إعدادات فواتير الشراء

للوصول إلى إعدادات المشتريات، اتبع الخطوات التالية:
من القائمة الرئيسية، اضغط على “المشتريات”، ثم اختر “إعدادات المشتريات”.

تتضمن إعدادات فواتير الشراء جميع الإعدادات المتعلقة بالفواتير ومرتجعاتها، ويندرج تحته ما يلي:

“إعدادات الفواتير – حالات الفواتير – حقول الفواتير الإضافية – تصاميم فواتير الشراء / مرتجعات المشتريات“

تنقسم إعدادات الفواتير إلى مجموعة من الخيارات التي تتيح لك تخصيص آلية إصدار ومعالجة فواتير الشراء داخل النظام:

إصدار الفاتورة

• الرقم التسلسلي للفاتورة التالية: لتحديد رقم البداية لفواتير الشراء الجديدة.
• إعدادات الترقيم المتسلسل: للتحكم في تنسيق أرقام الفواتير (تنسيق الترقيم ،بادئة، إلخ).
• حالات الفاتورة المخصصة: تتيح لك إنشاء حالات مخصّصة لفواتير الشراء، مع إمكانية تعيين حالة افتراضية عند إصدار الفاتورة.
• إدارة الحالات المخصصة: لإنشاء أو تعديل حالات فواتير الشراء حسب سير العمل لديك.

التسعير والخصومات

• طريقة تطبيق الخصومات: تحديد ما إذا كانت الخصومات تُطبق على مستوى البند أو على إجمالي الفاتورة.
• تحديث أسعار المنتجات تلقائيًا استنادًا إلى بيانات فاتورة الشراء: لتحديث تكلفة المنتجات تلقائيًا عند تسجيل فواتير الشراء.
• تسوية المشتريات: تتيح إضافة أو خصم مبلغ من إجمالي فاتورة الشراء لمعالجة فروقات الأسعار أو التكاليف، مع إمكانية تخصيص التسمية وربطها بحساب محاسبي.

الدفع والمديونيات

• اجعل الفواتير مدفوعة بالفعل افتراضيًا: لتسجيل فواتير الشراء كمدفوعة تلقائيًا عند إنشائها.
• إدارة طرق الدفع: تحديد وإدارة وسائل الدفع المستخدمة في فواتير الشراء.
• إشعار دائن: تفعيل استخدام الإشعارات الدائنة للموردين. يتيح تعديل الفواتير السابقة أو تخفيض المديونية للموردين، مع تحديث الرصيد المستحق تلقائيًا.
• الرقم التسلسلي لإشعار الدائن التالي: يحدد الرقم الذي سيُعيَّن تلقائيًا لإشعار الدائن مع إمكانية التحكم في تنسيق الترقيم.
• دفع الفاتورة تلقائيًا في حالة وجود رصيد للمورد: يستخدم رصيد المورد تلقائيًا لسداد الفواتير الجديدة كليًا أو جزئيًا.

قيود توفر وصلاحية المخزون

• الأذون المخزنية لفواتير الشراء: يحدد ما إذا كان يتم إنشاء إذن مخزني تلقائيًا مع الفاتورة، مع ضرورة الموافقة لتحديث المخزون أو إضافته مباشرة عند الإيقاف.
• اجعل فواتير المشتريات مستلمة بالفعل افتراضيًا: يعتمد الفاتورة كمستلمة تلقائيًا عند الإنشاء، مع تسجيل الكميات في المخزون فورًا أو عند اعتماد الإيصال.

القيود المحاسبية

• وصف مخصص لقيود اليومية: تخصيص وصف قيود اليومية الناتجة عن فواتير الشراء.
• قالب الوصف المخصص لقيود اليومية: مع إمكانية استخدام المتغيرات من خلال دليل المتغيرات.

لإدارة حالات فواتير الشراء، من إعدادات المشتريات اضغط على “حالات الفواتير”.

ستظهر لك قائمة بجميع الحالات الحالية مع عرض الاسم واللون لكل حالة، كما يمكن حذف أي حالة غير مستخدمة بسهولة.

لإضافة حالة جديدة، اضغط على “إضافة حالة جديدة”، ثم أدخل المعلومات التالية:

• الإسم: لتحديد اسم الحالة الجديدة بما يعكس مرحلة الفاتورة، مثل “قيد التسليم” أو “قيد المراجعة”.

• اللون: لاختيار لون يميّز الحالة في القوائم والتقارير.

بعد الإضافة، يمكن استخدام هذه الحالات في تصفية الفواتير، تسهيل البحث، وتحسين دقة التقارير المرتبطة بعمليات الشراء.

لتخصيص معلومات إضافية في فواتير الشراء، انتقل إلى إعدادات المشتريات ثم اضغط على “حقول الفواتير الإضافية”.

يمكنك من خلال هذا القسم إضافة، تعديل أو حذف حقول مخصصة حسب احتياجات شركتك، مثل بيانات داخلية أو ملاحظات خاصة، لضمان تسجيل كافة المعلومات الضرورية لكل فاتورة بسهولة ودقة.

من إعدادات المشتريات اضغط على “تصاميم الفواتير / مرتجعات المشتريات“.

يتيح لك هذا القسم إدارة تصميم الفواتير وأوامر المرتجعات بما يتوافق مع هوية شركتك واحتياجاتها.

من خلاله يمكنك:

• استعراض التصاميم الحالية للفواتير ومرتجعات المشتريات وتعديلها.
• إضافة تصميم جديد مخصص يشمل الشعار، وترتيب الحقول حسب متطلباتك.

توفر هذه الخاصية تحكمًا كاملًا في الشكل النهائي للفواتير والمرتجعات، سواء للطباعة أو الإرسال الإلكتروني، مما يسهل توحيد الوثائق.