استيراد بيانات العملاء

تتيح لك دفترة استيراد بيانات عملائك بالجملة من ملف إكسيل خارجي بدلاً من إدخالهم يدوياً واحداً تلو الآخر، مما يوفر الوقت ويُقلل الأخطاء. كما يمكنك تحديد رصيد افتتاحي لكل عميل أثناء الاستيراد، وسيظهر هذا الرصيد لاحقاً في قائمة مدفوعات العملاء.

قبل البدء

• تأكد من امتلاكك صلاحية اضافة عميل جديد ضمن صلاحيات إدارة علاقات العملاء في دورك الوظيفي.
• جهّز ملف البيانات بصيغة CSV أو Excel مع التأكد من تطابق أسماء الأعمدة مع الحقول المطلوبة في دفترة.
• إن كنت ستُدرج رصيداً افتتاحياً لبعض العملاء، تأكد من إضافة عمود الرصيد الافتتاحي في الملف وإدخال القيم المطلوبة.
• راجع قائمة العملاء الحالية في دفترة للتحقق من عدم تكرار أي عميل موجود مسبقاً.

خطوات استيراد بيانات العملاء

• • من القائمة الرئيسية اضغط على العملاء.
  • اضغط على إدارة العملاء.
  • من القائمة العلوية اضغط على أيقونة الاستيراد.
  • ارفع ملف البيانات بالسحب والإفلات أو بالضغط على اختر ملفاً.
  • حدد الفاصل المستخدم في الملف (فاصلة، نقطة فاصلة، إلخ) وحدد ما إذا كان السطر الأول يحتوي على أسماء الأعمدة.
  • اضغط الخطوة التالية للانتقال لخطوة تعيين الحقول.
  • عيّن كل عمود في ملفك للحقل المقابل في دفترة. الحقول الإلزامية:
    • اسم العميل: الاسم الكامل للعميل. (إلزامي)
    • البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف: أحدهما على الأقل. (إلزامي)
    • الرصيد الافتتاحي: المبلغ المستحق على العميل قبل بدء الاستخدام. (اختياري)
    • تاريخ الرصيد الافتتاحي: تاريخ تسجيل الرصيد. (اختياري — يُستخدم عند إدخال رصيد افتتاحي)
    • العملة: عملة الرصيد الافتتاحي. (اختياري — الافتراضي عملة الحساب الرئيسية)
  • باقي الحقول اختيارية وفي حال عدم تحديدها ستكون القيم الخاصة بهم فارغة.
  • يمكن النقر فوق مربع الاختيار “قم بتحديث بيانات العميل الموجودة بالفعل بالبيانات الجديدة” لتحديث قائمة العملاء المحفوظة مسبقًا.
  • اضغط استيراد لبدء العملية.

آلية عمل النظام عند الاستيراد

• تُنشأ سجلات العملاء الجدد فوراً في قائمة العملاء.
• العملاء الذين يحملون نفس البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف لعميل موجود مسبقاً يُعامَلون كتحديث للسجل القائم وليس إنشاء سجل جديد.
• لكل عميل يحتوي ملفه على رصيد افتتاحي، يُنشئ النظام تلقائياً قيداً محاسبياً يُسجّل هذا الرصيد، وتظهر حركة الرصيد الافتتاحي في قائمة مدفوعات العملاء (المبيعات ← مدفوعات العملاء) مع تصنيفها تحت طريقة دفع “رصيد افتتاحي”.
• في حال وجود أخطاء في بعض السجلات، يُكمل النظام استيراد السجلات الصحيحة ويعرض تقريراً بالسجلات التي فشل استيرادها مع سبب الفشل لكل سجل.
• تُسجَّل عملية الاستيراد في سجل النشاط العام.

قواعد التحقق

• اسم العميل إلزامي ولا يمكن أن يكون فارغاً. في حال الترك فارغاً يُتخطى السجل مع ظهور رسالة: “اسم العميل مطلوب”.
• يجب توفر بريد إلكتروني أو رقم هاتف لكل عميل على الأقل. في حال غيابهما معاً يُتخطى السجل مع رسالة: “يجب إدخال البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف”.
• البريد الإلكتروني يجب أن يكون بصيغة صحيحة. في حال المخالفة تظهر رسالة: “صيغة البريد الإلكتروني غير صحيحة”.
• قيمة الرصيد الافتتاحي يجب أن تكون رقماً موجباً إن أُدخلت. في حال إدخال قيمة غير رقمية أو سالبة تظهر رسالة: “قيمة الرصيد الافتتاحي غير صالحة”.
• تاريخ الرصيد الافتتاحي يجب أن يكون بصيغة تاريخ صحيحة ولا يمكن أن يقع ضمن فترة مالية مغلقة. في حال المخالفة تظهر رسالة: “تاريخ الرصيد الافتتاحي غير صالح”.
• في حال تكرار البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف مع عميل موجود، يُحدَّث السجل القائم ولا يُنشأ سجل مكرر.

ملاحظات

• يمكن حذف الأرصدة الافتتاحية المُستورَدة لاحقاً من قائمة مدفوعات العملاء عن طريق تحديدها وحذفها جماعياً، مما يؤدي إلى حذف القيد المحاسبي المرتبط وإعادة رصيد العميل إلى الصفر.
• الأرصدة الافتتاحية المُدخَلة عبر الاستيراد لها نفس سلوك الأرصدة المُدخَلة يدوياً من ملف العميل.
• يمكن الاطلاع على حركة الرصيد الافتتاحي لأي عميل من خلال المبيعات ← مدفوعات العملاء وتصفيتها بـ “رصيد افتتاحي” من فلتر طريقة الدفع.