استيراد بيانات العملاء

تتيح لك دفترة استيراد بيانات عملائك بالجملة من ملف إكسيل بدلًا من إدخالهم يدويًا واحدًا تلو الآخر، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء. ويمكنك تحديد الرصيد الافتتاحي لكل عميل أثناء الاستيراد، ليظهر لاحقًا في مدفوعات العملاء وفي كشف حساب العميل.

اسم العملاء حسب نشاط الحساب

يتغير اسم العملاء في دفترة حسب نشاط الحساب الذي اخترته عند التسجيل، فيظهر بالمسمى المناسب لطبيعة عملك. فمثلًا:

• في حسابات المستشفيات والعيادات تظهر قائمة العملاء باسم المرضى، وكلمة عميل باسم مريض.
• في حسابات المدارس والتعليم تظهر قائمة العملاء باسم الطلاب، وكلمة عميل باسم طالب.

مهما كان المسمى الظاهر في حسابك، فهو قائمة العملاء نفسها في النظام. لذلك تستورد بيانات المرضى أو الطلاب بخطوات هذا المقال نفسها، من القائمة التي تظهر في حسابك وزر استيراد فيها.

طريقة الوصول

1. من القائمة الرئيسية اضغط العملاء (أو المسمى الظاهر في حسابك حسب النشاط، مثل المرضى أو الطلاب).
2. اضغط إدارة العملاء.
3. اضغط زر استيراد أعلى القائمة.

أو افتح الصفحة مباشرة: استيراد العملاء.

خطوات استيراد بيانات العملاء

قبل البدء: تجهيز ملف البيانات

• جهّز الملف بصيغة xlsx أو xls أو csv.
• اكتب أسماء الأعمدة في الصف الأول، مثل الاسم التجاري والهاتف والبريد الإلكتروني، ثم ضع كل عميل في صف مستقل.
• يجب أن يحتوي الملف على عمودين على الأقل؛ لا يقبل النظام ملفًا بعمود واحد حتى لو كان عمود الأسماء فقط.
• إن كنت ستُدرج أرصدة افتتاحية، أضف عمودَي الرصيد الافتتاحي وتاريخ رصيد الافتتاحي.
• راجع قائمة العملاء الحالية لتجنب تكرار عميل مسجل مسبقًا.

الخطوة الأولى: رفع الملف

1. في حقل الملف الذي سيتم استيراده اختر ملف البيانات.
2. إذا كان الملف بصيغة csv، اختر الفاصل المستخدم فيه من حقل المحدد. لا يظهر هذا الحقل مع ملفات الإكسيل.
3. فعّل قم بإستيراد الصف الأول من الملف فقط إذا كان الصف الأول يحتوي على بيانات عميل. اتركه غير مفعّل إذا كان يحتوي على أسماء الأعمدة.
4. اضغط الخطوة التالية.

الخطوة الثانية: تحديد الحقول

1. في شاشة تحديد الحقول، اختر لكل الحقل في النظام الحقل المقابل في الملف.
2. الحقل الذي لا تربطه بعمود يبقى فارغًا في بيانات العميل.
3. لتحديث عملاء موجودين بدل تكرارهم، فعّل خيار التحديث كما في تحديث بيانات العملاء الموجودين.
4. اضغط استيراد.

شرح الحقول

الحقل	الوصف	إلزامي؟
الاسم التجاري	اسم العميل أو الشركة، أو اسم المريض أو الطالب حسب نشاط الحساب.	نعم
الاسم الأول / الاسم الأخير	اسم جهة الاتصال.	لا
البريد الإلكتروني	لا يتكرر بين عميلين، ويُستخدم للتعرف على العميل عند التحديث.	لا
كود العميل	لا يتكرر بين عميلين، ويُستخدم للتعرف على العميل عند التحديث.	لا
الهاتف / جوال	أرقام التواصل.	لا
حقول العنوان والدولة	العنوان والمدينة والمنطقة والرمز البريدي والدولة.	لا
الرصيد الافتتاحي	المبلغ المستحق على العميل قبل بدء استخدام دفترة.	لا
تاريخ رصيد الافتتاحي	تاريخ تسجيل الرصيد الافتتاحي.	لا
النوع / جنس العميل / مجموعات الأسعار	بيانات تصنيف العميل.	لا
الحقول الإضافية	أي حقل أضفته لنموذج العميل يظهر في القائمة ويمكن ربطه.	حسب إعداد الحقل

تحديث بيانات العملاء الموجودين

فعّل قم بتحديث بيانات العميل الموجودة بالفعل بالبيانات الجديدة، ثم اختر الحقل الذي يتعرف به النظام على العميل:

• جميع الحقول المطلوبة: يبحث النظام عن العميل بـالبريد الإلكتروني أو كود العميل.
• حقل محدد: البريد الإلكتروني أو كود العميل أو الهاتف أو جوال.

إذا وجد النظام عميلًا مطابقًا يُحدّث سجله، وإلا يُنشئ عميلًا جديدًا. وإذا لم تفعّل الخيار، يُضاف كل صف كعميل جديد.

متابعة عملية الاستيراد

• يتم الاستيراد في الخلفية، وتنتقل إلى صفحة متابعة تعرض عدد السجلات نجحت وفشلت وقيد التنفيذ.
• عند الانتهاء تظهر رسالة تم اللإستيراد بنجاح.
• إذا توقفت العملية قبل اكتمالها، اضغط استأنف لإكمالها.
• يُكمل النظام استيراد الصفوف الصحيحة حتى لو فشلت بعض الصفوف.

