استيراد الموردين بالإكسيل
عملية إضافة الموردين على برنامج دفترة يمكن أن تتم بشكل فردي لكل مورد على حِدة أو أن تتم عن طريق رفع جميع الموردين على النظام في صورة ملف إكسيل، نستعرض في هذا الدليل طريقة تجهيز ملف الإكسيل وكيفية استيراد الموردين منه على دفترة في لحظات.
استعراض ملف الإكسيل المناسب لرفع الموردين
تأكد من تجهيز ملف الإكسيل شامل بيانات المورين المراد رفعها على دفترة مثل اسم المورد وبريده الإلكتروني ورقم المورد والاسم التجاري والهاتف وغيرها من البيانات.
ينبغي أن يكون ملف الإكسيل بصيغة csv
حيث تعتبر الصيغة المناسبة للملفات باللغة العربية.
طريقة استيراد الموردين عن طريق ملف إكسيل
اضغط على “إدارة الموردين” المنسدلة عن “المشتريات” بالقائمة الرئيسية، واضغط على زر الاستيراد.
قم باختيار المحدد “Comma Separated” واضغط على “اختيار الملف Choose File” لرفع ملف إكسيل المراد من جهازك.
- ملحوظة: في حالة كان لكل عمود عنوان مثل “الاسم الأول” “رقم المورد” فلا تقم بتفعيل “قم باستيراد الصف الأول من الملف” ولكن في حالة عدم وجود عنوان لكل عمود قم بتفعيل هذه الخاصية لعدم فقدان أحد البنود أثناء عملية الرفع.
اختر من جهازك ملف الإكسيل الخاص بالموردين لرفعه على النظام
قم بمقابلة بيانات ملف الإكسيل المحتوي على الموردين ببيانات نفس الحقل في النظام، مثلًا إن كان عنوان عمود البريد الإلكتروني للموردين في ملف الإكسيل “البريد الإلكتروني”، قم بكتابة هذا العنوان مقابل حقل البريد الإلكتروني على النظام ليتعرف نظام دفترة على نوع كل بيان يقوم برفعه، ثم اضغط على زر “استيراد”.
- ملاحظة: الحقول المميزة بالعلامة “*” هي حقول افتراضية للموردين ينبغي عليك تضمينها ملف الإكسيل، أما باقي الحقول يمكنك تركها فارغة إن لم تكن تريد رفعها من خلال ملف الإكسيل.
إن كان ملف الإكسيل يحتوي على أعمدة إضافية لبيانات لا يقابلها حقل ما في الملف الشخصي للمورد على النظام يمكنك إضافة حقل إضافي لتقابله بهذا العمود من البيانات، للمزيد عن الحقول الإضافية للموردين واستخداماتها راجع هذا الدليل.
يظهر في هذه الصورة حقلان إضافيان تمت إضافتهم للملف الشخصي للمورد وهما “كمية آخر طلبية من هذا المورد” و “بلد المورد” وعليك أن تختار ما يقابلهم من بيانات ملف الإكسيل لتتم المطابقة بشكل طبيعي.
تظهر لك رسالة بعدد الموردين الذين نجح استيرادهم وكذلك بالموردين الذين فشل استيرادها حتى تقوم بإصلاح الأخطاء التي أدت لفقدانها.
بعد نجاح استيراد الموردين عن طريق ملف الإكسيل يمكنك التوجه إلى “إدارة الموردين” المنسدلة عن “المشتريات ” بالقائمة الرئيسية لتجد الموردين لديك على النظام.
