دليل إعدادات المخزون و المنتجات الشامل

يوضح هذا الدليل الشامل إعدادات المخزون والمنتجات وكيفية الاستفادة منها في إدارة الأصناف بكفاءة. يغطّي جميع الأدوات الأساسية للتحكم في بيانات المنتجات، تنظيمها عبر التصنيفات والعلامات التجارية، ضبط الباركود والوحدات، وتخصيص الصلاحيات والمستندات المرتبطة بالمخزون.

الإعدادات الرئيسية تشمل:

• إعدادات المنتجات: إدارة سلوك المنتجات، التتبع، الجرد، وأذونات المخازن.
• التصنيفات: إنشاء تصنيفات متعددة المستويات لتسهيل التجميع والتصفية.
• العلامات التجارية: إضافة عدد غير محدود من العلامات لتصنيف المنتجات وربطها بالتقارير.
• قوالب الوحدات: تحديد الوحدات الأساسية ونسب التحويل للشراء والبيع بوحدات مختلفة.
• المستودعات الافتراضية للموظفين: تخصيص مستودعات لكل موظف لمتابعة الصلاحيات وحركة المخزون.
• إعدادات الباركود: ضبط صيغ الباركود للمسح الدقيق والتسعير حسب الوزن.
• الحقول الإضافية: إضافة حقول مخصصة لبيانات إضافية في المنتجات والقوائم والتقارير.
• قوالب الطباعة: تصميم وتخصيص نماذج عرض وطباعة مستندات المخزون والأذونات.

من القائمة الرئيسية اضغط على “المخزون“, ثم اضغط من القائمة المنسدلة على “إعدادات المخزون والمنتجات” واختر “إعدادات المنتجات“.

إعدادات المنتجات تنقسم إلى عدة أجزاء رئيسية تساعدك على إدارة بيانات المنتجات وتنظيم المخزون بكفاءة:

تتحكم هذه الإعدادات في طريقة إدارة المنتجات والمخزون داخل النظام، من حيث التهيئة، التتبع، الجرد، الأذون المخزنية، والقيم الافتراضية.

1. تهيئة المنتجات

تشمل الإعدادات الأساسية لإنشاء المنتجات وإدارتها:

• الرقم التسلسلي للمنتج التالي: يحدد رقم المنتج الذي سيتم إنشاؤه تلقائيًا.
• خيارات التسعير المتقدمة: تفعيل حقول الخصومات والحد الأدنى للسعر وهوامش الربح.
• وحدات متعددة لكل صنف: السماح بالشراء والبيع بوحدات مختلفة (مثال: كجم/جم) مع تحويل تلقائي.
• نظام التجميعات والوحدات المركبة: إنشاء منتجات مكوّنة من عدة أصناف.
• نوع التجميعة الافتراضي: تحديد طريقة الخصم (تجميع مسبق أو خصم مباشر عند البيع).

2. تتبع المنتجات

تحدد طريقة تتبع المنتجات وسلوك النظام عند نفاد الكمية:

• تتبع المنتجات: تحديد التتبع بالرقم المسلسل، رقم الشحنة، أو تاريخ الانتهاء.
• المخزون السالب: التحكم في السماح أو منع العمليات عند نفاد الكمية.
• المخزون السالب للمنتجات المجمعة: السماح بنفاد مكونات المنتج المجمع فقط.
• عرض الكمية المتاحة: إظهار الكمية الإجمالية والكمية المتوفرة بعد الحجز.

3. ورقة الجرد

إعدادات متعلقة بعمليات الجرد، مثل:

• ترقيم أوراق الجرد تلقائيًا.
• احتساب كميات الجرد حسب تاريخ الجرد أو حتى تاريخ اليوم.

4. الأذون المخزنية

التحكم في إنشاء وربط الأذون المخزنية، ويشمل:

• الطلبات المخزنية
• الرقم التسلسلي لإذن التحويل المخزني التالي
• الأذون المخزنية لفواتير المبيعات
• الرقم التسلسلي لإذن الصرف المخزني التالي
• الأذون المخزنية لفواتير الشراء
• الرقم التسلسلي لإذن الإضافة المخزني التالي

5. القيم الافتراضية للنظام

تحديد الإعدادات الافتراضية المطبقة على المنتجات والمخزون، مثل:

• الحساب الفرعي الافتراضي: تحديد الحساب المحاسبي لحركات المخزون.
• المستودع الافتراضي: تعيين المستودع المستخدم تلقائيًا في العمليات.
• قائمة الأسعار الافتراضية: تطبيق تسعير افتراضي على فواتير المبيعات.
• الضريبة الافتراضية 1: تعيين الضريبة الأساسية للمنتجات الجديدة.
• الضريبة الافتراضية 2: إضافة ضريبة ثانية افتراضية عند الحاجة.
• تكلفة المرتجعات: تحديد احتسابها بسعر البيع أو بمتوسط التكلفة.

