إضافة نوع وحدة إيجار ووحدات الإيجار في دفترة

يتم تصنيف الوحدات الإيجارية كالسيارة (وحدة إيجار) طبقًا لأنواع لها صلة ببعضها كـ سيارات النقل (نوع وحدة إيجار) أو سيارات 4 * 4 (نوع وحدة إيجار). 

في هذا المقال نتعرف على كيفية إضافة وحدة إيجار ونوع وحدة إيجار جديدة على دفترة. 

أيًا كان نوع أعمالك، غالبًا ما تندرج الوحدات التي يتم تأجيرها كالعقارات أو السيارات تحت فئات مختلفة، يمكنك تصنيف أنواع السيارات مثلًا إلى نقل، سيارات 4×4، والعقارات إلى شقق سكنية ومصيفية. هذه الفئات الأكبر هي نوع وحدة الإيجار.

اضغظ على “الإعدادات” المنسدلة عن “إدارة الإيجارات والوحدات” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على بطاقة “أنواع الوحدات”.

باستخدام أدوات البحث والفلترة تصل لأنواع الوحدات المرادة

 ولإضافة نوع وحدة إيجار جديد اضغط على زر “أضف نوع الوحدة”.

أضف بيانات نوع وحدة الإيجار كالتالي:

الاسم: أضف اسمًا معبرًا عن نوع وحدات الإيجار.

الحالة: اختر بين تنشيط النوع أو عدم تنشيطه، وسيكون لذلك أثر في إمكانية استخدام النوع في إنشاء أوامر التأجير لاحقًا، حيث لا يمكن استخدام نوع وحدة غير نشط.

طريقة التسعير: يمكنك محاسبة العميل بالأيام أو الساعات أو الأيام والساعات. 

عند التسعير بالأيام، سيطلب منك النظام التالي:

تحديد موعد بداية اليوم الإيجاري في خانة “حضور”.

ونهايته في خانة “مغادرة”. 

حتى يتمكن من معرفة موعد استحقاق العميل لوحدة الإيجار ومطالبته بها.

وعند التسعير بالساعات، سيطلب منك النظام التالي:

تعريف الحد الأدنى لساعات التأجير لهذا النوع من الوحدات، فمثلًا لا يمكن تأجير الغرف لمدة تقل عن ثماني ساعات.

كما سيطلب منك تحديد الفترة الزمنية 

والتي يترتب عليها تحديد الوقت المتاح إتاحة بدء الحجز عنده.

أمثلة:

إن كانت الفترة الزمنية 60 دقيقة: هذا يعني أن إيجار الوحدة لا بد أن يكون عند بداية الساعة فقط أي في الثانية عشر أو الواحدة مثلًا، ولا يتاح حجز الوحدة عند الساعة 12:30 أو 12:15 وغيرها من الفترات القصيرة. 

إن كانت الفترة الزمنية 30 دقيقة: هذا يعني تقسيم الساعة إلى 3 دقيقة وإتاحة إيجار الوحدات في بداية الساعة أي في الساعة الثالثة وكذلك بعد مرور نصف ساعة أي في الساعة الثالثة ونصف. 

إن كانت الفترة الزمنية 15 دقيقة: يتاح بدء تأجير الوحدة في الساعة 12 أو 12:15 أو 12:30 أو 12:45: أو 1 إلى آخره.

إن كانت الفترة الزمنية 5 دقائق: يتاح بدء تأجير الوحدة بعد كل خمس دقائق، في الساعة 12 أو 12:05 أو 12:10 أو 12:15 إلى آخره. 

وعند التسعير بالأيام والساعات

 يتعامل النظام بمثل ما يتعامل به مع التسعير بالساعات، إلا أنه سيتيح لك وضع سعر خاص باليوم الكامل (24 ساعة)، وسعر آخر للساعات الفردية التي لم تُكمل يومًا كاملًا.

قاعدة التسعير: أضف قاعدة تسعير، 

الضريبة 1: أضف ضريبة أولى.

الضريبة 2: أضف ضريبة ثانية.

الوصف: أضف وصفًا موضِّحًا لنوع وحدة التأجير.

الصور: أرفِق صورةً لملف نوع وحدة التأجير.

ثم اضغط على زر “حفظ”. 

بعد حفظ نوع وحدة الإيجار أو عند إعادة عرضها تظهر لك كل التفاصيل الخاصة بها ويمكنك تعديل أو حذف أو تعطيل نوع الوحدة، وبالضغط على زر “أضف الوحدة” تستطيع إضافات وحدات لهذا النوع.

وحدة الإيجار هي الوحدة التي يتم تأجيرها مباشرة كشقة محددة أو سيارة واحدة. وغالبًا ما يتم جمع وحدات الإيجار المتشابهة تحت نوع وحدة إيجار محدد. 

لإضافة وحدة إيجار جديدة اضغط على “الوحدات” المنسدلة عن “إدارة الإيجارات والوحدات” بالقائمة الرئيسية. ثم اضغط على زر “أضف الوحدة”.

أضف بيانات وحدة الإيجار كالآتي:

• الاسم: أضف اسم وحدة الإيجار.
• نوع الوحدة: اختر نوع وحدة الإيجار من أنواع وحدات الإيجار التي أضفتها إلى النظام من قبل.
• الحالة: حدد حالة وحدة الإيجار، إما “نشط” بحيث يمكنك استخدامها في أوامر الحجز/ الإيجار أو “غير نشط” لاستبعادها من الاستخدام.
• درجة الأولوية: في حال إنشاء (أمر إيجار تلقائي)، يختار النظام الوحدة ذات الأولوية على باقي الوحدات لتأجيرها أولًا طالما كانت متاحة. 
  • ملحوظة: الأولوية 1 أعلى أولوية تليها الأولوية 2 ثم 3 وهكذا.
• الوصف: أضف وصفًا لوحدة الإيجار.

ثم اضغط على زر “حفظ”.

بعد حفظ وحدة الإيجار تظهر تفاصيلها بالشكل التالي ويتاح لك القيام ببعض الإجراءات على الوحدة مثل:

• التعديل. 
• الحذف.
• التعطيل.
• إضافة مصروف جديد.