دليل شحن الرصيد والاستهلاك

بعض الأعمال تتطلب اشتراك العميل في عضوية أو باقة بها رصيد يتم تجديدهما بصورة دورية كاشتراكات الصالة الرياضية (الجيم) أو باقات الانترنت، ويتفق نظامي العضويات والأرصدة في دفترة في قابليتهما للتجديد الدوري واستيفاء متطلبات الأعمال القائمة عليهما، ويختلفان في عدم السماح باشتراك العميل الواحد في أكثر من عضوية، بينما يمكن للعميل الواحد أن يمتلك أكثر من باقة رصيد في نفس الوقت، ويحدد الأنسب لعملك منهما بحسب طبيعة الخدمات واحتياجات العمل والعملاء.

الباقات في دفترة لها نوعان؛ باقات العضويات، وباقات شحن الرصيد، إذا أردت أن تضيف باقة جديدة، ذات رصيد محدد لكي يمكنك أن تعيّنها للعملاء فيما بعد وتُحصّل السعر المقدَّر لهذه الباقة بشكل دوري، عليك التوجه إلى “إدارة الباقات” المنسدلة عن “النقاط والأرصدة” بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على زر “أضف باقة”.

• اسم الباقة: وهو الاسم الذي يظهر عند اختيارك باقة للعميل للاشتراك فيها مثل: باقة انترنت 100 جيجا.
• النوع: في حالتنا هذه نحدد النوع “شحن الرصيد” ولمزيد من التفاصيل عن إضافة باقة من النوع عضوية، يمكنك الإطلاع على المقال التالي.
• الحالة: هناك اختياران إما “نشط” للسماح بتفعيل هذه الباقة لعملائك أو “غير نشط” لإيقاف التفعيل.
•  السعر: ويقصد به سعر باقة الرصيد الذي سيتم دفعه بصورة دورية.
• الفترة: المدى الزمني الذي يتم إعادة تجديد وشحن باقة الرصيد خلاله، على سبيل المثال يمكن أن يتم تجديد الباقة كل شهر واحد أو كل 3 أشهر أو كل أسبوعين، بحسب نظام العمل.
• الوصف: خانة تمكنك من إضافة أي تفاصيل تخص باقة الرصيد هذه لديك.

أما نوع رصيد الباقة، يمكنك أن تختاره من الأنواع المضافة مسبقًا في النظام لديك، أو أن تضغط على ” + أضف نوع رصيد” لتسجيل نوع رصيد جديد.

ولا تحتوي شاشة إضافة نوع رصيد جديد سوى على “اسم الرصيد” وزر “حفظ”

ثم بعد حفظ الباقة، تجد في الشاشة الخاصة بتسجيل باقات جديدة، زر “اطلب باقة” تضغط عليه وتختار باقة من الباقات التي أنشأتها على النظام، والعميل الذي يريد الاشتراك في باقة الرصيد.

واضغط على زر “حفظ” 

ويتم تحويلك تلقائيًا على شاشة الدفع، لإدخال بيانات عملية الدفع الأولى إن كان قد قام بها العميل، أو اضغط على “إلغاء” إن كان العميل لم يقم بالدفع بعد.

وفي حالة الدفع عليك أن تدخل طريقة دفع العميل سواء كانت نقدًا، تحويل بنكي، شيك، أونلاين إلى آخره من طرق الدفع. ويُكتَب مبلغ باقة الرصيد كاملًا بشكل تلقائي في الخانة الخاصة بالمبلغ، والتاريخ، وتكون حالة الدفع مكتمل.

• يمكنك تغيير الخزينة التي يتم تحويل مبلغ العميل المدفوع إليها.
• يتاح لك إرفاق ملفات تخص عملية الدفع هذه.
• لديك القدرة على تعديل المبلغ وكتابة جزء فقط من اشتراك باقة الرصيد، على أن تضيف باقي المبلغ على شكل أقساط على فاتورة العميل.
• لاحظ أنه في حالة عدم دفع العميل لباقة الرصيد، بإمكانك إلغاء الدفع في هذه المرحلة، على أن تعود إلى الفواتير الخاصة بالعميل في وقت لاحق وتضغط على “إضافة عملية دفع” على الفاتورة الخاصة بهذا الاشتراك في وقت تسديد العميل.

لتتبع استهلاك العميل، يجب أن يتم تسجيل استهلاك وشحن الرصيد، ويمكنك من خلال “إدارة استهلاك الأرصدة” المنسدلة عن “النقاط والأرصدة” بالقائمة الرئيسية، الضغط على زر “أضف استخدام رصيد”

هناك طريقتان لتجديد الباقة:

• تجديد كلي للباقة: وذلك من خلال الضغط على زر “اطلب باقة” الموجود في “إدارة الباقات” المنسدلة عن “النقاط والأرصدة” بالقائمة الرئيسية، ثم اختيار العميل والباقة. ويظهر الرصيد هنا في القيود بصورة تلقائية.

• شحن رصيد إضافي: من خلال إضافة شحن رصيد بعدد الوحدات المراد، وذلك بالضغط على زر “أضف شحن رصيد” الموجود بـ “إدارة شحن الأرصدة” المنسدلة عن “النقاط والأرصدة” بالقائمة الرئيسية.

ثم يتم اختيار العميل ونوع الرصيد وكمية الوحدات وتاريخ صلاحية استهلاك هذا الرصيد (تاريخ إضافة الرصيد وآخر تاريخ صالح للاستخدام خلاله).

وهنا لا يتم إنشاء فاتورة جديدة تلقائيًا بالرصيد المضاف، ويجب أن تضيف فاتورة بالرصيد بشكل يدوي.

ويمكنك متابعة استهلاك الرصيد، من خلال ملف العميل، بالضغط على “إدارة العملاء” المنسدلة عن “العملاء” بالقائمة الرئيسية. والضغط على ملف العميل المراد الإطلاع على استهلاكه للرصيد.

ثم اضغط على تبويب “ملخص الرصيد” واستعرض رصيد العميل، وما تم إنفاقه والمتبقي، هذا مع إمكانية إضافة رصيد جديد، أو استهلاك للرصيد.

يمكنك إضافة نوع الرصيد عند تعريف الباقة، كما ذكرنا مسبقًا، ويمكنك كذلك تجهيز أنواع الأرصدة التي تستخدمها بصورة مسبقة قبل إضافة الباقات، وذلك بالتوجه للـ “الإعدادات” المنسدلة عن “النقاط والأرصدة” بالقائمة الرئيسية.

واضغط على بطاقة “أنواع الرصيد”.

ستجد قائمة أنواع الرصيد التي لديك، يمكنك الضغط على أيًا منهم لاستعراضها، ويمكنك إضافة نوع جديد من خلال الضغط على زر “أضف نوع رصيد”:

البيانات المطلوبة لتعريف نوع رصيد جديد؛ اسم الرصيد وحالته نشطة أو غير نشطة، ووحدة هذا الرصيد. كما يمكنك تفعيل خاصية “إتاحة الأرقام العشرية” إن كنت بحاجة لذلك في نشاطك