الوصف المخصص في كشف الحساب

يتخذ النظام أسلوبًا آليًا في وصف فواتير المبيعات التي تتم على حسابات العملاء. وفي كثير من الأحيان تحتاج إلى أن يكون هناك وصف مخصص لهذه الفواتير؛ بهدف تنظيم بيانات العمليات التي تقوم بإجرائها، ومساعدة عملائك عند مراجعة كشوف حساباتهم على التأكد من بيانات العمليات دون الحاجة للرجوع إلى أصل الفاتورة.

في هذا الموضوع نتعرف على ميزتين مهمتين في وصف فواتير المبيعات في كشف حساب العملاء: الأولى خاصة بتعيين وصف مخصص ببيانات معينة يتم تطبيقه على كل فواتير المبيعات في كشف الحساب، والأخرى خاصة بتحديد وصف مخصص لكل فاتورة مبيعات على حدةٍ في كشف حساب العميل.

وسنناقش ذلك تفصيلًا في النقاط الآتية:

• تفعيل ميزة إضافة وصف لفاتورة المبيعات في كشف الحساب.
• تحديد وصف مخصص ببيانات معينة لكل فواتير المبيعات في كشف الحساب.
• تحديد وصف مخصص لكل فاتورة مبيعات على حدةٍ في كشف الحساب.

ولكن قبل البدء دعنا نُلقِ نظرة على الوصف الذي يضيفه النظام تلقائيًا لعمليات الحساب، فإذا أردنا استعراض فاتورة في كشف حساب عميل فسيظهر لنا في الوصف رقم الفاتورة فقط، كما في الصورة التالية:

لتفعيل ميزة إضافة وصف لفاتورة المبيعات في كشف حساب العميل، اضغط على “المبيعات” من القائمة الرئيسية، ثم “إعدادات المبيعات“، ثم اختر “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار” كما يظهر لك في الصورة التالية:

والآن قم بتفعيل خيار “وصف مخصص للقيود اليومية” أسفل الشاشة.

وكما نرى، فبمجرد تفعيل خيار “وصف مخصص للقيود اليومية” ظهر لنا حقل يمكننا إضافة نص إليه، يتم تطبيق هذا النص من قِبل النظام كوصف ثابت لكل فواتير المبيعات في كشوف حسابات كل العملاء.

نقوم بإضافة الوصف الذي نريده أن يظهر في كشف حساب العميل، ولْيكن “تجربة إضافة وصف مخصص جديد لفواتير المبيعات“؛ وذلك لنتأكد فقط من تغيُّر الوصف.

ولإنشاء فاتورة مبيعات جديدة للعميل “ماجد“، نضغط على المبيعات من القائمة الرئيسية، ثم “إنشاء فاتورة“، ونختار العميل “ماجد“، ثم نكمل ملء ما تبقى من بيانات الفاتورة، بالاستعانة بدليل إنشاء فاتورة مبيعات على دفترة.

وقد أنشأنا فاتورة مبيعات رقم #00014 للعميل “ماجد” كما في الصورة التالية:

بعد إنشاء الفاتورة الجديدة نذهب إلى ملف العميل “ماجد” لاستعراض حركة حسابه والتأكد من تغيّر وصف فاتورة المبيعات هذه. ولكي نقوم بذلك، نضغط أولًا على “العملاء” من القائمة الرئيسية، ثم “إدارة العميل“، ونختار العميل “ماجد” كما يظهر في الصورة التالية:

في ملف العميل “ماجد” نضغط على “حركة الحساب“. وكما هو موضح في الصورة التالية ظهر لنا الوصف الجديد “تجربة إضافة وصف مخصص جديد لفواتير المبيعات” عند خانة وصف الفاتورة. وعند الضغط على هذه الخانة ستظهر لك الفاتورة بكافة تفاصيلها.

في الجزء السابق تعرفنا على كيفية إضافة وصف ثابت لفواتير المبيعات ليظهر في كشف حساب العميل، ومع أنها ميزة قد تكون مناسبة في بعض الأحيان إلا أنها لا تفي بالغرض في حال أردنا أن نميز كل فاتورة مبيعات بوصف مخصص لها.

يمكنك أن تخصص وصفًا لكل فاتورة مبيعات عن طريق تحديد نوعية البيانات التي تظهر في وصف الفاتورة في كشف حساب العميل. ونوعية البيانات المقصود بها هنا: اسم العميل، رقم الفاتورة، البطاقة الضريبية … إلخ.

