إعداد دفترة لشركات التأجير: الوحدات وأوامر الحجز وعقود الإيجار

يشرح هذا الدليل إعداد دفترة لشركة تأجير (سيارات، معدات، شقق، قاعات، غرف، عمالة): تعريف الوحدات وأسعارها، وإنشاء أوامر الحجز للإيجار القصير بالساعة أو اليوم مع منع الحجز المزدوج، وعقود الإيجار طويلة المدة بالأقساط والتأمين، وإصدار الفواتير ومتابعة إيراد كل وحدة.

أولًا: اختر التطبيق المناسب لنشاطك

التطبيق	مناسب لـ	مثال
إدارة الإيجارات والوحدات	تأجير وحدة فعلية لفترة قصيرة بالساعة أو اليوم، مع التحقق من توفر الوحدة	تأجير سيارة 3 أيام، معدات بناء بالساعة، شاليه لعطلة نهاية الأسبوع، عاملة نظافة بالساعة
عقود الإيجار (يتطلب التطبيق السابق)	إيجار طويل المدة بأقساط دورية ومبلغ تأمين	شقة بعقد سنوي بقسط شهري، سيارة بعقد 6 أشهر، عاملة منزلية بعقد سنوي بقسط شهري
حجز	مواعيد لخدمات يقدمها موظفون (وليس تأجير وحدة)	جلسة تصوير، موعد غسيل سيارة

ما الذي ستحتاج إلى تفعيله؟

الميزة	أين تُفعَّل	إلزامية؟
المبيعات والعملاء	مدير التطبيقات	إلزامي
إدارة الإيجارات والوحدات	مدير التطبيقات (قسم إدارة العمليات)	إلزامي
عقود الإيجارات	مدير التطبيقات	اختياري (للعقود طويلة المدة)

سير العمل المختصر

1. تفعيل التطبيقات ← 2. قواعد التسعير ← 3. أنواع الوحدات ← 4. الوحدات ← 5. التهيئة والحالات ← 6. الأسعار الموسمية ← 7. أمر حجز أو عقد إيجار ← 8. الفاتورة والتحصيل ← 9. تقارير التوفر والإيراد

الخطوة 1: تفعيل التطبيقات

• من مدير التطبيقات فعّل إدارة الإيجارات والوحدات.
• إذا كنت تؤجر بعقود طويلة فعّل عقود الإيجارات.

عند التفعيل يُنشئ النظام تلقائيًا حالات أوامر الحجز: مؤكد، معلق، ملغي، منتهي، ويجعل معلق الحالة الافتراضية.

الخطوة 2: إنشاء قواعد التسعير

من قواعد التسعير للإيجارات أنشئ قاعدة لكل طريقة تسعير:

الحقل	الخيارات	الشرح
طريقة التسعير	أيام / ساعات / أيام وساعات	كيف يُحسب سعر الإيجار.
النوع	أساسي / متقدم	أساسي: سعر واحد لليوم أو الساعة. متقدم: سعر مختلف لكل يوم في الأسبوع (مثلًا الجمعة أغلى).
سعر اليوم / سعر الساعه	مبلغ	حسب طريقة التسعير.
العملة	—	عملة القاعدة.

الخطوة 3: إنشاء أنواع الوحدات

من إعدادات الإيجارات والوحدات افتح أنواع الوحدات:

الإعداد	الخيارات (الافتراضي)	ماذا يفعل
الاسم	نص فريد	مثل: سيارة سيدان، شقة غرفتين، رافعة شوكية، عاملة منزلية.
قاعدة التسعير	اختيار	يجب أن تكون طريقة التسعير في النوع مطابقة لطريقة القاعدة المختارة.
حضور / مغادرة	وقت	عند التسعير بالأيام: وقت الاستلام والتسليم الافتراضي.
الحد الأدنى للساعات	رقم	عند التسعير بالساعات.
الفترة الزمنية	مدة	عند التسعير بالساعات أو الأيام والساعات.
الضرائب، الصور، الوصف	اختياري	تُطبق الضرائب على فواتير هذا النوع.

الخطوة 4: إضافة الوحدات

من الوحدات أضف كل وحدة فعلية: الاسم (مثل رقم اللوحة أو رقم الشقة أو اسم العامل)، ونوع الوحدة، ودرجة الأولوية (يستخدمها الحجز التلقائي لاختيار الوحدة)، والحالة، والوصف، والحقول الإضافية (مثل الموديل، عدد الكيلومترات، الجنسية، رقم الإقامة).

