إعداد دفترة للصيدليات: رقم الشحنة وتاريخ الانتهاء والتأمين الطبي

يشرح هذا الدليل إعداد دفترة لصيدلية خطوة بخطوة: من تفعيل التطبيقات والإعدادات، إلى تعريف الأدوية بـرقم الشحنة وتاريخ الانتهاء، ثم الشراء والبيع من الفاتورة ونقاط البيع، والتعامل مع شركات التأمين، ومتابعة الأدوية القريبة من الانتهاء.

ما الذي ستحتاج إلى تفعيله؟

سير العمل المختصر

الخطوة 1: تفعيل التطبيقات

1. اذهب إلى مدير التطبيقات.
2. فعّل تطبيق المخزون (يتطلب تفعيل المبيعات).
3. إذا كنت ستبيع على الكاشير فعّل نقاط البيع.
4. إذا كنت تتعامل مع شركات تأمين طبي فعّل التأمينات (يتطلب المبيعات والعملاء).

الخطوة 2: إعدادات المخزون والتتبع

اذهب إلى إعدادات المخزون والمنتجات واضبط التالي:

الخطوة 3: منع بيع الأدوية منتهية الصلاحية

اذهب إلى إعدادات الفواتير، وفي قسم قيود توفر وصلاحية المخزون ستجد بيع المنتجات منتهية الصلاحية:

• إذا كان الخيار على مسموح (الافتراضي): يظهر تحذير فقط عند اختيار شحنة منتهية ويمكن إكمال البيع.
• إذا أوقفته: يمنع النظام حفظ الفاتورة التي تحتوي على شحنة منتهية الصلاحية.

الخطوة 4: إعداد المستودعات والوحدات

• أنشئ المستودعات (مثل: الصيدلية الرئيسية، المخزن الخلفي).
• أنشئ قوالب الوحدات من إدارة الوحدات مثل: الوحدة الأساسية “شريط”، والوحدة الأكبر “علبة” بمعامل 3.

الخطوة 5: تعريف الأدوية

من إضافة منتج:

1. اكتب اسم الدواء وباركود العلبة وسعر البيع وسعر الشراء.
2. اختر التصنيف (مهم إذا كنت ستستخدم التأمين لأن نسب التأمين تُحدد حسب التصنيف).
3. في قسم إدارة المخزون فعّل تتبع المخزون ثم اختر نوع التتبع.
4. اختر قالب الوحدات إن وُجد، ثم احفظ.

الخطوة 6: إدخال الرصيد الافتتاحي والمشتريات بالشحنات

أدخل الكميات الموجودة لديك بإحدى الطريقتين:

• فاتورة شراء من المورد: في كل بند اكتب رقم الشحنة واختر تاريخ الانتهاء.
• إذن إضافة يدوي للرصيد الافتتاحي: أدخل البنود والكميات مع بيانات الشحنة وتاريخ الانتهاء لكل بند.

الخطوة 7: البيع من فاتورة المبيعات

1. أنشئ فاتورة مبيعات واختر العميل والدواء.
2. في حقل التتبع ابحث واختر الشحنة المطلوبة.
3. إذا بعت من شحنتين مختلفتين، أضف الدواء في سطرين: كل سطر بشحنته وكميته.

الخطوة 8: البيع من نقاط البيع (الكاشير)

لكي تتمكن من اختيار الشحنة في نقاط البيع، اذهب إلى إعدادات نقاط البيع وفعّل بالترتيب:

1. قيد يومية لكل فاتورة.
2. إدخال بيانات تتبع المنتجات (يظهر فقط بعد تفعيل الإعداد السابق).

• لا يمكن تغيير هذين الإعدادين أثناء وجود جلسة نقاط بيع مفتوحة؛ أغلق الجلسات أولًا.
• يعمل إدخال بيانات التتبع في نقاط البيع فقط عندما يكون الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مغلقًا.

الخطوة 9: التعامل مع شركات التأمين (اختياري)

1. من وكلاء التأمين أضف شركة التأمين (الاسم، الهاتف، البريد).
2. أضف للشركة فئة التأمين (مثل: ذهبية، فضية)، وحدد لكل تصنيف منتجات: نسبة الخصم، ونسبة تحمل الشركة، ونسبة تحمل العميل، والحد الأقصى للدفع المشترك.
3. افتح بيانات العميل واختر شركه تأمين وفئة التأمين واكتب رقم التأمين.
4. عند إنشاء فاتورة لهذا العميل تُطبّق النسب تلقائيًا: يدفع العميل حصته، وتُنشأ فاتورة تأمين منفصلة بحصة الشركة لتحصيلها لاحقًا.

الخطوة 10: متابعة الشحنات وتواريخ الانتهاء

• شاشة تتبع المنتجات من قائمة المخزون لعرض كل الشحنات والكميات المتبقية.
• من التقارير ستجد قسم تقارير التتبع:
  • تتبع المنتجات برقم الشحنة و تاريخ الانتهاء
  • تتبع المنتجات باستخدام تاريخ الانتهاء
  • تتبع المنتجات برقم الشحنة

كيف أعرف الأدوية التي ستنتهي قريبًا؟

افتح تقرير تتبع المنتجات برقم الشحنة و تاريخ الانتهاء (أو تقرير تاريخ الانتهاء) واضبط تاريخ الانتهاء من على اليوم وتاريخ الانتهاء إلي على تاريخ بعد 3 أشهر مثلًا، فتظهر لك الأدوية التي ستنتهي خلال هذه الفترة.

المتاح وغير المتاح للصيدليات

أسئلة شائعة

لماذا لا أستطيع إدخال الكمية الأولية للدواء؟

المنتجات المتتبَّعة لا تقبل كمية أولية؛ أدخلها بفاتورة شراء أو إذن إضافة يدوي مع بيانات الشحنة.

لماذا لا يظهر حقل رقم الشحنة في الفاتورة؟

إما أن المنتج نوع تتبعه الكمية فقط، أو أن الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مفعلة فيُدخل رقم الشحنة في الإذن المخزني.

هل يمكن بيع شحنتين في سطر واحد؟

لا، كل سطر يقبل شحنة واحدة؛ أضف الدواء في سطر ثانٍ للشحنة الأخرى.