إضافة المستندات الخاصة بالموظفين

يتيح النظام إدارة مستندات وملفات الموظفين بسهولة من خلال خاصية إدارة المستندات، والتي تمكّنك من تحديد الوثائق المطلوبة لكل موظف مع تاريخ إنتهائها إن وجد مثل بطاقة الهوية أو السيرة الذاتية أو رخصة القيادة، بالإضافة إلى متابعة المستندات عبر مجموعة من التقارير التفصيلية التي تساعدك في إدارة بيانات الموظفين.

لبدء استخدام خاصية إدارة مستندات الموظفين، انتقل من القائمة الرئيسية إلى “الموظفين” ثم اختر “الإعدادات” وبعدها “إدارة المستندات”.

من هذه الصفحة يمكنك تحديد أنواع الوثائق التي ترغب في تسجيلها داخل النظام، سواء بالاختيار من الوثائق الموجودة مسبقًا، أو يمكنك إضافة وثيقة جديدة من خلال الضغط على زر “إضافة”.
من خلال خانة “مطلوب” يمكنك تحديد ما إذا كانت الوثيقة إلزامية أم اختيارية، وكذلك تحديد ما إذا كانت تحتوي على تاريخ انتهاء أم لا من خلال خانة “له تاريخ انتهاء”.

بعد الانتهاء من ضبط الإعدادات، اضغط على “حفظ”.

بعد إعداد أنواع الوثائق، انتقل إلى “إدارة الموظفين” واختر الموظف الذي ترغب في إضافة مستنداته.

داخل صفحة الموظف، اضغط على تبويب “الوثائق” لتفتح أمامك شاشة الوثائق الخاصة به، والتي تحتوي على أعمدة مثل:

• اسم المستند
• النوع
• تاريخ الانتهاء/الحالة
• تاريخ الإنشاء
• مرفقات
• أنشئ بواسطة

 يمكنك إضافة مستند جديد مباشرة من داخل ملف الموظف عبر الضغط على زر “خيارات أكثر” ثم اختيار “إضافة مستند جديد” من القائمة المنسدلة.

أدخل تفاصيل المستند مثل الاسم، ونوع المستند، وتاريخ الانتهاء، مع إرفاق نسخة إلكترونية من المستند، ثم اضغط على زر “حفظ”.

في حال اقتراب انتهاء صلاحية أي وثيقة، سيقوم النظام تلقائيًا بعرض تنبيه قبل 30 يومًا من تاريخ الانتهاء حتى تتمكن من تجديدها في الوقت المناسب.

إذا كان للمستند تاريخ انتهاء، يقوم النظام بإرسال إشعار قبل ثلاثين يومًا من تاريخ انتهاء الصلاحية.
يظهر تنبيه في أعلى الصفحة يوضح عدد الوثائق التي أوشكت على الانتهاء، كما يعرض النظام أيضًا إشعارات عن الوثائق المفقودة أو المنتهية لكل موظف.

عند تجديد المستند مثل بطاقة الهوية أو رخصة القيادة، يمكنك الدخول على ملف الموظف ثم الضغط على “إضافة جديد” من داخل الوثيقة المراد تجديدها.

ثم ارفع النسخة الجديدة دون حذف المستند القديم. بعد الحفظ، يتم تحديث حالة المستند تلقائيًا إلى “صالح”، وتختفي الرسائل التحذيرية الخاصة بانتهاء الوثيقة القديمة.

بعد إضافة المستندات، يمكنك إدارة كل وثيقة بسهولة من خلال زر الإجراءات المقابل لها.
يتيح لك النظام عرض المستند للاطلاع على تفاصيله الكاملة، أو تعديل بياناته لتحديث المعلومات أو استبدال المرفق، أو حذف المستند في حال لم يعد مطلوبًا.

من القائمة الرئيسية، انتقل إلى “التقارير” ثم إلى “تقارير الموظفين”، حيث ستجد أربعة تقارير رئيسية لمتابعة حالة المستندات في النظام.

يعرض هذا التقرير ملخصًا عامًا لمستندات جميع الموظفين، ويمكن تصفيته حسب القسم أو الفرع.
يُظهر التقرير البيانات في شكل مخططات بيانية توضّح المستندات المنتهية أو القريبة من الانتهاء.

يعرض هذا التقرير المستندات التي ستنتهي خلال الثلاثين يومًا القادمة فقط، مما يسمح باتخاذ الإجراء اللازم لتجديدها قبل انتهاء الصلاحية.

يقدّم هذا التقرير تفاصيل دقيقة لكل مستند لدى كل موظف، من نوع الوثيقة، واسم المستند، وتاريخ الانتهاء، والحالة الحالية (صالحة – تنتهي قريبًا – منتهية – مفقودة).

يوضح هذا التقرير مدى التزام كل موظف بتسليم المستندات المطلوبة.
يُظهر بجانب كل مستند رمزًا يعبّر عن حالته، حيث تشير “علامة الصح” إلى أن المستند صالح، و“الساعة” إلى أنه سينتهي قريبًا، و“علامة الخطأ” إلى أن المستند مفقود، و“علامة المعلومات” إلى أن المستند انتهت صلاحيته.

يمكن من خلال التقرير النقر على عدد المستندات لعرضها مباشرة داخل ملف الموظف.