إضافة عميل جديد
يشرح هذا المقال كيفية إضافة عميل جديد، والبيانات المطلوبة لكل نوع عميل، وما يحدث بعد الحفظ، وكيف يتعامل النظام مع تكرار رقم الجوال.
🛈
الصلاحيات: تتطلب إضافة العملاء صلاحية إضافة عميل جديد.
محتويات المقال
- خطوات إضافة عميل
- نوع العميل
- بيانات العميل
- العنوان الوطني (الحسابات السعودية)
- السجل التجاري والرقم الضريبي
- بيانات الحساب
- بعد الحفظ
- تكرار رقم الجوال
- أسئلة شائعة
خطوات إضافة عميل
- من القائمة الرئيسية اضغط العملاء.
- اضغط إضافة عميل جديد.
- اختر نوع العميل، ثم أدخل بيانات العميل وبيانات الحساب كما في الأقسام التالية.
- اضغط حفظ.
نوع العميل
| النوع | متى تستخدمه | بيانات التعريف |
|---|---|---|
| فردي | عميل يمثل نفسه، وليس شركة أو مؤسسة. | رقم الهوية الوطنية (10 أرقام) أو الرقم الضريبي الفردي (15 رقمًا)؛ يكفي أحدهما، ولا يُشترط سجل تجاري. |
| تجاري | عميل يمثل شركة أو مؤسسة. | السجل التجاري (C.R) أو الرقم الضريبي (VAT)؛ يكفي أحدهما للفوترة الإلكترونية. |
بيانات العميل
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| الاسم الكامل / الاسم التجاري (مطلوب) | اسم العميل كما يظهر في قائمة العملاء. |
| الاسم الأول – الاسم الأخير (تجاري فقط) | اسم الشخص الممثل للشركة أو المؤسسة. |
| النوع (فردي فقط) ¹ | ذكر أو أنثى. |
| تاريخ الميلاد (فردي فقط) ¹ | تاريخ ميلاد العميل. |
| الهاتف – الجوال | أرقام التواصل مع العميل. إذا كان رقم الجوال مسجلًا لعميل آخر يظهر تنبيه. التفاصيل |
| الرمز البريدي | رمز المنطقة البريدية لعنوان العميل. |
| البلد | بلد إقامة العميل أو جنسيته. |
| الحد الائتماني | أقصى مديونية مسموحة على العميل قبل أن يسدد فواتيره السابقة. |
| المدة الائتمانية | فترة السماح المتاحة للعميل لسداد فواتيره. |
| الخريطة ¹ | موقع العميل على الخريطة. |
| إضافة عنوان ثانوي | عنوان إضافي للعميل يُستخدم كعنوان للشحن، ويمكن إظهاره في الفواتير من تصميم الفاتورة. |
| جهات اتصال أخرى | بيانات تواصل إضافية للعميل أو لأشخاص يمثلونه. |
🛈
ملاحظة: ¹ يمكن إظهار هذا الحقل أو إخفاؤه من إعدادات العملاء.
العنوان الوطني (الحسابات السعودية)
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| رقم المبنى | رقم مبنى عنوان العميل. |
| اسم الشارع | الشارع الذي يقع فيه المبنى. |
| الرقم الفرعي | الرقم الفرعي للعنوان، مثل رقم الوحدة أو المكتب. |
| الحي | الحي الذي يقع فيه العنوان. |
| المدينة | مدينة العنوان. |
السجل التجاري والرقم الضريبي
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| السجل التجاري / الرقم الموحد (تجاري فقط) | رقم السجل التجاري أو الرقم الموحد للشركة وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. |
| الرقم الضريبي (تجاري فقط) | الرقم الضريبي للشركة. |
قواعد السجل التجاري والرقم الموحد
- الرقم الموحد متاح للحسابات السعودية فقط.
- يجب أن يتكون الرقم من 10 أرقام على الأقل.
- إذا بدأ الرقم بـ 700 يُعامل كرقم موحد عند إرسال الفاتورة إلى الهيئة، وإلا يُعامل كرقم سجل تجاري.
- العميل الفردي الأجنبي (غير السعودي) معفى من إدخال السجل التجاري.
بيانات الحساب
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| رقم الكود | كود العميل، ويُولَّد تلقائيًا بالتسلسل. يمكن تعديله أو تغيير طريقة التسلسل من إعدادات الترقيم المتسلسل. |
| طريقة الفوترة | طباعة للتعامل المباشر، أو أرسل عبر البريد للتعامل الإلكتروني. ويصبح البريد الإلكتروني مطلوبًا عند اختيار الإرسال عبر البريد. |
| العملة | العملة الافتراضية في معاملات العميل. |
| البريد الإلكتروني | بريد العميل لاستلام المستندات والتنبيهات، وللدخول إلى صفحته الخاصة. إذا كان مسجلًا لعميل آخر يظهر تنبيه. |
| التصنيف | فئة العميل لتسهيل الفلترة في القوائم والتقارير. |
| الملاحظات | ملاحظات تُحفظ في ملف العميل. |
| لغة العرض | لغة صفحة العميل الخاصة: العربية أو الإنجليزية. |
| مجموعة الأسعار | قائمة أسعار خاصة بالعميل من قوائم الأسعار المعرّفة في الحساب. |
| الوسوم | كلمات دلالية للبحث السريع عن العملاء في قائمة العملاء. |
بعد الحفظ
- يُنشأ للعميل حساب فرعي في دليل الحسابات تحت: الأصول ← الأصول المتداولة ← المدينون ← العملاء.
- بعد اعتماد فاتورة للعميل وإرسالها بنجاح إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، تُحمى بيانات هوية العميل المرتبطة بها من أي تعديل قد يُبطل الفاتورة المرسلة.
تكرار رقم الجوال
عند إضافة عميل جديد برقم جوال مسجل لعميل آخر، تظهر رسالة بأن الرقم مسجل لـعميل موجود بالفعل (مع رابط لفتحه)، ومعها ثلاثة خيارات:
| الخيار | ما يحدث |
|---|---|
| أضف كعميل جديد | يُحفظ العميل الجديد بنفس الرقم. |
| تحديث بيانات العميل الموجود | يُفتح العميل الموجود لتعديل بياناته بدل إضافة عميل جديد. |
| إلغاء | التراجع دون حفظ. |
🛈
ملاحظة: التنبيه يكون على حقلي الجوال والبريد الإلكتروني فقط، وعند إضافة عميل جديد فقط. ولا يظهر عند تكرار الهاتف، ولا عند تعديل عميل موجود، ولا عند استيراد العملاء من ملف.
أسئلة شائعة
هل ينبهني النظام إذا تكرر رقم جوال العميل؟
نعم، عند إضافة عميل جديد فقط، مع ثلاثة خيارات: أضف كعميل جديد أو تحديث بيانات العميل الموجود أو إلغاء.
هل ينبهني النظام إذا تكرر رقم الهاتف؟
لا. التنبيه يكون على رقم الجوال والبريد الإلكتروني فقط.
هل يجب إدخال السجل التجاري والرقم الضريبي معًا للعميل التجاري؟
لا، يكفي أحدهما للفوترة الإلكترونية.
أين يظهر حساب العميل في دليل الحسابات؟
تحت الأصول ← الأصول المتداولة ← المدينون ← العملاء، ويُنشأ تلقائيًا عند حفظ العميل.