الملاحظات والمرفقات وأرشفة المستندات: إرفاق الملفات بالعملاء والفواتير والمعاملات

يمكنك تسجيل ملاحظات وإرفاق ملفات وترتيب مواعيد على العملاء والفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشغل وغيرها، لتحتفظ بكل ما يخص السجل في مكان واحد؛ مثل نتيجة مكالمة مع عميل، أو صورة عقد، أو موعد متابعة. يشرح هذا الدليل إضافة الملاحظات والمرفقات، ومشاركتها، وترتيب المواعيد، وأرشفة المستندات، والشاشات التي تقبل المرفقات، والصلاحيات، وحدود حجم المرفقات.

أين تضيف الملاحظات والمرفقات؟

السجل	مكان الزر
العميل	صفحة العميل: إضافة ملاحظة/مرفق وترتيب موعد
فاتورة المبيعات	أعلى صفحة الفاتورة
عرض السعر	أعلى صفحة عرض السعر
أمر الشغل	أعلى صفحة أمر الشغل
أمر البيع، فاتورة الشراء، الإشعارات، مشروع المقاولات	أعلى صفحة النموذج

إضافة ملاحظة أو مرفق

1. افتح السجل واضغط إضافة ملاحظة/مرفق.
2. حدد التاريخ والوقت.
3. اختر الإجراء منفذ، مثل مكالمة أو زيارة، من قائمة الإجراءات.
4. إن أردت، غيّر حالة السجل من حدث الحالة إلى.
5. اكتب ملاحظة، وارفع الملفات في المرفقات، ويمكن رفع أكثر من ملف.
6. لمشاركة الملاحظة مع العميل لتظهر له في حسابه، حدد خيار المشاركة مع العميل.
7. اضغط حفظ، فتظهر تم حفظ الملاحظة بنجاح، ويصل إشعار للموظفين المسؤولين.

عرض الملاحظات وتعديلها

تظهر الملاحظات في تبويب الملاحظات / المرفقات في صفحة السجل مع عددها. ومنه تفتح الملاحظة لتعديلها أو حذفها حسب صلاحياتك.

ترتيب موعد

1. افتح العميل أو النموذج واضغط ترتيب موعد.
2. حدد التاريخ والوقت والمدة، واختر الإجراءات.
3. اكتب الملاحظات، وعيّن الموعد لموظف أو أكثر.
4. لموعد متكرر، حدد التكرار وتاريخ الانتهاء، ثم احفظ.

يصل إشعار للموظفين المعيّنين، وتجد كل المواعيد في المواعيد. وحالات الموعد: مُجدول، تم، ملغي.

مرفقات النموذج نفسه

بالإضافة للملاحظات، يمكنك إرفاق ملفات بالفاتورة نفسها من تبويب المرفقات في نموذج الفاتورة، مثل صورة أمر شراء العميل. ويمكن إرسال هذه المرفقات مع الفاتورة بالبريد من رفع الملفات المرفقة في شاشة الإرسال.

أرشفة المستندات في دفترة

يمكنك أرشفة ملفاتك في دفترة بأكثر من طريقة حسب نوع الملف:

ما تريد أرشفته	الطريقة
ملف يخص معاملة أو سجل معين، مثل صورة أمر شراء العميل أو إيصال مصروف	أرفقه بالسجل نفسه من حقل المرفقات في نموذج الإضافة أو التعديل، فيبقى محفوظًا معه.
ملفات ومستندات عامة للشركة، مثل السجل التجاري والعقود العامة وكتالوج المنتجات	من إدارة الملفات والمستندات اضغط مستند جديد لرفع الملف، ثم يمكنك معاينته أو إرفاقه عند إرسال المستندات للعملاء.
مستندات الموظفين، مثل الهوية والإقامة والشهادات	حدد أنواع المستندات المطلوبة من إدارة المستندات، ثم ارفعها من ملف الموظف.
ملاحظات ومرفقات المتابعة على العملاء والفواتير	زر إضافة ملاحظة/مرفق في صفحة السجل، كما في إضافة ملاحظة أو مرفق.
مستندات بحقول خاصة، مثل عقود العملاء بتاريخ انتهاء	أنشئ حقل رفع ملف في الحقول الإضافية، أو نموذجًا من النماذج ذات الصلة فيه حقل ملف.

