تقرير انتهاء صلاحية مستندات الموظف

نبذة عن التقرير

تقرير انتهاء صلاحية مستندات الموظف هو تقرير متخصص يعرض الوثائق المنتهية الصلاحية والوثائق القريبة من الانتهاء فقط، مع عرض عدد الأيام المتبقية لكل وثيقة قبل انتهائها. يختلف هذا التقرير عن تقرير ملخص الوثائق في أنه يركّز حصرياً على الوثائق التي تحتاج إجراءً عاجلاً، مما يسهّل عملية المتابعة والتجديد. يُستخدم هذا التقرير كأداة تنبيه استباقي لمنع انتهاء الوثائق الرسمية للموظفين دون تجديد.

خطوات عرض التقرير

1. اضغط على قائمة «التقارير» من القائمة الجانبية.
2. انتقل إلى قسم «تقارير الموظفين».
3. اختر «تقرير انتهاء صلاحية مستندات الموظف».
4. يمكنك تطبيق عدد من الفلاتر قبل عرض التقرير وهي:
   • موظف: ابحث عن موظف أو أكثر بالاسم أو الكود أو البريد الإلكتروني. يمكن اختيار أكثر من موظف في نفس الوقت.
     • في حال لم يتم اختيار موظف محدد سيقوم النظام بعرض جميع الموظفين.
   • نوع الوثيقة: قم بتصفية النتائج لعرض نوع وثيقة معين فقط. الأنواع المتاحة هي: بطاقة الهوية، جواز السفر، تصريح الإقامة / التأشيرة، رخصة القيادة، الشهادة الأكاديمية / المؤهل الدراسي، شهادة اللياقة الطبية، صورة شخصية (نمط الهوية)، أخرى.
     • في حال لم يتم اختيار نوع محدد سيقوم النظام بعرض جميع أنواع الوثائق.
   • الحالة: قم بتصفية النتائج حسب حالة انتهاء الوثيقة.
     • انتهى: الوثائق التي تجاوز تاريخ انتهائها التاريخ الحالي.
     • وثائق ستنتهي قريباً: الوثائق التي تقترب من تاريخ انتهائها.
     • في حال لم يتم اختيار حالة محددة سيقوم النظام بعرض كلتا الحالتين.
   • فرع: قم بتصفية النتائج لعرض وثائق موظفي فرع معين فقط. يمكن اختيار أكثر من فرع.
     • في حال لم يتم اختيار فرع محدد سيقوم النظام بعرض جميع الفروع.
   • تاريخ الانتهاء (من) / تاريخ الانتهاء (إلى): قم بتصفية الوثائق التي تنتهي صلاحيتها خلال نطاق زمني محدد.
     • مفيد للتركيز على الوثائق التي ستنتهي خلال الشهر القادم مثلاً.
5. اضغط على «عرض التقرير» لتحديث النتائج، أو اضغط على «إلغاء الفلتر» للعودة إلى الإعدادات الافتراضية.
6. يمكنك تصدير التقرير من زر «تصدير» إلى:
   • CSV
   • Excel
   • PDF

طريقة العرض

يتوفر التقرير بطريقتين للعرض يمكن التبديل بينهما من أعلى الصفحة:

• الملخص: يعرض ملخصاً مجمعاً لإحصاءات الوثائق المنتهية والقريبة من الانتهاء.
• التفاصيل: يعرض كل وثيقة بشكل مستقل مع عدد الأيام المتبقية لانتهائها.

أعمدة التقرير

يعرض الجدول تفاصيل كل وثيقة منتهية أو قريبة من الانتهاء موزَّعةً على الأعمدة التالية:

• موظف: اسم الموظف وكوده مع رابط مباشر لصفحته.
• نوع الوثيقة: تصنيف الوثيقة (بطاقة الهوية، جواز السفر، رخصة القيادة… إلخ).
• اسم الوثيقة: الاسم المحدد للوثيقة كما أُدخل عند الرفع.
• تاريخ الانتهاء: التاريخ الذي تنتهي فيه صلاحية الوثيقة.

• انتهت الصلاحية: يظهر بشارة حمراء للوثائق التي تجاوز تاريخ انتهائها.
• سينتهي خلال: X أيام: يظهر بشارة صفراء مع عداد الأيام المتبقية قبل انتهاء الوثيقة — مثال: «سينتهي خلال: 1 أيام».

• تم الرفع بواسطة: اسم المستخدم الذي قام برفع الوثيقة على النظام مع رابط لصفحته.

• تقرير ملخص الوثائق يعرض جميع الوثائق بجميع حالاتها (صالحة، منتهية، ستنتهي، مفقودة) مع رسوم بيانية.
• هذا التقرير يعرض فقط الوثائق المنتهية والقريبة من الانتهاء مع عداد أيام دقيق لكل وثيقة — مثالي للمتابعة اليومية والتنبيه المبكر.