تصدير بيانات العملاء إلى ملف إكسل

نظرة سريعة

يمكنك تصدير بيانات عملائك إلى ملف يُفتح ببرنامج Excel بطريقتين: من تنزيل نسخة احتياطية في صفحة معلومات الحساب، أو من تقرير دليل العملاء. ولا يوجد زر تصدير في قائمة العملاء نفسها.

أي طريقة أختار؟

	النسخة الاحتياطية	تقرير دليل العملاء
البيانات	كل بيانات العملاء: الكود والاسم والبريد الإلكتروني والعنوان والهواتف والتصنيف والحد الائتماني والحقول الإضافية، مع ملف منفصل لجهات الاتصال.	البيانات الأساسية: الكود والاسم والتصنيف والمنطقة والعنوان والهاتف والجوال، دون البريد الإلكتروني.
الفلاتر	الفرع فقط، عند تفعيل تطبيق الفروع.	التصنيف والمنطقة والمدينة والدولة وتاريخ الإنشاء ونوع العميل.
من يستطيع	مالك الحساب فقط، وفي الاشتراكات المدفوعة الفعّالة.	أي مستخدم لديه صلاحية عرض تقارير العملاء.
الصيغة	CSV أو XML.	CSV يُفتح في Excel، أو PDF.
الأنسب لـ	نقل كل بيانات العملاء أو الاحتفاظ بنسخة كاملة منها.	قائمة عملاء مصفّاة لغرض محدد.

الطريقة الأولى: تصدير العملاء من النسخة الاحتياطية

1. من القائمة الرئيسية اضغط الإعدادات ثم معلومات الحساب.
2. اضغط زر تنزيل نسخة احتياطية، فتفتح صفحة نسخ احتياطي لبيانات النظام.
3. من أختر الوحدات التي تريد أخذ نسخة إحتياطية منها حدد العملاء فقط، وحدد جهات اتصال العملاء أيضًا إذا كنت تحتاجها.
4. من صيغة النسخ الاحتياطية اختر CSV، واترك اختر المحدد على الفاصلة (Comma Separated).
5. إذا كان لديك أكثر من فرع، اختر الفرع من حقل فرع، أو اتركه لتصدير عملاء كل الفروع.
6. اضغط تنزيل، فيُحمَّل ملف العملاء على جهازك مباشرة، ثم افتحه ببرنامج Excel.

أعمدة ملف العملاء في النسخة الاحتياطية

رقم العميل، الاسم التجاري، الاسم الأول، الاسم الأخير، البريد الإلكتروني، العنوان 1 و2، المدينة، المنطقة، الرمز البريدي، الهاتف 1 و2، رمز الدولة، آخر دخول، الموظف، حالة المتابعة، التصنيف، الرقم الضريبي والسجل التجاري، تاريخ الميلاد، النوع، الموقع على الخريطة، الحد الائتماني ومدته، الرقم القومي، والحقول الإضافية للعملاء. وتظهر أسماء الأعمدة في الملف بالإنجليزية، مثل ClientNumber وBusinessName وEmail.

شروط النسخة الاحتياطية

• متاحة لمالك الحساب فقط، ولا يظهر زر تنزيل نسخة احتياطية لباقي المستخدمين.
• غير متاحة في الخطة المجانية، فتظهر رسالة هذه الخاصية متوفرة للحسابات المدفوعة فقط، لاستخدامها عليك ترقية حسابك.
• غير متاحة إذا انتهى الاشتراك، فتظهر رسالة تطلب تجديد الحساب.

الطريقة الثانية: تصدير العملاء من تقرير دليل العملاء

استخدم هذه الطريقة إذا لم تكن مالك الحساب، أو تريد تصدير مجموعة محددة من العملاء بالفلاتر.

قبل أن تبدأ

• أن تملك صلاحية عرض تقارير كل العملاء لتصدير كل العملاء، أو عرض تقارير العملاء الخاصة به لتصدير العملاء الذين أضفتهم فقط.
• أن يكون تطبيق العملاء مفعّلًا.

طريقة الوصول

• من القائمة الرئيسية: التقارير ثم قسم تقارير العملاء، ثم اضغط عرض بجوار دليل العملاء.
• مباشرة من الرابط: دليل العملاء.

الخطوات

1. افتح تقرير دليل العملاء.
2. حدد الفلاتر التي تحتاجها، مثل التصنيف أو المنطقة أو تاريخ إنشاء العميل، أو اتركها فارغة لعرض كل العملاء.
3. لإظهار أعمدة إضافية مثل الحقول الإضافية للعملاء، فعّل مشاهدة التفاصيل.
4. اضغط عرض التقرير.
5. بعد ظهور التقرير اضغط تصدير ثم اختر تصدير إلى Excel.
6. يُحمَّل الملف على جهازك، فافتحه ببرنامج Excel.

