دليل شامل: نظام العضويات في دفترة

يتكامل تطبيق “العضويات” و“الأرصدة” في دفترة لخدمة بعض قطاعات الأعمال القائم نموذجها الربحي على عضويات يدفعها العميل سنويًا أوشهريًا كعضوية الجيم (النادي الرياضي) أو في شكل باقة يتم تجديدها بصورة دورية كاشتراك الانترنت، وقبل البدء في استخدام برنامجي “العضويات” و“الأرصدة” في دفترة بالصورة المناسبة لعملك، تأكد من تفعيل هذه التطبيقات من “إدارة التطبيقات” الموجودة بقائمة “الإعدادات” الرئيسية بدفترة. ثم استعد لشرح تفصيلي لكيفية إضافة العضويات للعملاء وإدارتها.

حيث نتطرق في هذا المقال إلى شرح نظام العضويات بداية من إضافة عضوية جديدة إلى تحليل ومتابعة التقارير الخاصة بالعضويات.

الباقات عبارة عن الخدمات التي تقدمها في شكل عضويات أو أرصدة، ويمكنك أن تضيف عدة باقات لنفس الخدمة يختلفون باختلاف السعر أو الفترة الزمنية أو الصلاحيات، وحيث نركز في هذا المقال على شرح نظام العضويات، إليك تفاصيل إضافة باقة جديدة، نوعها عضوية.

توجه إلى “إدارة الباقات” المنسدلة عن “النقاط والأرصدة” بالقائمة الرئيسية. واضغط على زر “أضف باقة”.

الاسم: ويقصد به اسم الباقة المعبر عن الخدمة المقدمة، والذي سيظهر عند تعيين العضوية للعميل، مثلًا باقة الانترنت، باقة المكالمات ورصيد الهاتف، اشتراك صالة الجيم.

النوع: وهو محصور بين نوعين إما عضوية أو نقاط، وفي حالتنا هذه الاختيار عضوية.

 

الحالة: الباقة إذا كانت “نشطة” يمكنك تفعيلها لعميل ويمكنه دفع التزاماته، ولن يستطيع أن يرتبط بعضوية غيرها، وإن كانت “غير نشطة” لن تستطيع تعيينها لعميل إلا إن قمت بإعادة تفعيلها.

 

السعر: يقصد به مبلغ العضوية طوال فترة نشاطها.

الفترة: يمكنك من خلالها أن تحدد إذا كان دفع العضوية وتجديدها يتم بصورة شهرية أم سنوية.

الوصف: لتعريف الباقة وفئتها وكل المعلومات المتعلقة بها إن وجدت.

 

أنواع الرصيد: بصورة أساسية يتبع الرصيد الأرصدة أكثر من العضويات، ولكن في بعض الحالات تضيف الأعمال أرصدة فوق سعر الباقة المُحدد؛ لتمنح من خلالها بعض المنح المجانية أو لتمديد فترة الباقة وغيرها، يمكنك الإطلاع على المقال الخاص بالأرصدة لمزيد من التفاصيل عن هذه النقطة.

لإضافة عضوية عليك التوجه إلى “العضويات” من القائمة الرئيسية، واضغط على “إدارة العضويات” لتجد قائمة بالعضويات السابقة للعملاء والتي يمكنك الإطلاع عليها، وهناك كذلك زر “أضف العضوية” الذي تتمكن من خلاله أن تضيف عضوية جديدة، بشرط أن يكون العميل ليست لديه أية عضويات مفعّلة لديك، فكل عميل يجوز له التمتع بعضوية واحدة فقط.

معلومات العضوية لا تزيد عن كونها تعيين عضوية لعميل محدد؛ نذكر اسمه أو الكود الخاص به، وندخل اسم الباقة (العضوية) المُعينة له، وتاريخ بداية العضوية ليحتسب تاريخ نهاية العضوية تبعًا لفترة الباقة المحدد مسبقًا، مع إمكانية إضافة بعض التفاصيل الخاصة بعضوية هذا العميل.

بعد حفظ العملية، يحيلك النظام للشاشة الخاصة بدفع هذه العضوية للعميل، لتدخل أنت الطريقة التي دفع لك العميل بها سواء كانت نقدًا، تحويل بنكي، شيك، أونلاين إلى آخره من طرق الدفع. ويُكتَب مبلغ العضوية كاملًا بشكل تلقائي في الخانة الخاصة بالمبلغ، والتاريخ، وتكون حالة الدفع مكتمل.