الشاشات التي تقبل المرفقات

الشاشة	مكان المرفقات
فواتير المبيعات، عروض الأسعار، أوامر البيع، المرتجعات والإشعارات	تبويب المرفقات في نموذج المستند، أو إضافة ملاحظة/مرفق في صفحته.
فواتير الشراء، أوامر الشراء، عروض أسعار المشتريات	حقل المرفقات في نموذج المستند.
العملاء والموردين	حقل المرفقات في نموذج العميل أو المورد، وإضافة ملاحظة/مرفق للعملاء.
المنتجات والخدمات	حقل المرفقات في نموذج المنتج، وفي التسوية اليدوية للمخزون.
المصروفات وسندات القبض	حقل المرفقات في نموذج السند.
القيود اليومية	حقل المرفقات في نموذج القيد.
الأصول	حقل المرفقات في نموذج الأصل.
الأذون المخزنية	حقل المرفقات في نموذج الإذن.
مدفوعات العملاء ومدفوعات الموردين	حقل المرفقات في نموذج الدفع.
التحويل بين الخزائن	حقل المرفقات في نموذج التحويل.
قسائم الرواتب، مدفوعات مسير الرواتب، أذونات الإجازة	حقل المرفقات في النموذج.
أوامر الشغل، مشاريع المقاولات	زر إضافة ملاحظة/مرفق.
الشروط والأحكام	رفع ملف الشروط، ويمكن إرفاقه عند إرسال الفاتورة.
أي شاشة بها حقول إضافية أو نماذج ذات صلة	حقل من نوع رفع ملف أو رفع صورة.

الملفات المسموحة والحجم

البند	القيمة
الأنواع المسموحة	pdf، doc، docx، xls، xlsx، csv، jpg، jpeg، png، gif، zip
حجم الملف الواحد	حتى 50 ميجابايت في الباقة المجانية، وحتى 250 ميجابايت في الباقات المدفوعة
عدد الملفات	غير محدود

الصلاحيات

الصلاحية	تتيح
إضافة ملاحظات / مرفقات / مواعيد لجميع العملاء	الإضافة لأي عميل أو نموذج.
إضافة ملاحظات / مرفقات / مواعيد لعملائه المعينين	الإضافة للعملاء المعيّنين للموظف فقط.
تعديل وحذف جميع الملاحظات / المرفقات / مواعيد لجميع العملاء	تعديل وحذف أي ملاحظة.
تعديل وحذف ملاحظاتة – مرفقاتة ومواعيدة الخاصة	تعديل وحذف ما أضافه الموظف فقط.

وتُضبط من الأدوار الوظيفية. وفي نماذج المشتريات تُستخدم صلاحيات تعديل المشتريات.

أسئلة شائعة

هل يوجد في دفترة أرشفة للمستندات والملفات؟

نعم، أرفق الملف بالسجل الخاص به، أو ارفع المستندات العامة من إدارة الملفات والمستندات، ومستندات الموظفين من إدارة المستندات. التفاصيل في أرشفة المستندات في دفترة.

هل يمكنني إرسال المرفقات مع الفاتورة للعميل؟

نعم، عند الإرسال بالبريد من أرسل عبر ← البريد الإلكتروني، حدد رفع الملفات المرفقة لإرسال مرفقات الفاتورة، أو أرفق ملف آخر لرفع ملف جديد، أو أرفق ملفات الشروط والأحكام.

هل تُحذف المرفقات عند حذف الفاتورة؟

نعم، تُحذف مرفقات الفاتورة معها، ولا تعود عند استعادة الفاتورة من سلة المحذوفات. احتفظ بنسخة من المرفقات المهمة قبل الحذف.

أين أجد كل مرفقات عميل معين؟

في صفحة العميل افتح تبويب الملاحظات / المرفقات لمرفقات المتابعة، وتجد مرفقات كل فاتورة في صفحة الفاتورة نفسها.

لماذا لا يظهر زر إضافة ملاحظة/مرفق؟

لأن تطبيق متابعة العملاء غير مفعّل، أو ليست لديك صلاحية إضافة الملاحظات.

هل يرى العميل الملاحظات؟

لا، إلا إذا حددت مشاركة الملاحظة مع العميل.

ما أقصى حجم للمرفق؟

50 ميجابايت في الباقة المجانية و250 ميجابايت في الباقات المدفوعة لكل ملف.

كيف أكتب ملاحظة تظهر في الفاتورة المطبوعة؟

الملاحظات هنا داخلية، أما ما يظهر في الطباعة فاكتبه في حقل الملاحظات/الشروط داخل نموذج الفاتورة.