوع على الفاتورة، ويُرسل بريد اكتمال الدفع للعميل حسب إعدادات قوالب البريد. ويمكنك أيضًا استخدام زر تأكيد الدفع في صفحة الدفعة.
من مكتمل إلى أي حالة أخرى	يُحذف قيد الدفع، ويُخصم المبلغ من المدفوع على الفاتورة، فتعود الفاتورة غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا.
بين الحالات غير المكتملة	لا يُنشأ قيد، ولا يتأثر المدفوع على الفاتورة.

الدفع التلقائي من رصيد العميل

يُضبط هذا الإعداد من إعدادات الفواتير في قسم الدفع والائتمان.

	مفعّل	غير مفعّل
دفعات رصيد العميل على الفواتير	لا يمكن تعديلها أو حذفها؛ لأن النظام يديرها تلقائيًا.	يمكن تعديلها، وتظهر وسيلة ائتمان العميل برصيده المتاح.
توزيع دفعة الرصيد على الفواتير	يتم تلقائيًا على الفواتير غير المدفوعة.	يتم يدويًا من جدول الفواتير الواجب دفعها.

دفعات لا يمكن تعديلها أو يُقيَّد تعديلها

• الدفعات المحذوفة: لا يمكن فتحها للتعديل.
• الدفعات الأونلاين التي سجّلها العميل: تُعدَّل الحالة والملاحظات والمرفق فقط.
• دفعات فواتير نقاط البيع بعد إغلاق الجلسة: لا يظهر زر التعديل في صفحة الفاتورة.
• دفعات الفواتير ضمن سجل عمولات موافق عليه أو مرفوض أو مدفوع.
• دفعات بتاريخ داخل فترة مقفلة.
• دفعات فواتير الدفعة المقدمة: يمكن تعديلها، لكن لا يُعاد إنشاء قيد لها.

العملة

• تبقى الدفعة بعملة الفاتورة، ولا يمكن تغيير العملة من شاشة التعديل.
• إذا تغيّر تاريخ الدفعة واختلف سعر الصرف عن سعر يوم الفاتورة، يُنشأ أو يُحدَّث قيد فرق سعر الصرف كما في قيد فرق سعر الصرف، ويُحذف إذا زال الفرق.

إيقاف القيود الآلية

إذا فُعّل تعطيل قيود الفواتير الاليه، أو كانت الفاتورة مسودة، أو كانت الدفعة من رصيد العميل، فلن يُنشأ قيد للدفعة بعد التعديل.

الأثر على النظام

لا يُنشئ تعديل الدفعة قيدًا جديدًا، وإنما يُحدِّث قيد الدفع نفسه. تستخدم الأمثلة فاتورة لـ شركة المثال للتجارة بإجمالي 1,150، ودفعة مسجلة بمبلغ 1,150 تم تعديلها إلى 1,000.

1. قيد الدفع قبل التعديل

الوصف: مدفوعات العميل مع رقم العميل والفاتورة.

الحساب	مدين	دائن
الخزينة الأساسية (أو الحساب البنكي المختار)	1,150.00
شركة المثال للتجارة		1,150.00
الإجمالي	1,150.00	1,150.00

2. قيد الدفع بعد التعديل

الحساب	مدين	دائن
الخزينة الأساسية (أو الحساب البنكي المختار)	1,000.00
شركة المثال للتجارة		1,000.00
الإجمالي	1,000.00	1,000.00

ويصبح المتبقي على الفاتورة 150، وتتغيّر حالتها إلى مدفوعة جزئياً. وإذا غيّرت الخزينة، ينتقل الطرف المدين في القيد إلى حساب الخزينة الجديدة.

