خصائص الربط بين دفترة وتطبيق سلة
مزايا ربط برنامج دفترة ومتجر سلة
يُعتبر الربط بين برنامج دفترة لإدارة الأعمال ومتجر سلة الإلكتروني من أبرز المزايا التي تتيح للتجار وأصحاب المتاجر الإلكترونية العمل بكفاءة عالية وتنظيم أفضل.
هذا التكامل يساهم في توفير الوقت وتقليل الأخطاء البشرية من خلال مزامنة البيانات بشكل تلقائي بين المنصتين، مثل المنتجات والفواتير، مما يسهل عملية إدارة المتجر والحسابات من مكان واحد.
من خلال هذا الربط، يمكنك:
-
مزامنة الفواتير تلقائيًا عند كل عملية بيع.
-
تتبع المبيعات والمخزون بشكل لحظي دون الحاجة للإدخال اليدوي.
-
إعداد تقارير مالية وبيعية دقيقة دون الحاجة لتصدير البيانات يدويًا.
ولهذا السبب، فإن هذه الميزة تُعد من أهم نقاط القوة في نظام دفترة وتمنح أصحاب المتاجر ميزة تنافسية في سوق التجارة الإلكترونية.
طريقة تفعيل ربط دفترة مع متجر سلة
تسجيل بيانات حسابك في متجر سلة
فور تفعيل زر “الربط مع سلة” سيتم تحويلك الى الخطوات التالية:
اعدادات المزامنة
من خلال شاشة الربط الخاص بدفترة مع متجر سلة، يمكنك التحكم في الإعدادات الخاصة بالمزامنة لكلا من الفواتير والمنتجات.
- المستودع الإفتراضي: اختر المستودي الإفتراضي لمزامنة المنتجات منه / اليه.
- الفرع الإفتراضي: قم بتحديد الفرع المطلوب مزامنة المنتجات الخاصة به.
- نوع مزامنة المنتجات: عند إختيار “المنتجات مع الخيارات” يقوم النظام بمزامنة المنتجات التى بها خيارت فى سلة
الى دفترة “كجموعات بنود”. - يتم الاختيار بين (تجاهل / تحديث)
- الهدف من هذا الإعداد هو ربط المنتجات بالـ SKU،
فيتم تعريف المنتجات على سلة ودفترة بنفس الكود،
وعمل مزامنة المنتجات من سلة إلى دفترة (وليس العكس). -
تجاهل: يتم ربط المنتجات التي تحمل نفس الـ SKU ولكن دون تحديث بيانات المنتج في دفترة
(كافة البيانات سواء الاسم أو السعر أو الكمية أو …). -
تحديث: يتم ربط المنتجات التي تحمل نفس الـ SKU مع تحديث بيانات المنتجات على دفترة
لتتطابق مع بيانات المنتجات في سلة.
- الهدف من هذا الإعداد هو ربط المنتجات بالـ SKU،
-
الربط اليدوي بالـ SKU يعمل فقط على المنتجات العادية التي لا تحتوي على خيارات.
(أي أن المنتجات التي بها خيارات في سلة يلزم مزامنتها من صفحة المزامنة،
وعدم إنشائها في دفترة بشكل يدوي). -
لربط المنتجات بالـ SKU يجب تفعيل إعداد “قيمة فريدة لا تتكرر” للمنتجات
في إعدادات الترقيم المتسلسل في دفترة حتى يتم الربط بشكل صحيح.
مزامنة الفواتير من سلة الى دفترة (آلياً ويدوياً)
المزامنة الآلية:
-
عندما يتم إصدار فاتورة للطلب على سلة إلى دفترة،
سواء كانت الفاتورة مدفوعة أو غير مدفوعة. -
الحالة الافتراضية المسؤولة عن إصدار الفاتورة تلقائيًا في سلة هي:
“تم التنفيذ”. -
مع العلم أنه يمكن على سلة إصدار فاتورة للطلب يدويًا بأي حالة أخرى خلاف “تم التنفيذ”،
وفي هذه الحالة ستتزامن الفاتورة إلى دفترة بدون مشاكل. -
لذلك تم توضيح في البداية أن:
المزامنة مرتبطة بتحويل الطلب إلى فاتورة أياً كانت الحالة الخاصة بها.
المزامنة اليدوية:
-
يقوم النظام بمزامنة كافة الفواتير من سلة إلى دفترة،
وتكون من خلال إعدادات المزامنة في دفترة عند الضغط على زر “مزامنة الفواتير”.
ملاحظات هامة:
-
الفواتير تتزامن (يدويًا) في أول مرة بحد أقصى شهرين من تاريخ المزامنة،
بمعنى أن الطلبات التي تم إصدارها بسلة سابقًا من أكثر من شهرين من تاريخ المزامنة
لن تتزامن.
(وقريبًا سيكون هناك إتاحة للتحكم بعدد الأشهر المراد مزامنتها لسنة سابقة في أول مزامنة للفواتير). -
في المزامنات اليدوية اللاحقة، يقوم النظام بترحيل الفواتير الجديدة فقط التي لم تُرحل بعد آخر مزامنة ناجحة.
وفي حال طالت المدة بين آخر مزامنة والمزامنة الحالية أكثر من شهرين،
يقوم النظام بترحيل الفواتير التي تخص آخر شهرين فقط
(وهذا في حال أن الفواتير لم تتزامن آليًا لأي سبب من الأسباب). -
فقط الفواتير هي التي تتزامن سواء آليًا أو يدويًا،
وليست الطلبات (Orders) سواء كانت الفاتورة مدفوعة أو غير مدفوعة.