القواعد والقيود

• الصيغ المقبولة: xlsx وxls وcsv.
• يجب أن يحتوي الملف على عمودين على الأقل؛ لا يقبل النظام ملفًا بعمود واحد حتى لو كان عمود الأسماء فقط.
• يظهر حقل المحدد مع ملفات csv فقط، ولا يظهر مع ملفات الإكسيل.
• الاسم التجاري هو الحقل الإلزامي الوحيد، ولا يمكن الانتقال للاستيراد دون ربطه بعمود.
• البريد الإلكتروني وكود العميل لا يتكرران بين عميلين.
• الصف الذي يحتوي على قيمة بتنسيق خاطئ يُتجاهل ويستمر استيراد باقي الصفوف.
• الاستيراد عملية تتم مرة واحدة لكل ملف، ولا يوجد ربط مستمر يُحدّث البيانات تلقائيًا عند تعديل ملف الإكسيل. لإضافة عملاء جدد لاحقًا، استورد ملفًا جديدًا.

رسائل الخطأ

الرسالة	السبب	الحل
نأسف، لا يمكن استيراد ملف بعامود واحد، تأكد من إختيارك ملف بالصيغة الصحيحة	الملف يحتوي على عمود واحد فقط، أو اخترت المحدد الخاطئ لملف csv فقرأ النظام كل الأعمدة كعمود واحد.	أضف عمودًا ثانيًا على الأقل، مثل الهاتف أو كود العميل، أو اختر المحدد المطابق لملف csv، أو احفظ الملف بصيغة xlsx.
Please, enter the value for all required inputs marked with “*”	لم تربط حقل الاسم التجاري بعمود في الملف.	اربط الحقل بالعمود الذي يحتوي على اسم العميل.
خطأ المدخل [رقم الصف] : [اسم العمود] به تنسيق خاطئ…تم التجاهل	قيمة في الصف بتنسيق غير صحيح، مثل تاريخ مكتوب بشكل خاطئ.	صحّح القيمة في الملف وأعد استيراد الصف.

الأثر على النظام

• تُضاف سجلات العملاء الجدد إلى قائمة العملاء، وتُحدَّث السجلات المطابقة عند تفعيل خيار التحديث.
• لكل عميل له رصيد افتتاحي، تُسجَّل حركة في مدفوعات العملاء بطريقة دفع الرصيد الافتتاحي، ويُنشأ القيد التالي:

الحساب	مدين	دائن
حساب العميل	1,000	—
أرصدة افتتاحية	—	1,000
الإجمالي	1,000	1,000

الأرصدة الافتتاحية المستوردة تعمل مثل الأرصدة المُدخلة يدويًا من صفحة العميل. لحذف رصيد مستورد بالخطأ، حدده في مدفوعات العملاء واحذفه، فيُحذف القيد المرتبط به.

أسئلة شائعة

لماذا لا يوجد زر تنزيل المثال في صفحة استيراد العملاء؟

لا يتوفر زر تنزيل المثال حاليًا في استيراد العملاء. لا يحتاج الاستيراد إلى ملف بتنسيق ثابت، لأنك تربط أعمدة ملفك بحقول النظام في خطوة تحديد الحقول. جهّز ملفًا بصف أول لأسماء الأعمدة وصف لكل عميل.

عندي قائمة بأسماء العملاء فقط، كيف أستوردها؟

أضف عمودًا ثانيًا على الأقل بجانب عمود الأسماء، مثل الهاتف أو كود العميل، حتى لو تركت بعض خلاياه فارغة. اكتب أسماء الأعمدة في الصف الأول، وضع كل عميل في صف، ثم احفظ الملف بصيغة xlsx أو csv. في خطوة تحديد الحقول اربط عمود الأسماء بحقل الاسم التجاري. لا يقبل النظام ملفًا بعمود واحد.

لا يظهر لي حقل المحدد، لماذا؟

يظهر حقل المحدد مع ملفات csv فقط. إذا كان ملفك بصيغة xlsx أو xls فلا يظهر، ويقرأ النظام الأعمدة تلقائيًا.

كيف أستورد بيانات الطلاب الجدد من ملف إكسيل؟

الطلاب في حسابات التعليم هم العملاء أنفسهم في دفترة باسم مختلف. افتح قائمة الطلاب ثم اضغط استيراد. جهّز ملفًا بصف لكل طالب مع إدخال اسمه في عمود الاسم التجاري، ثم ارفع الملف واربط الأعمدة واضغط استيراد.

كيف أستورد بيانات المرضى في حساب المستشفى أو العيادة؟

المرضى هم العملاء أنفسهم في دفترة باسم مختلف. افتح قائمة المرضى ثم اضغط استيراد، واتبع خطوات هذا المقال نفسها مع إدخال اسم المريض في عمود الاسم التجاري.

هل يجب إدخال البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف لكل عميل؟

لا. الحقل الإلزامي الوحيد هو الاسم التجاري، وباقي الحقول اختيارية. لكن يجب أن يحتوي الملف على عمودين على الأقل، حتى لو كانت خلايا العمود الثاني فارغة.

هل يمكن ربط ملف الإكسيل بدفترة ليتحدث تلقائيًا؟

لا. الاستيراد يتم مرة واحدة لكل ملف. لإضافة عملاء جدد أو تحديث بياناتهم، استورد ملفًا جديدًا وفعّل خيار التحديث عند الحاجة.

استوردت الملف فتكرر العملاء، لماذا؟

لأن خيار قم بتحديث بيانات العميل الموجودة بالفعل بالبيانات الجديدة لم يكن مفعّلًا. فعّله في المرة القادمة، واختر الحقل الذي يتعرف به النظام على العميل.

أين أجد الأرصدة الافتتاحية المستوردة؟

في مدفوعات العملاء بطريقة دفع الرصيد الافتتاحي، وفي كشف حساب كل عميل.