تنزيل نسخة احتياطية من بيانات حسابك: البيانات المتاحة وخيارات التصدير

يتيح لك دفترة تنزيل نسخة احتياطية من بيانات حسابك، مثل الفواتير وفواتير الشراء والمنتجات والعملاء والموردين، في ملفات CSV أو XML يمكنك فتحها في Excel والاحتفاظ بها على جهازك. يشرح هذا الدليل طريقة أخذ النسخة الاحتياطية، والبيانات التي يمكن اختيارها، ومحتوى كل ملف.

قبل البدء

• النسخة الاحتياطية متاحة لمالك الحساب فقط؛ ولا يظهر زرها لباقي المستخدمين حتى لو كانت لديهم صلاحية فتح صفحة معلومات الحساب.
• متاحة للحسابات المدفوعة فقط، ويجب أن يكون الاشتراك ساريًا. فإذا كان الاشتراك منتهيًا، يُطلب منك تجديده أولًا.

خطوات تنزيل النسخة الاحتياطية

1. من القائمة الرئيسية اضغط الإعدادات، ثم معلومات الحساب.
2. اضغط تنزيل نسخة احتياطية. أو افتح صفحة النسخ الاحتياطي مباشرة.
3. في أختر الوحدات التي تريد أخذ نسخة إحتياطية منها، حدد البيانات المطلوبة.
4. اختر صيغة النسخ الاحتياطية (CSV أو XML)، واختر المحدد إذا اخترت CSV.
5. إذا كان تطبيق الفروع مفعّلًا، راجع الفروع المحددة في حقل فرع.
6. اضغط تنزيل، وانتظر حتى يبدأ تنزيل الملف.

البيانات التي يمكنك اختيارها

الخيار	ما يتم تصديره	متى يظهر
الفواتير	فواتير المبيعات وبنودها (ملفان).	دائمًا
فواتير الشراء	فواتير الشراء وبنودها (ملفان).	دائمًا
المنتجات	المنتجات والخدمات بأسعارها وبياناتها.	دائمًا
العملاء	بيانات العملاء.	دائمًا
جهات اتصال العملاء	جهات الاتصال المضافة للعملاء.	دائمًا
الموردين	بيانات الموردين.	دائمًا (ويُصدَّر عند تفعيل تطبيق المخزون)
جهات اتصال الموردين	جهات الاتصال المضافة للموردين.	دائمًا (ويُصدَّر عند تفعيل تطبيق المخزون)
المصروفات	سندات الصرف.	عند تفعيل تطبيق المالية
سندات القبض	سندات القبض.	عند تفعيل تطبيق المالية
الموظفين	بيانات الموظفين الأساسية.	عند تفعيل تطبيق الموظفين
تتبع الوقت	سجلات تتبع الوقت.	عند تفعيل تطبيق تتبع الوقت
المشاريع	مشاريع تتبع الوقت.	عند تفعيل تطبيق تتبع الوقت

صيغة الملف والمحدد

الإعداد	الخيارات
صيغة النسخ الاحتياطية	CSV: يُفتح في Excel مباشرة، وهو الأنسب لمعظم المستخدمين. XML: للأنظمة والبرامج الأخرى.
اختر المحدد (لـ CSV فقط)	Comma Separated ( , ) (فاصلة)، أو Semicolon Delimited ( ; ) (فاصلة منقوطة)، أو Tab Delimited. إذا ظهرت البيانات في Excel في عمود واحد، أعد التنزيل بمحدد آخر.

شكل الملف الناتج:

• إذا نتج عن اختيارك ملف واحد، يُنزَّل كملف CSV أو XML مباشرة.
• إذا نتج أكثر من ملف (مثل الفواتير وبنودها)، تُنزَّل الملفات مضغوطة في ملف ZIP، بملف مستقل لكل نوع بيانات.
• اسم الملف بالشكل: Backup_…_رقم الحساب_التاريخ.
• الملفات بترميز UTF-8، فتظهر الحروف العربية بشكل صحيح.

