أنواع الطرود وآلية المعالجة المحاسبية في تطبيق الشحن

يعد فهم أنواع الطرود وطريقة تسجيل العمليات عند الشحن والتسليم أساس مهم لضمان أن القيود المحاسبية صحيحة، وأرصدة العملاء مضبوطة، ولا تظهر أي فروقات مفاجئة لاحقًا.

في هذا الدليل سنشرح بشكل بسيط وعملي أنواع الطرود التي يدعمها النظام، وماذا يحدث محاسبيًا عند تسليم كل نوع.

يدعم تطبيق الشحن في دفترة ثلاثة أنواع رئيسية من الطرود، ويؤثر نوع الطرد بشكل مباشر على طريقة تسجيل العمليات والحسابات داخل النظام:

• شخصي (فرد إلى فرد)
• تجاري (من تجاري إلى فرد)
• مرتجع (من فرد إلى تجاري)

الطرد التجاري قد يتضمن أحيانًا مصاريف إضافية إلى جانب تكلفة الشحن والبضاعة. عند تسليم هذا الطرد، لا يقوم النظام بتجميع كل القيم في معاملة واحدة، بل ينشئ قيودًا وعمليات منفصلة لكل عنصر.
في المثال التالي سنوضح ببساطة ماذا ينشئ النظام عند تسليم هذا النوع من الطرود.

بيانات الطرد:

• تكلفة الشحن: 500
• تكلفة البضاعة: 1000
• مدفوع مسبقًا: 200
• مصاريف إضافية: 200

اذهب إلى “إدارة طلبات الشحن”، وقم بإنشاء طلب شحن يتضمن هذا الطرد ثم قم بالضغط على “شحن الطلب”، وبعدما يتم شحنه قم بالضغط على “تسليم الطلب”.

ثم من صفحة الطرد، اضغط على زر “تسليم”:

ينشئ النظام:

• فاتورة بقيمة المصاريف الإضافية فقط (200)
  في حال عدم وجود مصاريف إضافية، لن يتم إنشاء أي فاتورة.
• دفعة توصيل بقيمة المبلغ المحصل عند التسليم.
• معاملة تجارية تتضمن:
  • تكلفة الشحن كاملة (500).
  • تسوية تكلفة البضاعة (1000 – 200 = 800).

معنى ذلك:
الشركة مدينة للتاجر بـ 800 (فرق تكلفة البضاعة بعد خصم المدفوع مسبقًا).

عند احتواء الطرد التجاري على تكلفة شحن وتكلفة بضاعة ومبلغ مدفوع مسبقًا يتجاوز قيمة البضاعة، فإن طريقة التسجيل عند التسليم تختلف عن الحالات المعتادة. دعنا نستعرض المثال التالي:

بيانات الطرد:

• تكلفة الشحن: 500
• تكلفة البضاعة: 300
• مدفوع مسبقًا: 400

ماذا يحدث عند التسليم؟

• لا يتم تسجيل تسوية سلبية.
• لا يتم إنشاء قيمة في “تسوية تكاليف البضائع”.
• يسجل النظام فقط تكلفة الشحن (500).

لأن:

التاجر هنا مدين للشركة بالفرق، وسيتم تحصيله لاحقًا عبر فاتورة عند التسوية.

في حالة الطرد المرتجع (من فرد إلى تجاري):

• لا توجد تكلفة بضاعة.
• يوجد فقط تكلفة شحن.

عند التسليم:

يتم تسجيل تكلفة الشحن ضمن المعاملة التجارية، ولكن لا يتم إنشاء تسوية تكاليف بضائع.

• يتم تسجيل دفعة التوصيل (إذا تم تحصيل مبلغ عند الاستلام).

عند تسليم الطرود:

• لا تدخل الأموال إلى الخزنة عبر فواتير مباشرة.
• يتم تسجيلها داخل مدفوعات العميل.
• يظهر رصيد دائن أو مدين للتاجر حسب العمليات.

عند انتهاء فترة (مثلاً نهاية الشهر)، يتم إنشاء تسوية لتجميع العمليات.

لإنشاء تسوية:

• انتقل إلى حساب العميل (التجاري).
• اضغط على إنشاء تسوية.

• حدد نطاق التاريخ.

ملاحظة:
لا يمكن إنشاء تسوية لنفس اليوم، فقط حتى يوم سابق.
وذلك لضمان اكتمال جميع المعاملات قبل الإغلاق.

ماذا يحدث عند إنشاء التسوية؟

يقوم النظام تلقائيًا بـ:

• تجميع إجمالي تكاليف الشحن (مثلاً 1300).
• تجميع إجمالي تسويات تكاليف البضاعة (مثلاً 800).

في هذه المرحلة تكون الحالة “مسودة”.

الموافقة على التسوية

عند الضغط على الموافقة على التسوية:

• يتم إصدار الفاتورة والمصروف فعليًا.
• يتم تحديث رصيد العميل.

مثال:

• الرصيد قبل التسوية: 1900 دائن.
• تم خصم 800 (مصروف).
• تبقى 1100.
• الفاتورة 1300.

إذا كان الدفع التلقائي مفعلًا:

• يتم تسديد 1100 تلقائيًا من الرصيد.
• يتبقى 200 مستحقة على العميل.

يمكن تحصيلها عبر:

1. فتح الفاتورة.
2. إضافة عملية دفع جديدة.

بعد تسجيل الدفع:

• يصبح رصيد العميل = صفر.

إذا لم يتم تسليم الطرد بعد، يظهر زر رفض الطرد.

عند الضغط عليه:

• يتم إدخال سبب الرفض في خانة الملاحظات.
• لا يتم إنشاء أي معاملات.

• يتغير وضع الطرد إلى مرفوض.

بعد تسليم جميع الطرود داخل طلب الشحن:

لإغلاق الطلب:

افتح طلب الشحن،  ثم اضغط على إغلاق الطلب.

ملاحظات هامة:

• لا يمكن إغلاق الطلب إذا كان هناك طرد لم يتم تسليمه.
• لا يمكن إعادة فتح الطلب إذا كانت طروده تم تسليمها وصدرت عليها معاملات.
• لإعادة الفتح، يجب أولًا إلغاء تسليم الطرود ومعالجة آثارها المحاسبية.

بعد الإغلاق:

• لن يظهر الطلب ضمن الطلبات المفتوحة.
• يمكن الوصول إليه من قائمة الطلبات المغلقة من خلال الضغط على زر “مغلق”.