إنشاء قاعدة إرسال آلي للمواعيد

يتيح لك برنامج دفترة إمكانية إرسال رسائل نصية قصيرة SMS أو رسائل بريد إلكتروني تلقائيًا من خلال إنشاء قاعدة إرسال آلي إما للمواعيد أو الفواتير بمحددات معينة حسب المطلوب.

 

تأكد أولًا من “تفعيل تطبيق الرسائل النصية” و“إضافة قالب SMS” قبل البدء في إنشاء قاعدة الإرسال الآلي.

1. من القائمة الرئيسية، اضغط على “القوالب“.
2. اضغط على “قواعد الإرسال الآلي“.
3. اضغط على زر “إضافة” وحدد من القائمة المنسدلة “قاعدة مواعيد جديدة“.
4. أدخل بيانات قاعدة المواعيد على النحو التالي:
   • الاسم: أدخل اسم القاعدة الجديدة حسب المطلوب
   • نوع الموعد: حدد من القائمة المنسدلة موعد إما (عميل، أو فاتورة، أو عرض أسعار، أو أمر شغل، أو الكل)
   • الإجراء: حدد من القائمة المنسدلة الإجراء المطلوب بناءً على النوع الذي قمت بتحديده في الخطوة السابقة
     • سيختلف الإجراء حسب النوع المحدد. لتعديل قائمة الإجراءات لديك، راجع دليل “قائمة إجراءات المواعيد” أو “قائمة إجراءات العميل” أو “قائمة إجراءات أوامر الشغل“. 
   • وقت الإرسال: حدد من القائمة المنسدلة تاريخ إرسال الرسالة آليًا، إما:
     • تاريخ الموعد: وهو التاريخ المحدد في الموعد بصرف النظر عن تاريخ إنشائه على النظام .
     • تاريخ الإنشاء: تاريخ إنشاء الموعد على النظام بصرف النظر عن التاريخ المحدد في بيانات الموعد نفسه.
   • الإرسال: حدد من القائمة المنسدلة وقت إرسال الرسالة، إما:
     • فوري: سيتم إرسال الرسالة في التاريخ المسجل على الموعد نفسه أو في لحظة إنشاء الموعد على النظام، وذلك بحسب ما هو محدد في حقل “وقت الإرسال”.
     • قبل: سيتم إرسال الرسالة قبل التاريخ المسجل في الموعد أو قبل تاريخ إنشاء الموعد على النظام، وذلك بحسب ما هو محدد في حقل “وقت الإرسال”
     • بعد: سيتم إرسال الرسالة بعد التاريخ المسجل في الموعد أو بعد تاريخ إنشاء الموعد على النظام، وذلك بحسب ما هو محدد في حقل “وقت الإرسال”
   • أدخل عدد الساعات/الأيام/الشهور الخاصة بالإرسال قبل أو بعد الموعد
   • الإرسال إلى: حدد من القائمة المنسدلة إذا ما كانت الرسالة سيتم إرسالها إلى “العميل” أو “الموظف“
   • طريقة الإرسال: حدد من القائمة المنسدلة “SMS” على أنها طريقة الإرسال المطلوبة
   • قالب الرسالة: حدد من القائمة المنسدلة قالب الرسالة المطلوب
     • ملحوظات:
       • يمكنك الضغط على زر “قالب جديد” بجوار “قالب الرسالة” لإضافة قالب جديد
       • لمزيد من التفاصيل حول طريقة إضافة قالب جديد، راجع دليل “إضافة قالب SMS“
   • نشط: انقر فوق مربع الاختيار هذا لتحديد حالة قاعدة الإرسال هذه إلى “نشط“، أو أزل علامة التحديد لإلغاء التنشيط
   • الصلاحية: حدد الوقت الذي تكون فيه قاعدة الإرسال صالحة لإرسال موعد معين، مع تحديد (ساعة، أو يوم، أو شهر) من القائمة المنسدلة
     • مثال: في حال تحديد يوم واحد كصلاحية لقاعدة الإرسال، فسيحاول النظام إرسال رسالة معينة بموعد، إذا تعذر الإرسال؛ سيستمر في المحاولة طوال 24 ساعة فقط، ومن ثم سيتوجب عليك إرسالها يدويًا
       • لمزيد من التفاصيل حول طريقة الإرسال اليدوي للرسالة، راجع دليل “إرسال رسالة SMS بموعد“
5.  اضغط على زر “حفظ“.

• في حال إنشاء موعد جديد يستوفي الشروط المحددة في قاعدة الإرسال هذه، سيقوم النظام بإرسالها في رسالة نصية قصيرة حسب المحدد من توقيت وقالب رسالة وغيرها