يُعدّ إعداد “التصنيفات” أداة أساسية لتنظيم المنتجات داخل النظام وتسهيل إدارتها. من خلال هذا الإعداد، يمكنك إنشاء تصنيفات مخصّصة وربط المنتجات بها، مما يساهم في ترتيب الأصناف بشكل منطقي، تسريع الوصول إليها، وتحسين عرضها في القوائم والتقارير. كما يُسهّل الاعتماد على التصنيفات عمليات البحث والتصفية وإدارة المخزون بكفاءة أعلى.

الإعداد التالي هو «قوالب الوحدات»، ويتيح لك تحديد الوحدات الأساسية للمنتجات ونسب التحويل بينها، مثل البيع بالكيلوغرام والشراء بالجرام. يساعد هذا الإعداد على إدارة المخزون والتسعير بشكل دقيق، وضمان التوافق بين وحدات الشراء والبيع، وتسهيل العمليات عند التعامل مع منتجات لها أكثر من وحدة قياس.

اضغط على زر “أضف قالب الوحدة” لإضافة وحدة جديدة للنظام، مع تحديد اسم الوحدة ونسب التحويل الخاصة بها لتسهيل إدارة المخزون والتسعير. كما يمكنك الضغط على الثلاث نقاط بجانب أي وحدة مضافة بالفعل للوصول إلى الإجراءات المتاحة، مثل عرض تفاصيل الوحدة، تعديل بياناتها، أو حذفها من النظام.

يمكنك إضافة مستودع افتراضي جديد لكل موظف بالضغط على الزر المخصص لذلك، مع تحديد اسم المستودع وربطه بالموظف المعني لتسهيل تتبع المخزون وصلاحياته. كما يمكنك تعديل بيانات أي مستودع افتراضي موجود بالفعل أو حذفه عند الحاجة لضمان إدارة دقيقة ومرنة للمخزون والعمليات اليومية.

تهيئة الباركود

في هذة الشاشة، يمكنك ضبط إعدادات الباركود للمنتجات لضمان المسح الدقيق وتطبيق التسعير الصحيح حسب الوزن. وتشمل الخيارات التالية:

• نوع الباركود: اختيار نوع الباركود المستخدم، مثل Code 128 أو EAN 13، بما يتوافق مع طبيعة المنتجات وطريقة مسح الباركود.
• باركود مخصص الوزن: تفعيل هذا الخيار يسمح للنظام بقراءة الوزن مباشرة من الباركود عند مسح المنتجات القابلة للوزن.
• صيغة الباركود المخصص: إدخال الصيغة الخاصة بالباركود المخصص للمنتجات، والتي تحدد مكان الوزن والرقم التسلسلي داخل الكود.
• تقسيم وحدة الوزن: تحديد كيفية تحويل وحدات الوزن عند استخدام الباركود للمنتجات الموزونة.
• قسم العملة: إدخال العملة المستخدمة لتحديد السعر وفقًا للباركود عند المسح.

تساعد هذه الإعدادات في ضمان إدارة دقيقة للمخزون، سهولة تتبع المنتجات، وضبط التسعير التلقائي للمنتجات بحسب الوزن أو الكمية.

الإعداد التالي هو “الحقول الإضافية“، ويتيح لك إضافة حقول مخصّصة لتسجيل بيانات إضافية للمنتجات حسب احتياجات نشاطك. تساعد هذه الحقول على توسيع معلومات المنتج، وتنظيمها بشكل أفضل، مع إمكانية عرضها في صفحات المنتجات، القوائم، والتقارير داخل النظام.

من قائمة الحقول الجانبية، يمكنك اختيار الحقل المطلوب وإدراجه ضمن بيانات المنتج، مع إمكانية تعديل خصائصه حسب الحاجة، مثل اسم الحقل ونوعه وطريقة عرضه، لضمان تسجيل المعلومات الإضافية وتنظيمها بالشكل المناسب داخل النظام.