دورة ملف الحجز الكاملة
بعد ضبط إعدادات الحجوزات السياحية بشكل كامل، يمكنك البدء في إدارة ملفات الحجوزات من البداية حتى النهاية. نشرح في هذا الدليل دورة ملف الحجز الكاملة بدءًا من إنشاء الملف وإضافة جميع الخدمات، وحتى توليد فواتير المبيعات والمشتريات ومتابعتها.
أولاً: إنشاء ملف الحجز
- من القائمة الرئيسية، اضغط على دورات العمل ثم اختر الحجوزات السياحية.
- اضغط على زر إنشاء حجز جديد.
- أدخل البيانات الأساسية لملف الحجز:
- العنوان: اسم ملف الحجز مثل “رحلة العمرة — رمضان 2025”. (إلزامي)
- رقم الأمر: يُولَّد تلقائياً ويمكن تعديله. (إلزامي)
- تاريخ البدء: تاريخ بدء الرحلة. (إلزامي)
- تاريخ الانتهاء: تاريخ نهاية الرحلة. (اختياري)
- العميل: اختر العميل من القائمة أو اضغط على أضف العميل لإضافة عميل جديد. (إلزامي)
- العملة: العملة المستخدمة في هذا الملف.
- التاريخ الهجري: أدخله يدوياً إذا أردت. (اختياري)
- مرفقات: أرفق أي مستندات ذات صلة. (اختياري)
إذا أردت فوترة جميع خدمات الحجز كباقة واحدة، فعّل خيار الفوترة كمجموعة واختر منتج المجموعة والضريبة المناسبة.
ثانياً: إضافة خدمات الحجز
الفنادق
في قسم الفنادق، اضغط على إضافة وأدخل البيانات التالية لكل فندق:
- البند (إلزامي)
- نوع الغرفة
- الوجبة
- الفندق
- رقم الحجز
- تاريخ بداية الحجز
- تاريخ نهاية الحجز
- الليالي — تُحتسب تلقائياً من التاريخين. (إلزامي)
- عدد الغرف
- سعر البيع (إلزامي)
- سعر الشراء (إلزامي)
- المورد (إلزامي)
- الضريبة
- ملاحظات إضافية
التأشيرات
في قسم التأشيرات، اضغط على إضافة وأدخل البيانات التالية لكل تأشيرة:
- البند (إلزامي)
- تاريخ المجموعة
- رقم المجموعة
- اسم المجموعة
- العميل صاحب التأشيرة — مهم لفوترة التأشيرات لكل عميل بشكل منفصل.
- سعر البيع (إلزامي)
- سعر الشراء (إلزامي)
- المورد (إلزامي)
- الضريبة
- ملاحظات إضافية
النقل
في قسم النقل، اضغط على إضافة وأدخل البيانات التالية لكل رحلة نقل:
- البند (إلزامي)
- اسم المجموعة
- رقم التشغيلة
- الوجهة من
- الوجهة إلى
- العدد
- سعر البيع (إلزامي)
- سعر الشراء (إلزامي)
- المورد (إلزامي)
- الضريبة
- ملاحظات إضافية
الطيران
في قسم الطيران، اضغط على إضافة وأدخل البيانات التالية لكل تذكرة طيران:
- البند (إلزامي)
- التاريخ
- رقم التذكرة
- الوجهة من
- الوجهة إلى
- اسم الراكب
- رقم الحجز
- اسم شركة الطيران
- سعر البيع (إلزامي)
- سعر الشراء (إلزامي)
- المورد (إلزامي)
- الضريبة
- ملاحظات إضافية
تأكد من اختيار المورد في كل سطر خدمة قبل الحفظ، لأن هذا الحقل إلزامي في جميع الأقسام.
ثالثاً: حفظ ملف الحجز
بعد إدخال جميع بيانات الخدمات:
- راجع جميع البيانات المدخلة في الأقسام الأربعة.
- اضغط على حفظ.
رابعاً: توليد فاتورة المبيعات
- من صفحة عرض ملف الحجز، اضغط على زر إنشاء فاتورة مبيعات من الإجراءات في أعلى الصفحة.
- ستظهر رسالة التأكيد “هل أنت متأكد من إنشاء فاتورة مبيعات لهذا الحجز؟”.
- اضغط نعم، إنشاء ليتم اصدار الفاتورة.
- اضغط الغاء ليتم إلغاء الإجراء.
- فور تأكيد الإنشاء سيتم اصدار فاتورة مبيعات مسودة تحتوي تلقائياً على جميع الخدمات بأسعار البيع.
إذا أردت فوترة التأشيرات بشكل منفصل لكل عميل، اضغط على زر فواتير التأشيرات لكل عميل بدلاً من هذا الزر.
خامساً: توليد فواتير المشتريات
- من صفحة عرض ملف الحجز، اضغط على زر إنشاء فواتير الشراء من الإجراءات في أعلى الصفحة.
- ستظهر رسالة التأكيد “سيتم إنشاء فاتورة شراء لكل مورد. هل تريد المتابعة؟”.
- اضغط نعم، إنشاء ليتم اصدار الفاتورة.
- اضغط الغاء ليتم إلغاء الإجراء.
- سيُنشئ النظام تلقائياً فاتورة شراء مستقلة لكل مورد تجمع جميع الخدمات المرتبطة به بأسعار الشراء.
عدد فواتير المشتريات يعتمد على عدد الموردين المختلفين في ملف الحجز. إذا كان هناك 3 موردين مختلفين، سيُنشئ النظام 3 فواتير مستقلة.
ملخص دورة ملف الحجز
| الخطوة | الإجراء | النتيجة |
|---|---|---|
| 1 | إنشاء ملف الحجز وإدخال البيانات الأساسية | ملف حجز جديد بحالة مفتوح |
| 2 | إضافة خدمات الفنادق والتأشيرات والنقل والطيران | جميع الخدمات مسجّلة بأسعار البيع والشراء |
| 3 | إنشاء فاتورة مبيعات | فاتورة واحدة للعميل تجمع جميع الخدمات بأسعار البيع |
| 4 | إنشاء فواتير المشتريات | فاتورة مستقلة لكل مورد بأسعار الشراء |
لمزيد من التفاصيل حول كل خطوة على حدة، راجع المقالات المرتبطة: إنشاء ملف حجز سياحي جديد، إنشاء فاتورة مبيعات من ملف الحجز، إنشاء فاتورة مبيعات لكل تأشيرة من ملف الحجز، إنشاء فواتير المشتريات من ملف الحجز.