إنشاء طلب شراء

• ملحوظة: قبل البدء تأكد من تفعيل تطبيق دورة المشتريات في حسابك.

ما هي دورة المشتريات؟

تعرف دورة المشتريات على إنها  الخطوات المتبعة لشراء منتج ما أو خدمة معينة تحتاجها الشركة، وتكون النتيجة إنشاء مستند يسمى فاتورة الشراء كتوثيق للمصروف. وهذه  الخطوات قد تُختصر لخطوة واحدة مباشرة، تستدعي شراء المنتج من المورد عند الحاجة وفقط، وقد تمر بسلسلة من الخطوات، خاصة في الشركات الكبيرة، فعلى سبيل المثال:

في حالة احتياج قسم التسويق في شركتك لطباعة بعض الدعايا الورقية المكلفة، يقوم قسم التسويق بتقديم “طلب شراء” يتطلب موافقة مسئول المشتريات في الشركة، ومن ثَم يقوم مسئول المشتريات بـ “طلب عروض أسعار” من الموردين المختلفين، ليرسل الموردين “عروض الأسعار” ثم بالمقارنة يتم اختيار عرض السعر الأفضل، ويرسل المسئول للمورد “عرض  السعر” الذي وافق عليه، وبدوره يتحول إلى “أمر شراء” ثم إلى“فاتورة مشتريات”.

ما هو طلب الشراء؟

طلب الشراء هو الطلب الذي يتقدم به أحد مسئولي أقسام الشركة لقسم المشتريات، والذي بدوره يتولى تقييم طلبات الشراء، ليقبلها أو يرفضها أو يعدّل عليها، تحت معايير معينة. وفي حالة القبول يتحول “طلب الشراء” إلى “طلب عروض أسعار”، ثم تُستكمَل دورة المشتريات.

إنشاء طلب شراء

1. اضغط على “المشتريات” من القائمة الرئيسية.
2. اختر “طلبات الشراء”.
3. اضغط على زر “أضف طلب شراء”.
4. أدخل بيانات طلب الشراء.
   • معلومات عامة
     • مسمى: اختر اسمًا لطلب الشراء الخاص بك.
     • كود: وهو رقم تلقائي مميز لكل طلب شراء، ويولده النظام تلقائيًا.
     • تاريخ الطلب: التاريخ الذي رفعت فيه طلب الشراء، ويتم تعيين التاريخ الحالي بشكل افتراضي.
     • تاريخ الاستحقاق: التاريخ الذي تتوقع أن يصل المنتج إليك فيه.
   • بنود طلب الشراء
     • البند: اختر المنتج الذي تود طلب شراء له، وتأكد من وجود المنتج مع المنتجات المسجلة في المخازن لديك.
       • لمزيد من التفاصيل؛ يمكنك مراجعة دليل “إضافة منتج/ خدمة”.
     • الكمية: حدد الكمية التي ترغب في طلب شرائها.
       • ملحوظة: الكمية التي تحددها من المنتج، هي نفسها الكمية التي سيصدر بها أمر الشراء للموردين، ولن تستطيع تغييرها، لذا كن دقيقًا عند تحديدها.
     • ➕ إضافة: اضغط على زر إضافة لزيادة منتجات أخرى في طلب الشراء نفسه.
   • خيارات أكثر
     • الملاحظات: أضف ما تحتاج من الملاحظات.
     • المرفق: في حالة رغبتك إرفاق ملف أو صور توضحية.
5. اضغط “حفظ”.