الملاحظات والمرفقات والمواعيد على العملاء والفواتير
يمكنك تسجيل ملاحظات وإرفاق ملفات وترتيب مواعيد على العملاء والفواتير وعروض الأسعار وأوامر الشغل وغيرها، لتحتفظ بكل ما يخص السجل في مكان واحد؛ مثل نتيجة مكالمة مع عميل، أو صورة عقد، أو موعد متابعة. يشرح هذا الدليل إضافة الملاحظات والمرفقات، ومشاركتها، وترتيب المواعيد، والصلاحيات، وحدود حجم المرفقات.
🛈
ملاحظة: زر إضافة ملاحظة/مرفق وترتيب موعد يظهران بعد تفعيل تطبيق متابعة العملاء من إدارة التطبيقات، ومع صلاحية إضافة الملاحظات.
محتويات المقال
أين تضيف الملاحظات والمرفقات؟
| السجل | مكان الزر |
|---|---|
| العميل | صفحة العميل: إضافة ملاحظة/مرفق وترتيب موعد |
| فاتورة المبيعات | أعلى صفحة الفاتورة |
| عرض السعر | أعلى صفحة عرض السعر |
| أمر الشغل | أعلى صفحة أمر الشغل |
| أمر البيع، فاتورة الشراء، الإشعارات، مشروع المقاولات | أعلى صفحة النموذج |
إضافة ملاحظة أو مرفق
- افتح السجل واضغط إضافة ملاحظة/مرفق.
- حدد التاريخ والوقت.
- اختر الإجراء منفذ، مثل مكالمة أو زيارة، من قائمة الإجراءات.
- إن أردت، غيّر حالة السجل من حدث الحالة إلى.
- اكتب ملاحظة، وارفع الملفات في المرفقات، ويمكن رفع أكثر من ملف.
- لمشاركة الملاحظة مع العميل لتظهر له في حسابه، حدد خيار المشاركة مع العميل.
- اضغط حفظ، فتظهر تم حفظ الملاحظة بنجاح، ويصل إشعار للموظفين المسؤولين.
عرض الملاحظات وتعديلها
تظهر الملاحظات في تبويب الملاحظات / المرفقات في صفحة السجل مع عددها. ومنه تفتح الملاحظة لتعديلها أو حذفها حسب صلاحياتك.
ترتيب موعد
- افتح العميل أو النموذج واضغط ترتيب موعد.
- حدد التاريخ والوقت والمدة، واختر الإجراءات.
- اكتب الملاحظات، وعيّن الموعد لموظف أو أكثر.
- لموعد متكرر، حدد التكرار وتاريخ الانتهاء، ثم احفظ.
يصل إشعار للموظفين المعيّنين، وتجد كل المواعيد في المواعيد. وحالات الموعد: مُجدول، تم، ملغي.
مرفقات النموذج نفسه
بالإضافة للملاحظات، يمكنك إرفاق ملفات بالفاتورة نفسها من تبويب المرفقات في نموذج الفاتورة، مثل صورة أمر شراء العميل. ويمكن إرسال هذه المرفقات مع الفاتورة بالبريد من رفع الملفات المرفقة في شاشة الإرسال.
الملفات المسموحة والحجم
| البند | القيمة |
|---|---|
| الأنواع المسموحة | pdf، doc، docx، xls، xlsx، csv، jpg، jpeg، png، gif، zip |
| حجم الملف الواحد | حتى 50 ميجابايت في الباقة المجانية، وحتى 250 ميجابايت في الباقات المدفوعة |
| عدد الملفات | غير محدود |
الصلاحيات
| الصلاحية | تتيح |
|---|---|
| إضافة ملاحظات / مرفقات / مواعيد لجميع العملاء | الإضافة لأي عميل أو نموذج. |
| إضافة ملاحظات / مرفقات / مواعيد لعملائه المعينين | الإضافة للعملاء المعيّنين للموظف فقط. |
| تعديل وحذف جميع الملاحظات / المرفقات / مواعيد لجميع العملاء | تعديل وحذف أي ملاحظة. |
| تعديل وحذف ملاحظاتة – مرفقاتة ومواعيدة الخاصة | تعديل وحذف ما أضافه الموظف فقط. |
وتُضبط من الأدوار الوظيفية. وفي نماذج المشتريات تُستخدم صلاحيات تعديل المشتريات.
أسئلة شائعة
لماذا لا يظهر زر إضافة ملاحظة/مرفق؟
لأن تطبيق متابعة العملاء غير مفعّل، أو ليست لديك صلاحية إضافة الملاحظات.
هل يرى العميل الملاحظات؟
لا، إلا إذا حددت مشاركة الملاحظة مع العميل.
ما أقصى حجم للمرفق؟
50 ميجابايت في الباقة المجانية و250 ميجابايت في الباقات المدفوعة لكل ملف.
كيف أكتب ملاحظة تظهر في الفاتورة المطبوعة؟
الملاحظات هنا داخلية، أما ما يظهر في الطباعة فاكتبه في حقل الملاحظات/الشروط داخل نموذج الفاتورة.