(الطلبات في سلة هي مرحلة قبل إصدار الفواتير، وتشبه المسودة في دفترة). -
الفواتير المرتجعة:
-
عند تحويل الطلب في سلة إلى “مسترجع”، يقوم النظام بترحيل فاتورة مرتجعة إلى دفترة آليًا.
-
وتتزامن أيضًا يدويًا عند مزامنة الفواتير من إعدادات المزامنة في دفترة.
-
-
في حال تم تحويل الطلب إلى “مسترجع” على سلة، ثم تم إلغاء تلك الحالة وإرجاعه إلى فاتورة مرة أخرى،
يقوم النظام بترحيل فاتورة جديدة على دفترة خلاف الفاتورة الأخرى. -
تتزامن الفواتير إلى دفترة مشتملة على الآتي:
-
المنتجات المدرجة بالفاتورة
-
الكميات
-
الأسعار
-
الخصومات
-
الضرائب
-
الصور الخاصة بالمنتجات
-
اسم الضريبة ونسبتها ونوعها
-
طريقة الدفع
-
مبلغ الخصم العام على الفاتورة
-
الشحن
-
إذا لم يكن هناك خيار شحن، فسيتم عرضه كمبلغ شحن عادي.
-
قد يتضمن خيار الشحن ضريبة والتي سيتم تطبيقها على مبلغ الشحن وانعكاسها في الفاتورة.
-
-
مزامنة المنتجات من سلة الى دفترة والعكس (Two Way)
1. مزامنة المنتجات:
-
تكون من إعدادات المزامنة بدفترة سواء “من دفترة” أو “إلى دفترة”.
-
يمكن مزامنتها من:
-
جميع المستودعات بدفترة.
-
أو من المستودع الافتراضي فقط المحدد في إعدادات المزامنة.
-
2. المزامنة الأولى للمنتجات:
-
يتم مزامنة كافة المنتجات بالبيانات المعرف بها مثل:
-
اسم المنتج
-
كود المنتج
-
كمية المنتج
-
الوصف
-
التصنيف
-
الصور
-
سعر البيع
-
خيارات المنتج
-
وما إلى ذلك…
-
ملاحظة:
في حال مزامنة المنتجات إلى دفترة أول مرة، سيقوم النظام بإنشاء إذن مخزني للكمية المحددة للمنتج.
3. المزامنات اللاحقة للمنتجات:
-
تكون المزامنة تحديث للمنتجات وليس تكرارها مرة أخرى، سواء كانت:
-
من دفترة
-
أو إلى دفترة
-
-
أي إذا تم تعديل شيء معين في المنتجات بعد المزامنة الأولى
(مثال: صور، سعر بيع، تصنيف، …)،
وعند عمل مزامنة أخرى، يقوم النظام بتحديث التغييرات الجديدة.
ملاحظة هامة في تحديث المنتجات:
إذا كانت المزامنة من دفترة إلى سلة → يتم تحديث كافة بيانات المنتج بما في ذلك الكميات الخاصة بالمخزون.
إذا كانت المزامنة من سلة إلى دفترة → يتم تحديث كافة بيانات المنتج ما عدا الكميات،
حيث يتم مزامنتها في المرة الأولى فقط.
4. خيارات المنتج:
-
يتم التعامل مع “خيارات المنتج” في سلة على أنها “مجموعات بنود” في دفترة
(بعد مزامنتها من سلة إلى دفترة).
مثال توضيحي:
منتج “سماعة” بها خيارات ألوان في سلة (أسود – أزرق)،
بعد المزامنة في دفترة، يتم إنشاء مجموعة بنود للسماعة تحتوي على:
سماعة لون أسود
سماعة لون أزرق
ملاحظة مهمة:
يجب عدم تكرار أسماء المنتجات في سلة التي تحتوي على خيارات،
لأن دفترة لا يسمح بإنشاء مجموعات بنود بأسماء متكررة.
5. دعم المنتجات المجمعة:
-
في الوقت الحالي، لا يدعم الربط المنتجات المجمعة،
أي أنه لا يمكن ربط المنتج المجمع في سلة مع المنتج المجمع في دفترة.
(لكن قد يتوفر هذا الأمر في الربط قريبًا).
ملاحظات:
-
للتعامل مع الربط بشكل صحيح، يجب:
-
أولًا: مزامنة المنتجات من سلة إلى دفترة (إذا كانت متواجدة بسلة)
أو من دفترة إلى سلة (إذا كانت متواجدة في دفترة) -
ثم بعد ذلك: مزامنة الفواتير
-
-
السبب:
أداة الربط تتعامل فقط مع المنتجات التي تم إنشاؤها عن طريق المزامنة
وليس مع المنتجات المُدخلة يدويًا،
لذا يجب عدم إدخال المنتجات يدويًا في الطرف الآخر لضمان مزامنة سليمة.
في حالة وجود المنتجات في سلة ودفترة في نفس الوقت:
-
يمكن تعريف المنتجات العادية فقط (بدون خيارات) بنفس الـ SKU.
-
ثم يتم عمل مزامنة للمنتجات من سلة إلى دفترة،
ليقوم النظام بربطها تلقائيًا بين النظامين.