شرح الفلاتر والأعمدة

الفلاتر

الفلتر	الوصف
التصنيف	عرض عملاء تصنيف أو أكثر.
المنطقة / المدينة / الدولة	عرض العملاء حسب العنوان.
تاريخ إنشاء العميل (من) / (إلى)	عرض العملاء المضافين في فترة محددة.
نوع العميل	أفراد أو شركات، عند استخدام النوعين.
مشاهدة التفاصيل	إضافة أعمدة تفصيلية والحقول الإضافية للعملاء.

الأعمدة

العمود	يظهر عند
الكود، الاسم، التصنيف، المنطقة، العنوان، الهاتف، جوال	دائمًا
نوع العميل	عند استخدام العملاء الأفراد والشركات معًا
تفاصيل العميل الضريبية	عند تفعيل عملاء الشركات
الحقول الإضافية للعملاء	عند تفعيل مشاهدة التفاصيل

خيارات التصدير

الخيار	الناتج
تصدير إلى Excel	ملف بصيغة CSV يُفتح ببرنامج Excel، ويدعم اللغة العربية.
تصدير إلى CSV	ملف CSV مماثل.
تصدير إلى PDF	نسخة PDF من التقرير تُفتح في تبويب جديد.
طباعة	طباعة التقرير مباشرة.

يُصدَّر التقرير بنفس الفلاتر التي اخترتها. ولحفظ الملف بصيغة xlsx، افتحه في Excel ثم احفظه باسم بصيغة Excel Workbook.

رسائل وحدود التصدير

• لا يظهر زر تصدير إلا بعد الضغط على عرض التقرير.
• إذا زاد عدد العملاء عن 3000 تظهر رسالة بأن البيانات كبيرة، مع خيار تنزيلها كملف CSV مباشرة.
• إذا كانت صلاحيتك عرض تقارير العملاء الخاصة به، يحتوي الملف على العملاء الذين أضفتهم فقط. وإذا لم تكن لديك أي من الصلاحيتين يظهر التقرير فارغًا.

تصدير العملاء مع أرصدتهم

لتصدير العملاء مع أرصدتهم ومبيعاتهم ومدفوعاتهم، استخدم تقرير أرصدة العملاء بنفس الطريقة. ويعرض: الكود، ورقم الحساب، والاسم، والموظف، والرصيد السابق، وإجمالي المبيعات والمرتجعات والمدفوعات، والرصيد. ويمكنك:

• تفعيل إخفاء الرصيد الصفري لتصدير العملاء الذين لهم أرصدة فقط.
• تفعيل مشاهدة التفاصيل لإضافة الهاتف والعنوان والتصنيف.
• استخدام اخفاء الاعمدة لاستبعاد الأعمدة التي لا تحتاجها من الملف.

ملاحظات مهمة

• لنقل العملاء إلى حساب آخر، صدّرهم من النسخة الاحتياطية ثم استخدم استيراد العملاء في الحساب الآخر بعد مطابقة الأعمدة.
• التصدير لا يغيّر أي بيانات في حسابك.
• لإرسال بيانات عدة عملاء كملفات PDF، حددهم من قائمة العملاء واختر تنزيل PDF من الإجراءات.

الأسئلة الشائعة

لماذا لا يوجد زر تصدير في قائمة العملاء؟

تصدير العملاء يتم من النسخة الاحتياطية أو من تقرير دليل العملاء.

الملف المصدَّر بصيغة CSV وليس xlsx، هل هذا طبيعي؟

نعم، يُصدَّر الملف بصيغة CSV تُفتح مباشرة في Excel. ويمكنك حفظه بصيغة xlsx من داخل Excel.

كيف أصدّر البريد الإلكتروني للعملاء؟

استخدم النسخة الاحتياطية؛ فملف العملاء فيها يتضمن البريد الإلكتروني، أما تقرير دليل العملاء فلا يتضمنه.

لا يظهر لي زر تنزيل نسخة احتياطية، لماذا؟

الزر يظهر لمالك الحساب فقط، وفي الاشتراكات المدفوعة الفعّالة. ويمكنك استخدام تقرير دليل العملاء بدلًا منه.

لماذا لا تظهر كل العملاء في الملف؟

تأكد من إزالة الفلاتر، ومن أن صلاحيتك عرض تقارير كل العملاء وليست الخاصة به فقط.