قاعدة إرسال آلي للفواتير

يتيح لك برنامج دفترة إمكانية إرسال رسائل نصية قصيرة SMS أو رسائل بريد إلكتروني تلقائيًا من خلال إنشاء قاعدة إرسال آلي إما للمواعيد أو الفواتير بمحددات معينة حسب المطلوب.

 

قبل البدء في إنشاء قاعدة الإرسال الآلي تأكد أولاً من إضافة “قالب بريد إلكتروني” في الحساب مع اختيار نوع القالب ليكون أحد الأنواع المخصصة للفواتير سواء المدفوعة أو الغير مدفوعة.

لمزيد من التفاصيل يمكنكم زيارة دليل الشرح : “إضافة قالب بريد إلكتروني”

1. من القائمة الرئيسية، اضغط على “القوالب“.
2. اضغط على “قواعد الإرسال الآلي“.
3. اضغط على زر “إضافة” وحدد من القائمة المنسدلة “قاعدة فواتير جديدة“.
4. أدخل بيانات قاعدة الفواتير على النحو التالي:
   • الاسم: أدخل اسم قاعدة الفاتورة حسب المطلوب
   • حالة الدفع: حدد من القائمة المنسدلة إما فاتورة (مدفوعة، أو مدفوعة جزئيًا، أو غير مدفوعة، أو الكل)
   • حالة الفاتورة: حدد من القائمة المنسدلة حالة الفاتورة المطلوب إرسالها.
     • لمزيد من التفاصيل حول إضافة حالات مخصصة للفاتورة، راجع دليل “قائمة حالات الفاتورة“. 
   • وقت الإرسال: حدد من القائمة المنسدلة تاريخ إرسال الرسالة آليًا، إما:
     • تاريخ الفاتورة: وهو التاريخ المسجل في الفاتورة بصرف النظر عن تاريخ ووقت إنشائها على النظام
     • تاريخ الإنشاء:والمقصود هو تاريخ إنشاء الفاتورة على النظام بصرف النظر عن التاريخ المسجل في الفاتورة نفسها.
   • الإرسال: حدد من القائمة المنسدلة وقت إرسال الرسالة، إما:
     •  فوري: سيتم إرسال رسالة نصية عند التاريخ المسجل على الفاتورة نفسها أو في لحظة إنشاء الفاتورة على النظام، وذلك بحسب ما هو محدد في حقل “وقت الإرسال”
     • قبل: سيتم إرسال الرسال قبل التاريخ المسجل على الفاتورة أو قبل تاريخ إنشائها على النظام، وذلك حسب ما هو محدد في حقل “وقت الإرسال”
     • بعد: سيتم إرسال الرسالة بعد التاريخ المسجل على الفاتورة  أو بعد تاريخ إنشائها على النظام، وذلك بحسب ما هو محدد في حقل “وقت الإرسال”
   • أدخل عدد الساعات/الأيام/الشهور الخاصة بالإرسال قبل أو بعد الموعد
   • طريقة الإرسال: حدد من القائمة المنسدلة “البريد الإلكتروني” على أنها طريقة الإرسال المطلوبة
   • قالب الرسالة: حدد من القائمة المنسدلة قالب الرسالة المطلوب.
     • ملحوظات:
       • يمكنك الضغط على زر “قالب جديد” بجوار “قالب الرسالة” لإضافة قالب جديد
       • لمزيد من التفاصيل حول طريقة إضافة قالب جديد، راجع دليل “إضافة قالب بريد إلكتروني“
   • نشط: انقر فوق مربع الاختيار هذا لتحديد حالة قاعدة الإرسال هذه إلى “نشط“، أو أزل علامة التحديد لإلغاء التنشيط
   • الصلاحية: حدد الوقت الذي تكون فيه قاعدة الإرسال صالحة لإرسال فاتورة معينة، مع تحديد (ساعة، أو يوم، أو شهر) من القائمة المنسدلة
     • مثال: في حال تحديد يوم واحد كصلاحية لقاعدة الإرسال، فسيحاول النظام إرسال رسالة معينة بفاتورة، إذا تعذر الإرسال؛ سيستمر في المحاولة طوال 24 ساعة فقط، ومن ثم سيتوجب عليك إرسالها يدويًا
5.  اضغط على زر “حفظ“.

• في حال إنشاء فاتورة جديدة تستوفي الشروط المحددة في قاعدة الإرسال هذه، سيقوم النظام بإرسال بريد إلكتروني إلى العميل  بحسب المحدد من توقيت وقالب رسالة وغيرها من الإعدادات المحددة في القاعدة.