• يمكنك تغيير الخزينة التي يتم تحويل مبلغ العميل المدفوع إليها.
• يتاح لك إرفاق ملفات تخص عملية الدفع هذه.
• لديك القدرة على تعديل المبلغ وكتابة جزء فقط من اشتراك العضوية، على أن تضيف باقي المبلغ على شكل أقساط على فاتورة العميل الخاصة بالعضوية.
• لاحظ أنه في حالة عدم دفع العميل للعضوية، بإمكانك إلغاء الدفع في هذه المرحلة، على أن تعود إلى الفواتير الخاصة بالعميل في وقت لاحق وتضغط على “إضافة عملية دفع” على الفاتورة الخاصة بهذا الاشتراك في وقت تسديد العميل.

بعد إضافة أو تعديل عملية الدفع، تنتقل للشاشة الخاصة بالفاتورة، والتي يمكنك استرجاعها في أي وقت بالضغط على زر “إدارة الفواتير” المنسدل عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية، ثم الضغط على الفاتورة الخاصة بهذه العضوية، أو من ملف العميل.

 

وهناك مميزات عديدة يمكنك التحكم من خلال بفاتورة العضوية الخاصة بالعميل، كحفظ أو طباعة فاتورة العضوية وكذا إرسالها للعميل بالبريد الإلكتروني أو عبر الواتساب أو من خلال رسالة نصية sms، والعديد من المميزات المتعلقة بإدارة الفواتير في دفترة.

في حالة رجوعك للقائمة الخاصة بالعضويات، ستظهر لك العضوية التي أضفتها بهذا الشكل، لتتمكن من حذفها أو تعديلها، أو إيقافها، وكذلك تجديدها في حالة انتهاء الفترة المحددة لها.

من خلال “الإعدادات” المنسدلة عن “العضويات” بالقائمة الرئيسية، تستطيع تحديد عدد “أيام السماح” وهي عدد الأيام التي يمكن أن تستمر عضوية العميل مفعلة خلالها، بعد انتهاء فترة العضوية، لحين التجديد.

 

وهناك اختيار آخر بالإعدادات لتقييد فئة العملاء المسموح لهم تسجيل الحضور بالبرنامج، وهو ما يفيد في حالة تتبع التزام العملاء بالحضور في العضويات التي تحتاج ذلك، مثل حضور الطلاب المشتركين بعضوية خاصة بدورات تعليمية، أو المتدربين بنادي رياضي.

1. من القائمة الرئيسية اضغط على “العضويات“.
2. اضغط على “إدارة العضويات“.
3. اضغط على العضوية المطلوب تجميدها.
4. اضغط على زر “اضف فترة توقف” أعلى بيانات العضوية.

 

 

1. قم بتحديد تاريخ بداية تجميد العضوية من حقل “تاريخ الوصول”.
2. قم بتحديد تاريخ انتهاء تجميد العضوية من حقل “تاريخ المغادرة”.
3. اضغط على “اضف فترة توقف للعضوية” في حال اردت اضافة فترة التوقف الي فترة العضوية الأساسية.
   1. مثال: في حال انتهاء عضوية عميلك في تاريخ 01/06/2024 ثم اضفت فترة توقف لمدة 3 شهور اذا عند تفعيلك هذا الخيار سيتم اضافة الـ 3 شهور المتوقفة الي تاريخ انتهاء عضوية العميل ليصبح 01/09/2024.
   2. في حال عدم تفعيل هذا الخيار لن يتم اضافة فترة التوقف الي عضوية العميل.

 

 

• اضغط على زر “حفظ” لإضافة فترة التوقف للعضوية.

 

يمكنك التوجه إلى “إدارة العملاء” المنسدلة عن “العملاء” بالقائمة الرئيسية، والضغط على ملف العميل، للإطلاع على العضوية الخاصة به، وهو ما يمكنك من استعراض البيانات الضرورية الخاصة بالعضوية، وإيقافها أو تجديدها دون الحاجة للذهاب إلى قائمة العضويات بالنظام.

هناك تقارير خاصة بالعضويات يمكنك الوصول لها بالضغط على “تقارير العضويات” المنسدلة عن “التقارير” بالقائمة الرئيسية، وتنقسم تقارير العضويات إلى:

• تقارير العضويات المنتهية.
• تقارير تجديد العضويات.
• تقارير الاشتراكات الجديدة.

وبداخل كل نوع من هذه التقارير عدة فلاتر كتحديد عميل معين أو عضوية محددة أو فترة زمنية وغيرها من التصفيات، لتوجيه التقارير ووضعها في الإطار الذي تحتاج إليه.

وبناءً عليه تستطيع تحليل أنظمة العضويات لديك، وتحسن إدارتها.