3. الدفع بوسيلة لها رسوم

إذا كانت لوسيلة الدفع رسوم، مثل بوابة دفع إلكتروني برسوم 30، يُعاد احتساب الرسوم على المبلغ الجديد:

الحساب	مدين	دائن
الخزينة الأساسية	970.00
مصاريف الدفع	30.00
شركة المثال للتجارة		1,000.00
الإجمالي	1,000.00	1,000.00

4. قيد فرق سعر الصرف

يُنشأ أو يُحدَّث للدفعات بعملة أجنبية إذا اختلف سعر الصرف بين تاريخ الفاتورة وتاريخ الدفعة. الوصف: فرق سعر صرف العملة. مثال: فرق 20 بالعملة الأساسية لصالح الشركة:

الحساب	مدين	دائن
تغيير عملة	20.00
شركة المثال للتجارة		20.00
الإجمالي	20.00	20.00

وإذا كان الفرق في الاتجاه الآخر تنعكس الأطراف.

5. أثر التعديل على باقي النظام

• الفاتورة: يُعاد حساب المدفوع والمتبقي، وتتغير حالتها إلى مدفوعة أو مدفوعة جزئياً أو غير مدفوعة.
• رصيد العميل: يتغير بفرق المبلغ، ويظهر التعديل في كشف حسابه.
• الخزينة: يتغير رصيدها بفرق المبلغ، أو ينتقل المبلغ إلى الخزينة الجديدة عند تغييرها.
• سجل النشاطات: يُسجَّل التعديل في سجل نشاط الفاتورة والعميل.
• الدفع بالزيادة: إذا أصبح المدفوع أكبر من إجمالي الفاتورة، تظهر الدفعة في فلتر مدفوع بالزيادة في مدفوعات العملاء.

ملاحظات مهمة

• لا يتحقق النظام من أن المبلغ الجديد لا يتجاوز المتبقي على الفاتورة، لذا راجع المبلغ قبل الحفظ حتى لا تصبح الفاتورة مدفوعة بالزيادة.
• لتصحيح دفعة سُجّلت على فاتورة أو عميل خطأ، احذفها وأضفها من جديد على الفاتورة الصحيحة؛ فلا يمكن نقلها بالتعديل.
• إذا أردت تأكيد دفعة تحت المراجعة فقط، فاستخدم زر تأكيد الدفع في صفحة الدفعة بدلًا من فتح التعديل.
• إذا كانت الدفعة على فاتورة إلكترونية مرسلة إلى الجهة الضريبية، فلا يغيّر تعديل الدفعة الفاتورة نفسها، لكن راجع تقاريرك بعد التعديل.

الأسئلة الشائعة

أضفت صورة الشيك في عملية الدفع على الفاتورة، كيف أحذفها؟

المرفق محفوظ على عملية الدفع وليس على الفاتورة. افتح الفاتورة، ومن تبويب المدفوعات اضغط تعديل بجوار الدفعة، ثم احذف الملف من خانة المرفقات واضغط تحديث الدفع. التفاصيل في حذف أو استبدال مرفق الدفعة.

يظهر لي زر تعديل لكن تظهر رسالة “غير مسموح لك بتعديل هذا الدفع”، لماذا؟

زر التعديل يظهر لمن يملك صلاحية إضافة عمليات الدفع، أما الحفظ فيحتاج إلى صلاحية حذف وتعديل جميع المدفوعات، أو حذف وتعديل المدفوعات الخاصة به وأن تكون أنت من حصّل الدفعة.

لماذا لا يمكنني تعديل تاريخ الدفعة؟

لأنك لا تملك صلاحية تغيير تاريخ الدفع. اطلبها من مدير النظام.

هل يمكنني نقل الدفعة إلى فاتورة أخرى؟

لا. احذف الدفعة من الفاتورة الحالية، ثم أضف دفعة جديدة على الفاتورة الصحيحة.

لماذا لا يمكنني تعديل دفعة مسددة من رصيد العميل؟

لأن خيار دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل مفعّل. ألغِ تفعيله من إعدادات الفواتير ثم عدّل الدفعة.

عدّلت حالة الدفعة إلى تحت المراجعة، فاختفى قيدها، هل هذا طبيعي؟

نعم، القيد يُنشأ للدفعات المكتملة فقط، وسيُعاد إنشاؤه عند إعادة الحالة إلى مكتمل.