ومن جانبه يوفر لك النظام مجموعة من البيانات يمكن اختيار أيٍ منها دون حدٍ أقصى. وبعد أن تُحدد للنظام نوع البيانات التي تريدها يتم تطبيقها تلقائيًا كوصف مشترك يتغير مدلوله وفقًا لفاتورة المبيعات.

ولتحديد نوع البيانات نعود إلى اللوحة الخاصة بإضافة الوصف، بالضغط على “المبيعات” من القائمة الرئيسية، ثم “إعدادات المبيعات“، ثم نختار “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار” كما يظهر لك في الصورة التالية:

أسفل اللوحة يسار حقل الوصف، نضغط على “دليل المتغيرات الكامل” كما يظهر في الصورة:

يمكننا الاختيار من بين المتغيرات دون حد أقصى، وذلك بالضغط على علامة النسخ كما يظهر في الصورة التالية:

بعد الضغط على علامة النسخ نعود إلى حقل إضافة الوصف ونقوم بلصق المتغير، ثم نضغط “حفظ“.

ولتطبيق مثال عملي نقوم باختيار المتغيرين: كود العميل، ورقم الفاتورة؛ لإضافتهما كوصف مشترك.

نضغط أولًا علامة النسخ يسار متغير رقم الفاتورة كما هو موضح:

ثم نعود إلى حقل إضافة الوصف ونقوم بلصق المتغير كما يأتي:

ثم نُجري الخطوتين مع المتغير الآخر وهو كود العميل.

بعد نسخ المتغيرين اكتب اسم كل متغير إلى جانب النص الذي قمت بنسخه، ليكون حقل الوصف بالشكل التالي:

ثم نضغط “حفظ“.

والآن نرى تأثير إضافة هذين المتغيريْن على فاتورة مبيعات للعميل “ماجد“.

نقوم بإنشاء فاتورة مبيعات جديدة بالخطوات التي أوضحناها آنفًا. وقد أنشأنا فاتورة المبيعات التالية للعميل “ماجد” لنرى كيف سيظهر وصفها في حركة حسابه:

ننتقل الآن إلى حركة حساب العميل “ماجد” بالضغط على “العملاء” من القائمة الرئيسية، ثم “إدارة العملاء“، ونختار العميل “ماجد” وذلك لنرى كيف سيظهر وصف فاتورة المبيعات الأخيرة بعد إضافة المتغيرين: كود العميل، ورقم الفاتورة.

وفي ملف العميل “ماجد” نضغط على “حركة الحساب“، وكما هو موضح في الصورة التالية ظهر لنا وصف فاتورة المبيعات التي أنشأناها مؤخرًا متضمنًا المتغيرين: كود العميل، ورقم الفاتورة.

في حال رغبت في إضافة وصف مخصص لكل فاتورة مبيعات على حدةٍ في كشف حساب العميل، يمكنك القيام بذلك عن طريق ميزة الحقول المخصصة التي يوفرها نظام دفترة. ولإتمام هذه المهمة بنجاح سنقوم بخطوتين رئيسيتين:

• الأولى: إضافة حقل مخصص إلى فاتورة المبيعات.
• الثانية: إضافة متغير الحقل المخصص في إعدادات المبيعات.

وسنتناول هاتين الخطوتين بالشرح والتوضيح كما يلي:

الخطوة الأولى لتحديد وصف مخصص لكل فاتورة مبيعات على حدةٍ هي إنشاء فاتورة مبيعات جديدة مع إضافة حقل مخصص لها.

بعد ملء كافة البيانات نتوجه أسفل الفاتورة ونضغط على “إعدادات الحقول المخصصة” كما يظهر في الصورة:

من بين قائمة الحقول المتاحة التي تظهر يسار اللوحة، نضغط على حقل “سطور متعددة” ونسحبه إلى منتصف الصفحة.

والآن نقوم بإضافة اسم للحقل، ولْيكن “وصف إضافي“، ثم نضغط على “حفظ“.

نعود الآن إلى الفاتورة لنضيف الوصف المخصص لهذه الفاتورة بعينها، ولْيكن “بيانات إضافية خاصة بفاتورة مبيعات عدد 2 نظارة شمسية للعميل ماجد“.