الخطوة 5: التهيئة والحالات والحقول

من إعدادات الإيجارات والوحدات افتح تهيئة الإيجارات والحجوزات:

الإعداد	الخيارات (الافتراضي)	ماذا يفعل
عرض بنود فاتورة الحجز	بند واحد / بنود متعددة	بنود متعددة = سطر لكل يوم في الفاتورة.
حالة الفواتير المنشأة لأوامر الحجز	مسودة / مُصدَرة	هل تُنشأ فاتورة الحجز كمسودة للمراجعة أم مُصدَرة مباشرة.
إنشاء الحجز أونلاين بواسطة العميل	تشغيل / إيقاف	يسمح للعميل بالحجز من بوابة العميل.
دفع الحجز بواسطة العميل	تشغيل / إيقاف	يسمح للعميل بدفع فاتورة الحجز أونلاين.
الحالة الافتراضية لطلبات حجز العملاء	اختيار حالة	إلزامي عند تفعيل الحجز أونلاين.

• حالات الأوامر: عدّل أو أضف حالات مثل “تم التسليم للعميل” و”تم الإرجاع”.
• الحقول المخصصة لأوامر الحجز والحقول الإضافية للوحدات: مثل رقم رخصة السائق أو قراءة العداد.
• قوالب الطباعة لأوامر الحجز: لطباعة أمر الحجز أو نموذج الاستلام.

الخطوة 6: الأسعار الموسمية (اختياري)

من الأسعار الموسمية حدد قاعدة تسعير مختلفة لفترة معينة (مثل الصيف أو الأعياد أو رمضان): اختر القاعدة وأنواع الوحدات والتاريخ من/إلى وأيام الأسبوع.

الخطوة 7: إنشاء أمر حجز (إيجار قصير)

من أوامر الحجز اختر إحدى الطريقتين:

الطريقة	متى تستخدمها	الخطوات
أضف أمر حجز تلقائي	العميل يريد “أي سيارة سيدان” في فترة معينة	اختر نوع الوحدة وتاريخ ووقت البداية والنهاية وعدد الوحدات، فيختار النظام الوحدات المتاحة، ثم اختر العميل.
أضف أمر حجز يدوي	العميل يريد وحدة محددة	اختر العميل والوحدة وتاريخ ووقت البداية والنهاية والعملة، وفعّل إنشاء فاتورة تلقائية إن أردت.

• يمنع النظام حجز وحدة محجوزة أو مؤجرة بعقد في نفس الفترة.
• لإضافة وحدة أخرى لنفس العميل استخدم حجز وحدات أضافية.
• غيّر الحالة من تغير الحالة (مؤكد، منتهي، ملغي…).

الخطوة 8: فاتورة أمر الحجز

• إذا فعّلت إنشاء فاتورة تلقائية تُنشأ الفاتورة فور حفظ الأمر (مسودة أو مُصدَرة حسب التهيئة).
• وإلا اضغط إنشاء فاتورة أمر الحجز من صفحة الأمر، وتُحسب البنود التي لم تتم فوترتها.
• سجّل الدفعة على الفاتورة كالمعتاد.

الخطوة 9: عقود الإيجار (إيجار طويل المدة)

من عقد إيجار جديد:

الإعداد	الخيارات (الافتراضي)	ماذا يفعل
العميل والوحده	اختيار	الوحدة يجب أن تكون متاحة طوال فترة العقد.
فترة العقد	رقم + يوم / أسبوع / شهر / سنة	مثل: 1 سنة.
تاريخ البداية والنهاية	تاريخ	النهاية يجب أن تكون بعد البداية وبعد آخر قسط.
قيمة القسط	مبلغ	قيمة كل قسط إيجار.
معدل السداد	يومي / اسبوعياً / شهرياً / سنوياً	يجب ألا يتجاوز فترة العقد.
مبلغ التأمين	مبلغ (اختياري)	يُضاف كقسط تأمين مستقل.
الضريبة وحساب المبيعات	اختيار	الحساب الذي يُسجّل فيه إيراد الإيجار.

بعد الحفظ يُنشئ النظام جدول الأقساط. لتحصيل قسط افتح أقساط عقود الإيجار واضغط إدفع على القسط (أو حدد عدة أقساط من نفس العقد)، فتُنشأ فاتورة مدفوعة بقيمة القسط.

الخطوة 10: المصروفات والتقارير

• عند تسجيل مصروف (صيانة سيارة، فاتورة كهرباء شقة، رسوم إقامة عامل) اختر الوحدة في نموذج المصروف ليُحسب على هذه الوحدة.
• الوحدات المتاحة: جدول توفر الوحدات مع إمكانية إنشاء حجز تلقائي منه.
• تسعير الوحدات: أسعار الوحدات.
• تقارير الإيجارات: إيرادات ومصروفات الوحدات حسب نوع الوحدة أو الوحدة أو يوميًا/أسبوعيًا/شهريًا.
• أقساط عقود الإيجار: متابعة الأقساط المدفوعة والمستحقة.

