إشعارات إنتهاء العقد للموظف وإجراءات التجديد والاستبدال على العقود

عقود الموظفين مرهونة بوقت تحدده عند إنشاء العقد، ثم ينبغي عليك اتخاذ الإجراء المناسب لتجديد أو استبدال أو إيقاف العقد. ولكون العلاقة بينك وبين الموظف تعاقد بين الطرفين، من الجدير الترتيب الموظف قبل انتهاء عقده بمدة كافية لكي يتخذ قراره برغبته في الاستمرار أو إنهاء التعاقد بعد إنتهاء مدته، وهو ما تضبطه أكثر من خلال إشعارات العقود. 

إليك في هذا المقال طريقة ضبط إشعار الموظف والإجراءات على العقود.  

يظهر لك إشعار إنتهاء العقد ضمن إشعارات نظام دفترة في الموعد المحدد لإرساله، وعليك وقتها اتخاذ الإجراء المناسب أو إبلاغ الموظف. 

لضبط المدة التي ينبغي إبلاغك قبلها بإنتهاء عقد الموظف، اضغط على “الإعدادات” المنسدلة عن “المرتبات” بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على “إشعارات العقد”.

أدخل عدد الأيام المرجو إخبارك قبلها بانتهاء عقد الموظف في المربع الموجود أسفل حقل “المدة”.

ثم اضغط على زر “حفظ”.

للقيام ببعض الإجراءات على العقود اضغط على “العقود” المنسدلة عن “المرتبات” بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على العقد المراد.

اضغط على زر “الإجراءات” واختر من القائمة المنسدلة:

• مسودة.
• استبدال.
• إيقاف.
• تجديد.
• إلغاء.

عند اختيار “استبدال” تظهر لك معلومات العقد بالكامل فيمكنك تغيير ما تريد منها، بالإضافة للخانات الجديدة الخاصة بالاستبدال وهي تاريخ الاستبدال وسببه.

اضبط البيانات ثم اضغط “حفظ”.

يظهر العقد الجديد بعد الاستبدال بكود مختلف وتظهر حالة بجوار العقد القديم “استبدل”.

ويظهر العقد الجديد بحسب حالته سواء كانت نشط أو منتهي أو غيرها من الحالات، وإلى جواره يظهر رابط للعقد القديم.

تظهر في قائمة العقود العقدين القديم المستبدل وكذلك العقد الجديد كعقدين منفصلين ولكن مربوطين ببعضهما البعض فتستطيع الوصول للعقد القديم من الجديد والعكس.

عند اختيار “تجديد”  ينبغي عليك إعادة تعيين كل التواريخ المتعلقة بفترة العقد الجديد كتاريخ الالتحاق والانتهاء وتاريخ توقيع العقد. 

ثم قم بتعديل ما تريد من بيانات العقد واضغط على زر “حفظ”.

يظهر العقد بعد تجديده بالحالة “نشط”.

وتظهر نسخة العقد القديمة بالحالة “انتهى” معظم الوقت، ويظهر جوارها رابط للعقد الجديد المرتبط بهذا العقد.

في حالة كان العقد الجديد أو المستبدل أو غيره بتاريخ مستقبلي لم يأتِ بعد تظهر حالة العقد “تحت المراجعة” لحين قدوم وقت العقد.