استيراد بنود مرتجع المشتريات من ملف إكسيل

قبل البدء في أي خطوة، ينبغي أن يكون لدينا ملف Excel يحتوي على بيانات مرتجع المشتريات. ولكي يتعرف نظام دفترة على هذه البيانات بشكل صحيح، ضع في اعتبارك ما يأتي:

• تأكد من أن المنتجات التي تريد استيرادها من ملف الـExcel متوافرة بالفعل في النظام، وإلا فلن يتم التعرف عليها. لذلك، يُفضل استخدام كود المنتج وليس اسمه لأنه في حال كتابة الاسم بطريقة مختلفة عما هو موجود في النظام فلن يتم التعرف عليه.
• ينبغي عرض بيانات مرتجع المشتريات في ملف الـExcel بطريقة معينة، وهي كالآتي:
  • العمود الأول: “اسم المنتج” أو “كود المنتج”
  • العمود الثاني: “الكمية”
  • العمود الثالث: “السعر”

بعد أخذ الملاحظتين السابقتين في الاعتبار، ننتقل الآن إلى خطوات نسخ المنتجات من ملف الـExcel إلى شاشة مرتجع المشتريات على حسابك في نظام دفترة.

 

الإجراء الأول: إنشاء مرتجع مشتريات جديد

اتبع الخطوات العادية لإنشاء مرتجع مشتريات جديد، وذلك كالآتي:

• اضغط على “المشتريات” من القائمة الرئيسية واضغط على “مرتجعات المشتريات” ثم اضغط على زر “أضف مرتجع مشتريات“.

أدخل “بيانات المورد” وبيانات المرتجع الرئيسية، مستعينًا بدليل إنشاء فاتورة مرتجعة لفواتير الشراء على دفترة.

وكما هو موضح في شاشة مرتجع المشتريات السابقة، قمنا باختيار المورد “سعيد خضر“. وفي الخطوة الثانية، سنضيف بنود مرتجع المشتريات عن طريق نسخ بياناته من ملف الـExcel.

 

الإجراء الثاني: نسخ المنتجات من ملف الـExcel إلى شاشة فاتورة مرتجع المشتريات

لنسخ بيانات بنود مرتجع المشتريات من ملف الـExcel دفعةً واحدة نقوم بالآتي:

• نضغط على “السهم“ الموجود بجانب زر “إضافة”.

• نضغط على “نسخ من جدول البيانات“.

• ستظهر لنا الشاشة العائمة التالية.

• الآن، كل ما علينا فعله هو تحديد بيانات بنود مرتجع المشتريات ونسخها من ملف الـExcel كما هو موضح في الصورة التالية.

• ثم لصقها في الشاشة العائمة الخاصة بإضافة بيانات بنود فاتورة الشراء كما هو موضح في الصورة الآتية.

• بمجرد الضغط على لصق/ Paste نتأكد من إضافة كافة بيانات بنود مرتجع المشتريات، ثم نضغط على “استيراد“.

• وكما نرى في الصورة السابقة فقد تمت إضافة كافة بيانات بنود مرتجع المشتريات دفعةً واحدة دون حاجة لنسخ ولصق بيانات كل بند على حدة، أو الحاجة إلى إضافتها يدويًا من شاشة مرتجع المشتريات.
• بعد الضغط على “استيراد” يعود بنا النظام تلقائيًا إلى شاشة مرتجع المشتريات لنرى أن بنودها قد تمت إضافتها بنجاح مع بيانات الكمية والسعر، كما هو موضح في الصورة التالية.

• والآن، يمكننا مواصلة إضافة أو حذف أي بيانات أخرى ذات صلة بمرتجع المشتريات سواءً منتجات أخرى أو بيانات الدفع والتسوية والشحن. وبعد التأكد من صحة كافة بيانات مرتجع المشتريات قم بحفظ المرتجع وفقًا لطريقة الحفظ التي تريد، سواءً حفظ مع طباعة أو حفظ فقط.

وبذلك تكون قد نجحت في استدعاء بيانات بنود مرتجع المشتريات دفعةً واحدةً إلى شاشة المرتجع، وهي ميزة مهمة في حال تضمن مرتجع المشتريات بنودًا كثيرة مع توافر هذه البنود في ملف Excel بحيث توفر عليك عناء إضافة بيان كل بند فريًا وبشكل يدوي.