استخدام التطبيق لشركات تأجير العمالة والاستقدام

تطبيق إدارة الإيجارات والوحدات مع عقود الإيجار مناسب لشركات تأجير العمالة والاستقدام (العمالة المنزلية، السائقين، عمال النظافة، العمالة المهنية)؛ حيث يُعامَل كل عامل كوحدة تأجير:

في التطبيق	في تأجير العمالة	مثال
نوع الوحدة	المهنة أو الفئة	عاملة منزلية، سائق خاص، عامل نظافة، ممرضة.
الوحدة	العامل نفسه	“ماريا – عاملة منزلية”، مع حقول إضافية مثل الجنسية ورقم الإقامة ورقم الجواز وتاريخ انتهاء الإقامة.
قاعدة التسعير	سعر الساعة أو اليوم	عاملة نظافة 50 للساعة، سائق 300 لليوم.
أمر الحجز	تأجير قصير بالساعة أو اليوم	زيارة تنظيف 4 ساعات، سائق لمدة 3 أيام.
عقد الإيجار	تأجير شهري أو سنوي	عاملة منزلية بعقد سنة بقسط شهري ومبلغ تأمين.
الأسعار الموسمية	أسعار المواسم	سعر مختلف في رمضان أو الإجازات.
المصروفات على الوحدة	تكاليف العامل	رسوم الإقامة، التأمين الطبي، السكن، تذاكر السفر.
تقارير الإيجارات	ربحية كل عامل	إيراد العامل من العقود والحجوزات مقابل مصروفاته.

• منع الحجز المزدوج: لا يمكن تأجير نفس العامل لعميلين في نفس الفترة.
• الوحدات المتاحة: لمعرفة العمال المتاحين للتأجير في فترة معينة.
• عقود الإيجار: جدول أقساط شهري للعميل، ومبلغ التأمين كقسط مستقل.
• الحالات المخصصة: مثل “تم تسليم العامل للعميل” و”تم استرجاع العامل” و”فترة التجربة”.
• قوالب الطباعة: لطباعة عقد التأجير أو نموذج استلام العامل.

الصلاحيات

من الأدوار الوظيفية: إدارة إعدادات الإيجارات للمدير، وإدارة أوامر الحجز لموظف الحجوزات (تشمل العرض وإدارة عقود الإيجار)، وعرض أوامر الحجز للعرض فقط، وحذف أوامر الحجز لمن يُسمح له بالحذف.

تطبيق حجز المواعيد (للخدمات)

إذا كنت تقدم خدمات بمواعيد (وليس تأجير وحدات)، فعّل حجز واستخدم تطبيق الحجوزات: عرّف خدماتك ومدتها والموظفين والورديات، ثم أنشئ الحجز وحوّله إلى فاتورة. هذا التطبيق لا يتحقق من إشغال الوحدات، بل من إتاحة الموظف أو مؤدي الخدمة.

المتاح وغير المتاح

الميزة	الحالة
تأجير بالساعة أو اليوم أو الاثنين	متاح
منع الحجز المزدوج للوحدة	متاح
أسعار حسب يوم الأسبوع والمواسم	متاح
حجز العميل ودفعه أونلاين	متاح
عقود طويلة بأقساط وتأمين	متاح (عقود الإيجارات)
إيراد ومصروف كل وحدة	متاح
تأجير العمالة (العامل كوحدة)	متاح
تسجيل الاستلام والتسليم الفعلي (Check-in/Check-out)	غير متاح كإجراء — استخدم الحالات المخصصة
عربون أو تأمين على أمر الحجز القصير	غير متاح — سجّله كدفعة أو بند
إصدار فواتير الأقساط تلقائيًا في موعدها	غير متاح — التحصيل يدوي من قائمة الأقساط
متابعة إجراءات الاستقدام (التأشيرات والوصول)	غير متاح كتطبيق — استخدم دورات العمل

أسئلة شائعة

لماذا لا أستطيع حجز الوحدة؟

الوحدة محجوزة أو مؤجرة بعقد في نفس الفترة. راجع الوحدات المتاحة.

ظهرت رسالة أن طريقة تسعير نوع الوحدة غير مطابقة

اختر قاعدة تسعير لها نفس طريقة التسعير المختارة في نوع الوحدة.

لا أستطيع تعديل أمر الحجز

بعد إنشاء فاتورة للأمر يُقفل التعديل؛ احذف الفاتورة أولًا إذا كان التعديل ضروريًا.

هل يناسب دفترة شركات تأجير العمالة والاستقدام؟

نعم، عرّف كل عامل كوحدة، واستخدم أوامر الحجز للتأجير بالساعة أو اليوم، وعقود الإيجار للتأجير الشهري أو السنوي. التفاصيل.

كيف أعرف ربح كل عامل؟

سجّل مصروفات العامل (الإقامة، التأمين، السكن) على وحدته، ثم راجع تقارير الإيجارات حسب الوحدة.