إعداد دفترة لشركات التأجير: الوحدات وأوامر الحجز وعقود الإيجار

يشرح هذا الدليل إعداد دفترة لشركة تأجير (سيارات، معدات، شقق، قاعات، غرف): تعريف الوحدات وأسعارها، وإنشاء أوامر الحجز للإيجار القصير بالساعة أو اليوم مع منع الحجز المزدوج، وعقود الإيجار طويلة المدة بالأقساط والتأمين، وإصدار الفواتير ومتابعة إيراد كل وحدة.

أولًا: اختر التطبيق المناسب لنشاطك

ما الذي ستحتاج إلى تفعيله؟

سير العمل المختصر

الخطوة 1: تفعيل التطبيقات

1. من مدير التطبيقات فعّل إدارة الإيجارات والوحدات.
2. إذا كنت تؤجر بعقود طويلة فعّل عقود الإيجارات.

عند التفعيل يُنشئ النظام تلقائيًا حالات أوامر الحجز: مؤكد، معلق، ملغي، منتهي، ويجعل معلق الحالة الافتراضية.

الخطوة 2: إنشاء قواعد التسعير

من قواعد التسعير للإيجارات أنشئ قاعدة لكل طريقة تسعير:

الخطوة 3: إنشاء أنواع الوحدات

من إعدادات الإيجارات والوحدات افتح أنواع الوحدات:

الخطوة 4: إضافة الوحدات

من الوحدات أضف كل وحدة فعلية: الاسم (مثل رقم اللوحة أو رقم الشقة)، ونوع الوحدة، ودرجة الأولوية (يستخدمها الحجز التلقائي لاختيار الوحدة)، والحالة، والوصف، والحقول الإضافية (مثل الموديل، عدد الكيلومترات).

الخطوة 5: التهيئة والحالات والحقول

من إعدادات الإيجارات والوحدات افتح تهيئة الإيجارات والحجوزات:

• حالات الأوامر: عدّل أو أضف حالات مثل “تم التسليم للعميل” و”تم الإرجاع”.
• الحقول المخصصة لأوامر الحجز والحقول الإضافية للوحدات: مثل رقم رخصة السائق أو قراءة العداد.
• قوالب الطباعة لأوامر الحجز: لطباعة أمر الحجز أو نموذج الاستلام.

الخطوة 6: الأسعار الموسمية (اختياري)

من الأسعار الموسمية حدد قاعدة تسعير مختلفة لفترة معينة (مثل الصيف أو الأعياد): اختر القاعدة وأنواع الوحدات والتاريخ من/إلى وأيام الأسبوع.

الخطوة 7: إنشاء أمر حجز (إيجار قصير)

من أوامر الحجز اختر إحدى الطريقتين:

• يمنع النظام حجز وحدة محجوزة أو مؤجرة بعقد في نفس الفترة.
• لإضافة وحدة أخرى لنفس العميل استخدم حجز وحدات أضافية.
• غيّر الحالة من تغير الحالة (مؤكد، منتهي، ملغي…).

الخطوة 8: فاتورة أمر الحجز

• إذا فعّلت إنشاء فاتورة تلقائية تُنشأ الفاتورة فور حفظ الأمر (مسودة أو مُصدَرة حسب التهيئة).
• وإلا اضغط إنشاء فاتورة أمر الحجز من صفحة الأمر، وتُحسب البنود التي لم تتم فوترتها.
• سجّل الدفعة على الفاتورة كالمعتاد.

الخطوة 9: عقود الإيجار (إيجار طويل المدة)

من عقد إيجار جديد:

بعد الحفظ يُنشئ النظام جدول الأقساط. لتحصيل قسط افتح أقساط عقود الإيجار واضغط إدفع على القسط (أو حدد عدة أقساط من نفس العقد)، فتُنشأ فاتورة مدفوعة بقيمة القسط.

الخطوة 10: المصروفات والتقارير

• عند تسجيل مصروف (صيانة سيارة، فاتورة كهرباء شقة) اختر الوحدة في نموذج المصروف ليُحسب على هذه الوحدة.
• الوحدات المتاحة: جدول توفر الوحدات مع إمكانية إنشاء حجز تلقائي منه.
• تسعير الوحدات: أسعار الوحدات.
• تقارير الإيجارات: إيرادات ومصروفات الوحدات حسب نوع الوحدة أو الوحدة أو يوميًا/أسبوعيًا/شهريًا.
• أقساط عقود الإيجار: متابعة الأقساط المدفوعة والمستحقة.

الصلاحيات

من الأدوار الوظيفية: إدارة إعدادات الإيجارات للمدير، وإدارة أوامر الحجز لموظف الحجوزات (تشمل العرض وإدارة عقود الإيجار)، وعرض أوامر الحجز للعرض فقط، وحذف أوامر الحجز لمن يُسمح له بالحذف.

تطبيق حجز المواعيد (للخدمات)

إذا كنت تقدم خدمات بمواعيد (وليس تأجير وحدات)، فعّل حجز واستخدم تطبيق الحجوزات: عرّف خدماتك ومدتها والموظفين والورديات، ثم أنشئ الحجز وحوّله إلى فاتورة. هذا التطبيق لا يتحقق من إشغال الوحدات لكن من اتاحة الموظف او مؤدي الخدمه.

المتاح وغير المتاح

أسئلة شائعة

لماذا لا أستطيع حجز الوحدة؟

الوحدة محجوزة أو مؤجرة بعقد في نفس الفترة. راجع الوحدات المتاحة.

ظهرت رسالة أن طريقة تسعير نوع الوحدة غير مطابقة

اختر قاعدة تسعير لها نفس طريقة التسعير المختارة في نوع الوحدة.

لا أستطيع تعديل أمر الحجز

بعد إنشاء فاتورة للأمر يُقفل التعديل؛ احذف الفاتورة أولًا إذا كان التعديل ضروريًا.