محتوى ملفات النسخة الاحتياطية

الملف	أهم الأعمدة
Invoices	رقم الفاتورة، ورقم العميل واسمه وبياناته، والتاريخ، وشروط الدفع، والعملة، والخصم، والإجمالي، والمدفوع، والمتبقي، والدفعة المقدمة، وحالة الدفع، والموظف، والملاحظات، والحقول الإضافية.
Invoice_items	رقم الفاتورة، والبند، والوصف، وسعر الوحدة، والكمية، والضريبة الأولى والثانية ونسبتهما وقيمتهما، والإجمالي قبل وبعد الضريبة.
Purchase_orders / Purchase_order_items	نفس أعمدة الفواتير وبنودها، لفواتير الشراء.
Products	الكود والباركود والاسم والوصف وسعر البيع والحد الأدنى للسعر والخصم والماركة والتصنيف والمورد والنوع وقالب الوحدات والضرائب والحالة. ومع تطبيق المخزون: سعر الشراء وتتبع المخزون ورصيد المخزون ومتوسط التكلفة وحد التنبيه وهامش الربح. بالإضافة إلى الحقول الإضافية.
Clients	رقم العميل والاسم التجاري والاسم والبريد والعنوان والهاتف والدولة والتصنيف والرقم الضريبي وتاريخ الميلاد والحد الائتماني والرقم القومي، والحقول الإضافية.
Suppliers	رقم المورد والاسم التجاري والاسم والبريد والعنوان والهاتف والدولة والأرقام الضريبية، والحقول الإضافية.
جهات الاتصال	الاسم التجاري للعميل أو المورد، والاسم، والبريد، والهاتف، والجوال.
Expenses / Incomes	المبلغ والعملة والمورد والتصنيف والتاريخ والملاحظة والموظف.
Staffs	الرقم والاسم والبريد وآخر دخول والحالة.
Time Tracking / Projects	المشروع والنشاط والموظف والتاريخ والوقت والملاحظات / اسم المشروع وحالته.

ما لا تشمله النسخة الاحتياطية

• عروض الأسعار، والفواتير المرتجعة، والإشعارات الدائنة والمدينة.
• المدفوعات (مدفوعات الفواتير وفواتير الشراء).
• القيود اليومية ودليل الحسابات.
• حركات المخزون والأذون المخزنية.
• المرفقات والملفات المرفوعة.
• لا يوجد اختيار لفترة زمنية؛ فالنسخة تشمل كل سجلات البيانات المختارة.

لتصدير هذه البيانات، استخدم تصدير من قائمة كل منها، أو تصدير التقارير المرتبطة بها إلى Excel.

ملاحظات

• لا يمكن استرجاع النسخة الاحتياطية إلى الحساب مباشرة؛ فهي ملفات للحفظ والمراجعة. ويمكن إعادة إدخال بعض البيانات (مثل العملاء والمنتجات) من شاشات الاستيراد الخاصة بها.
• لا يوجد حد لعدد مرات تنزيل النسخة الاحتياطية.
• الفرق بين النسخة الاحتياطية والتصدير من القوائم: النسخة الاحتياطية للمالك فقط وتشمل كل سجلات الوحدات المختارة في ملف واحد، أما التصدير من القائمة فيصدّر السجلات المحددة أو المفلترة في وحدة واحدة.

أسئلة شائعة

لماذا لا يظهر لي زر تنزيل نسخة احتياطية؟

لأن الزر متاح لمالك الحساب فقط. اطلب من المالك تنزيل النسخة.

ظهرت رسالة أن الخاصية متوفرة للحسابات المدفوعة فقط؟

النسخة الاحتياطية غير متاحة في الباقة المجانية؛ قم بترقية حسابك.

اخترت الفواتير فقط ونزل ملف ZIP؟

لأن الفواتير تُصدَّر في ملفين: ملف للفواتير وملف لبنودها، فيُضغطان في ملف واحد.

البيانات تظهر في عمود واحد عند فتح الملف في Excel؟

أعد التنزيل واختر محددًا آخر في اختر المحدد، مثل الفاصلة المنقوطة.

هل تشمل النسخة الاحتياطية المدفوعات والقيود؟

لا، استخدم التصدير من قوائمها أو تقاريرها.